Wie jede andere Organisation ist auch ein Verein verpflichtet Bücher zu führen die es einem Dritten ermöglichen ohne spezielle Kenntnisse sich einen Einblick über die Vermögens- und Finanzsituation des Vereins zu verschaffen.

Verpflichtungen zur Buchführung und zum Inhalt und Aufbau der Buchführung, ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen und letztlich auch aus der Vereinssatzung.

1.      Rechenschaft gegenüber der Mitgliederversammlung

Egal wie klein und harmonisch die Vereinstätigkeit verläuft, die Mitglieder möchten von ihrem Vorstand über die Vermögens- und Finanzlage mindestens einmal jährlich informiert werden.  Dies schreibt die Vereinssatzung i.d.R. auch vor. Der gewählte Vorstand muss umfassend und für alle nachvollziehbar Rechenschaft ablegen. Je offener und professioneller dies erfolgt, desto weniger Ärger und Mistrauen wird dem Vorstand begegnen. Gerade auf Mitgliederversammlungen und natürlich insbesondere in Zeiten finanzieller Engpässe, kann eine undurchsichtige Finanzführung jeden Vorstand und jeden Verein gefährden.

Erst an Hand exakter Aufzeichnungen und Auswertungen, können die Mitglieder über die Vermögenslage und Finanzsituation des Vereins informiert werden. Die Mitglieder müssen prüfen und erkennen können, ob die Mittel des Vereins satzungsgemäß verwendet wurden.

Der Vorstand ist gesetzlich wie satzungsgemäß verpflichtet Rechenschaft abzulegen und fordert jährlich von der Mitgliederversammlung für das jeweils abgelaufene Geschäftsjahr  seine Entlastung. D.h. die Mitgliederversammlung stellt nach Vorlage des Zahlenwerks, Bericht des Kassenprüfers und Diskussion in der Versammlung, fest, ob dem Vorstand Entlastung erteilt werden kann. Mit Erteilung der Entlastung ist der Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung für das abgelaufene Geschäftsjahr entpflichtet.

Es sollte im Interesse eines jeden Vereinsvorstands liegen, dass ihm die Entlastung erteilt wird. Ansonsten steht er weiterhin gegenüber der Mitgliederversammlung auch für die bereits abgelaufenen Geschäftsjahre in Verantwortung.  

2.      Erfüllung der Verpflichtungen gegenüber der Finanzverwaltung

Ein Verein nimmt am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teil und ist auch ohne Gewinnerzielungsabsicht verpflichtet Aufzeichnungen über sein Vermögen und seine Erträge zu führen. Erst an Hand dieser Aufzeichnungen kann der Gesetzgeber prüfen, ob Steuer- und Abgabepflichten bestehen.

3.      Erlangung und Erhaltung von Steuervergünstigungen durch die Anerkennung als gemeinnütziger Verein.

Soweit die Satzung nichts Gegenteiliges vorgibt und damit den Anforderungen des Gesetzgebers erfüllt, wird dem Verein vorläufig die Gemeinnützigkeit von der zuständigen Finanzbehörde bescheinigt. Damit kommt der Verein in den Genuß von einer Reihe steuerlichen Vorteile, die für den Verein häufig existenzielle Bedeutung haben. Nach dem Ablauf von drei Jahren muss der Verein gegenüber der Finanzverwaltung Rechenschaft ablegen und dort wird geprüft ob die bisher „vorläufige Gemeinnützigkeit“ für den nun „gelebten“ Zeitraum bestätigt werden kann. Im Klartext: Entsprach die tatsächliche Geschäftsführung den Auflagen und Verpflichtungen die sich der Verein in seiner Satzung aufgegeben hat!

Im schlimmsten Fall, wird dem Verein die Gemeinnützigkeit rückwirkend aberkannt und es fallen erhebliche Steuernachforderungen an. Auch hier haftet der Vorstand u.U. für schuldhaftes und grob fahrlässiges Verhalten. In jedem Fall haftet der Vorstand persönlich, soweit er gegen bestehende Vorschriften des Abgabenrechts verstoßen hat (z. Bs. Steuerausfall / Steuerhinterziehung)

Gerade gemeinnützige Vereine sind schlecht beraten, wenn sie ihr Datenmaterial ungeprüft und nicht fachlich aufbereitet an die Finanzverwaltung weitergeben. Dort können nur noch die Fakten über den „gelebten“ Zeitraum festgestellt und die unter Umständen negativen Konsequenzen gezogen werden.

4. Nachweise: (Umfang je nach Größe des Vereins)

• Tätigkeitsbericht des Vorstandes
• Beschlüsse / Protokolle der Mitgliederversammlungen
• Einnahmen / Ausgabenrechnung mit Erläuterungen
  • Belege
  • Spendenbuch / Spendennachweise
• Vermögensaufstellung mit Erläuterungen
• Anlagenverzeichnis
• Mittelverwendungsrechnung (soweit aus dem Abschluss nicht erkennbar)

5.      Gliederungsbeispiel zum Jahresabschluss:

Rechenschaftsbericht mit Aufwand- und Ertragsrechnung

für das Jahr 2022 und Vermögensaufstellung auf den 31.12.2022

• Allgemeine Infos zum Zweck des Vereins, zur Mitgliederentwicklung und sonstigen erklärungsbedürftigen Sachverhalten.
• Bericht des Vorstands und ggf. Ressortleiter über die Aktivitäten im Jahr 2022 (evtl. tabellarisch mit Erläuterungen und je nach Dimension mehr oder weniger ausführliche Informationen)
• Ergebnisse / Beschlüsse aus den Versammlungsprotokollen des Vorstands
• Protokoll der letzten Mitgliederversammlung
• Aufwand- und Ertragsrechnung mit Erläuterungen zu den einzelnen Aufwands- und Ertragspositionen.
• Vermögensaufstellung mit Erläuterungen zu den einzelnen Aktiva / Passiva und ggf. einer Mittelverwendungsrechnung. 

6.      Belegverbuchung / steuerliche Einordnung

Die Tätigkeiten des Vereins werden nach steuerlichen Gesichtspunkten in vier Bereiche aufgeteilt. Die Unterscheidung und Abgrenzung dieser einzelnen Bereiche voneinander ist für den Vereinsbuchhalter von erheblicher Bedeutung. Letztlich gilt es die Aufwendungen und Einnahmen diesen Bereichen zuzuordnen und ggf. Aufwendungen auf diese Bereiche nach wirtschaftlichen Schlüsseln aufzuteilen. Dies hat u.U. umsatzsteuerliche und ggf. auch ertragssteuerliche (Körperschaftsteuer / Gewerbesteuer) folgen.

Aus diesem Grunde sollte diese Thematik genau beachtet und verstanden werden. Sie erleichtert später die Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben und die Ermittlung des Jahresergebnisses.

Wir teilen die Vereinsaktivitäten auf in folgende Bereiche (bitte anklicken):

• Ideeller Bereich
• Vermögensverwaltung
• Zweckbetrieb (Wirtschaftsbetrieb zu Erfüllung des Vereinszwecks)
• Steuerpflichtiger Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (Mittelbeschaffung)

7.      Fragenkatalog und weitere Anregungen zum Rechnungswesen

Aus dem bereits vorgetragenen sollte jetzt das System der Einnahmen- und Ausgabenzuordnung auf die vier Bereiche geklärt sein. Ebenso die Problematik der Umsatzsteuer.

Zu einigen Fragen hier meine Anmerkungen:

Gestaltung der Buchhaltung / Arbeitsmittel ?

Natürlich ist dies abhängig von der Größe des Vereins. Die einfach Einnahmen- / Ausgabenrechnung orientiert sich am Geldfluss. Immer wenn Geld fließt sind Einnahmen- oder Ausgaben zu verbuchen. Dies kann an Hand der Belege und einem Excel-Chart per PC oder einem Mehrspalten Journal per Hand erfolgen. Die Zuordnung der Einnahmen- und Ausgaben auf die einzelnen Bereich lässt sich hier in den einzelnen Spalten gut darstellen.

Für PC-Anwender bieten die Banken teilweise kostenlose Vereinsprogramme an. Darüber hinaus gibt es erprobte Software bei den Fachverlagen wie Haufe und andere. Suchen Sie hier am besten im Internet.

Bilanzierung oder Einnahmen- / Ausgabenrechnung ?

Auch diese Frage sollte von der Größe des Vereins bzw. des Belegvolumens und der bewegten Gelder abhängig entschieden werden. Soweit Sie aufgrund Ihrer Umsatzgrößen bereits buchführungspflichtig sind (§§ 140, 141 AO) wird Sie das Finanzamt auffordern zukünftig (mit dem Beginn des nächsten Geschäftsjahres nach Eingang des Schreibens) die Gewinnermittlung im Wege der Bilanzierung durchzuführen.

Auch bei einer einfachen Einnahmen- / Ausgangsrechnung ist es vorteilhaft nach dem System der doppelten Buchführung, d.h. mit Gegenkonto, zu arbeiten. Damit können Eingabefehler im Rahmen der Kontenabstimmung (Bank / Kasse) schnell erkannt werden.

Die Verbuchung der Belege nach Aufwand und Ertrag sowie die periodengerechte (Zuordnung der Aufwendungen und Erträge in das jeweilige Vereinsjahr) machen jedoch erst einen Mehrjahresvergleich und einen Vergleich mit einem Haushaltsplan möglich. Hierzu gehört auch die Aufstellung einer Vermögensübersicht und einem Anlagenverzeichnis mit allen Wirtschaftsgütern des Vereins.

Berichtsteil zur Überprüfung der tatsächlichen Geschäftsführung ?

Erklärte Vorgänge und Zahlen ersparen dem Vorstand Rückfragen der Finanzverwaltung und die Erinnerung an Vorgänge längst vergangener Jahre. Insoweit sollten der Tätigkeitsberichts und die Dokumentation des Zahlenwerks selbst erklärend sein und sich mit der Vereinssatzung (Zweck) decken.

Vorgehensweise bei der Buchhaltung / Abschlusserstellung ?

Die Belegverbuchung und Abschlusserstellung sollte zielorientiert im Interesse des Vereins und Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften und Gestaltungsmöglichkeiten erfolgen. Vor Einreichung der Steuererklärungen und Berichte beim Finanzamt sollte fachlicher Rat eingeholt werden.

Selbstverständlich wir hier mit jahrelanger Erfahrung in Besteuerung der Vereine gerne zur Verfügung. Die Gebühren richten sich nach dem was wir letztlich tun müssen. Oft reicht ein Check bzw. eine Sichtung Ihrer Unterlagen mit wenigen Hinweisen zur Optimierung. Für viele Vereine erledigen wir auch alles, von der Belegverbuchung bis zur Präsentation des Rechenschaftsberichtes auf der Jahreshauptversammlung. Sprechen Sie hierüber mit dem Berater Ihres Vertrauens und natürlich gerne auch mit uns.

Stand: März 2023