wird man häufig schneller als man sich das vorgestellt hat. Aber Ruhm und Ehre sind nicht alles. Der Vereinsvorstand hat auch eine Vielzahl von Pflichten und haftet in vielen Dingen persönlich für Fehler in der Vereinsführung. Auch steuerliche Pflichten treffen den Vereinsvorstand und hier gilt, wie so oft: „Nichtwissen schützt vor den negativen Folgen nicht!“ Entweder verschafft sich der Vereinsvorstand das notwendige Wissen oder der Verein kann sich einen steuerlichen Berater leisten.
Der Verein hat über seine Einkommens- und Vermögensverhältnisse Aufzeichnungen zu führen. Dies ergibt sich bereits zwangsläufig, soweit er als gemeinnütziger Verein anerkannt wurde. Der Verein muss die Einnahmen-Überschussrechnung nach einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck anfertigen.
Die erste Pflicht eines Vorstandsvorsitzenden ist, einmal jährlich in der ordentlichen Mitgliederversammlung einen Tätigkeitsbericht vorzutragen, aus dem hervorgeht wie der Satzungszweck erfüllt wurde. Wurde ein Verein zum Beispiel als gemeinnützig anerkannt, weil er die Kultur fördert, muss dies aus dem Tätigkeitsbericht (Nachweis der tatsächlichen Geschäftsführung) eindeutig und umfassend hervorgehen. Insbesondere Leistungen des Vereins, die durch ehrenamtliche Arbeit etc. erbracht werden, können nicht aus dem Zahlenwerk (Buchhaltung / Vermögensaufstellung) abgeleitet werden.
Tipp: Aufführung der Zahl der unentgeltlichen Arbeitsstunden und die erbrachte Leistung.
Bei Vereinen mit Einnahmen von bis zu 600.000 € und einem Gewinn von bis zu 60.000 € genügt eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung mit einer Vermögensaufstellung. Häufig unterhalten Vereine sogenannte „Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe“ die nicht unter dem Satzungszweck des Vereines fallen und der Beschaffung von finanziellen Mitteln dienen. Dies bedeutet, die Vereine treten mit einem Leistungsangebot (zum Beispiel einer Vereinsgaststätte) in den Wettbewerb zu den übrigen Wirtschaftsbetrieben. Mit diesem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterliegt der Verein im Prinzip den gleichen steuerlichen Vorschriften wie die übrigen Gewerbetreibenden. Damit spielen Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer etc. auch für den Verein eine Rolle.
Bei steuerbegünstigten gemeinnützigen Verein werden auch im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb keine Gewerbe- und Körperschaftsteuern erhoben, soweit die Bruttoeinnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (= Umsatz inkl. Umsatzsteuer) im Jahr 35.000 € nicht überschreiten. Verluste aus dem Wirtschaftsbetrieb dürfen mit Überschüssen aus den anderen Bereichen nicht verrechnet werden, sonst wird die Gemeinnützigkeit aberkannt. Diese Verluste können allerdings durch Vorjahresgewinnen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder auch durch Aufnahme eines Darlehens ausgeglichen werden. Auch die Umsatzsteuer spielt bei den Vereinen eine zunehmende Rolle. Die Umsatzsteuerpflicht muss jeweils geprüft werden. Unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer ist dennoch an das Finanzamt abzuführen.
An den Verein gerichtete Rechnungen müssen den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift, die Steuernummer, eine Rechnungsnummer, ein Datum und eine Leistungsbeschreibung des Lieferanten und leistenden Unternehmers enthalten. Eine Quittung mit einem Betrag und einer unleserlichen Unterschrift reicht hier natürlich nicht.
Viele Vereine führen auch Veranstaltungen durch, um ihre Einnahmen aufzubessern. Dies können auch Veranstaltungen sein (Beispiel: Konzerte etc.) welche mit dem eigentlichen Vereinszweck nichts zu tun haben. Soweit die Umsatzgrenzen für die Umsatzsteuerpflicht (Jahreswert: 22.000 € überschritten werden, unterliegen auch die Eintrittsgelder zu diesen Veranstaltungen der Umsatzsteuer. Dies beträgt aber bei Brauchtumsveranstaltungen oder Konzerten nur 7%.
Vereine sind auch häufig als Arbeitgeber aktiv. Ob es hier um „Mini-Jobs“ oder Aufwandsentschädigung oder um Leistungen an Sportler/Künstler geht, in jedem Fall ist die Lohnsteuerpflicht zu prüfen. Auch hier haftet im Zweifel der Vorstand persönlich für falsche Anmeldungen oder nicht abgeführte Lohnsteuer.
Steuerfreie Aufwandsentschädigungen von bis zu 3.000 € jährlich können von gemeinnützigen Organisationen für Übungsleiter, betreuende Hilfstätigkeiten und andere begünstigte Tätigkeiten (Lehrbeauftragte an Schulen, Organisten in Kirchen, Ferienbegleiter, Ärzte als Betreuer etc.) gezahlt werden. Für alle die Helfer die den Übungsleiterpauschbetrag von 3.000 € nicht in Anspruch nehmen können, besteht die Möglichkeit steuer- und sozialversicherungsfrei eine Aufwandsentschädigung von bis zu 840 € im Jahr vom Verein zu vereinnahmen (§ 3 Nr. 26a EStG). Auf die Tätigkeit kommt es hierbei nicht an. Die Inanspruchnahme beider Pauschbeträge nebeneinander ist nicht möglich.
Oft helfen Rentner gegen geringes Entgelt bei der Vereinsarbeit mit. Der Betrag ist auf ein Siebtel der monatlichen Rente begrenzt. Dies gilt es dann jeweils individuell zu prüfen. Sportler/Künstler, die keinen Wohnsitz in der BRD haben, unterliegen der Abzugsteuer. Der Verein als inländischer Veranstalter muss die Steuer von ihrem Honorar einbehalten und an das Finanzamt entrichten (gestaffelt bis 20 % des Honorars).
Ein weiteres Thema sind so genannte „Sponsorengelder“. Die zu klärende Frage ist, ob es sich um Einnahmen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (steuerpflichtig) oder um Einnahmen aus der Vermögensverwaltung handelt. Dies hängt letztlich auch von der Gestaltung des Sponsorings ab. Auch hier ist im Vorfeld fachlicher Rat gefragt.
Haftung des Vorstands: Der Vorstand haftet gegenüber dem Verein nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit (§ 31a BGB). Die Grenzen zur groben Fahrlässigkeit sind jedoch fliesend und schnell erreicht. Hier reicht die Außerachtlassung der im Verkehr üblichen Sorgfaltspflichten (Beispiel: Versicherungspflichten, Beauftragung von Fachkundigen wie Steuerberater zur Erfüllung von Abgabe und Meldepflichten etc.). Der Verein kann auch satzungsgemäß den Vorstand von einer Haftung gegenüber dem Verein freistellen. Auch dies gilt nicht bei Vorsatz.
Dies ist nur ein kleiner Abriss der Problematik zur Besteuerung der Vereine. Sprechen Sie hierüber mit unserer Frau Reiß in Döbeln, Herrn Schüttler in Leipzig oder Herrn Lorenz in Nidderau.
aktualisiert: Januar 2020