Erklärvideo:

Dienstwagen: So wird die private Mitbenutzung versteuert

Einen Dienstwagen nutzen Sie in der Regel nicht nur beruflich, sondern auch für private Fahrten. Dafür verlangt das Finanzamt Steuern. Die werden pauschal ermittelt, mit der sog. 1-%-Methode. Sie können aber auch ein Fahrtenbuch führen. Das Video zeigt, wie die beiden Methoden funktionieren.

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Die private Nutzung oder Mitbenutzung von Fahrzeugen eines Unternehmens (Firmenwagen) unterliegt der Einkommensbesteuerung (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Um welche Fahrzeuge handelt es sich hierbei?
Als Kraftfahrzeug kommt jedes Fahrzeug in Frage, dass nach allgemeiner Lebenserfahrung zu einer privaten Nutzung geeignet ist (auch Wohnmobile, Pick-Up´s, Motorräder). Auf die kfz-steuerliche Einstufung kommt es nicht an. Es muss zum Personentransport geeignet sein. Reine LKWs und Zugmaschinen sind nicht für die Privatnutzung geeignet (BFH X R 23/01, BStBL I 02). Dies gilt ebenso bei Werkstattwagen (Fensterloser Kleintransporter mit Werkstatteinrichtung /BFH, Urt. v. 18.12.2008, VI R 34/07, DStR 2009, S. 261, BFH/NV 2009, S. 481).

Wie wird der private Nutzungsanteil besteuert?

Spielt es eine Rolle ob das Betriebsfahrzeug gekauft, geleast oder nur angemietet wurde?
Es ist unbedeutend, ob das Fahrzeug geleast, gemietet oder gekauft wurde.

Wie erfolgt die Besteuerung, wenn dem Unternehmer/Arbeitnehmer mehrere Betriebsfahrzeuge zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen?

Wie erfolgt die Besteuerung, wenn abwechselnd mehrere Personen ein betriebliches Fahrzeug nutzen?

Soweit keine Einzelkostenaufstellung, d.h. die Fahrtenbuchmethode geführt wird, ist die 1%-Regelung auf die Zahl Fahrzeugnutzer aufzuteilen.

Welche Nachweise sind zu führen, wenn das Betriebsfahrzeug nicht privat genutzt wird?
Die 1%-Regelung ist nicht anzuwenden, wenn eine private Nutzung des Fahrzeuges ausscheidet. Den Nachweis hierzu hat der Unternehmer zu führen (Fahrtenbuch, Standort abgeschlossenes Betriebsgelände, Nutzungsverbot lt. Arbeits- oder Kfz-Überlassungsvertrag etc.). Dem ersten Anschein nach wird bei einem Pkw eine private Mitbenutzung unterstellt. Durch mehrfache Rechtsprechung wurde bestätigt, dass ein Nutzungsverbot durch den Arbeitgeber auch überwacht werden muss.

Welches Fahrzeug ist ein betriebliches Fahrzeug/ein Firmenwagen?
Ein Betriebsfahrzeug gehört zum Betriebsvermögen des Unternehmers / des Unternehmens. Bei einer Kapitalgesellschaft ist dies grundsätzlich der Fall, da die Gesellschaft über kein Privatvermögen verfügt. Bei einem Einzelunternehmer, einer Personengesellschaft oder einem Freiberufler ist die Frage ob das Fahrzeug überhaupt zum Betriebsvermögen des Unternehmers gehört vorrangig zu klären.

Wann handelt es sich bei einem Einzelunternehmer/einer Personengesellschaft um ein betriebliches Fahrzeug / einen Firmenwagen?
Die Entscheidung des Unternehmers / der Personengesellschaft, dass das Fahrzeug von seinem Unternehmen angeschafft wurde und dort im Betriebsvermögen geführt wird, reicht alleine nicht aus. Es kommt es auf den betrieblichen Nutzungsanteil an. Der betriebliche Nutzungsanteil muss mehr als 50 % betragen (§ 6 Abs.1 Nr.4 S.2 EStG). Ein Kraftfahrzeug, das beispielsweise von einem Apotheker im Rahmen seines Unternehmens angeschafft wurde, aber hauptsächlich der privaten Nutzung durch den Apotheker dient, kann kein Betriebsfahrzeug sein. Demgemäß können keinerlei Aufwendungen (Anschaffung, Unterhalt etc.) direkt als Betriebsausgaben verbucht werden. Der betriebliche Nutzungsanteil muss mehr als 50 % betragen (§ 6 Abs.1 Nr.4 S.2 EStG). Bei der Ermittlung des betrieblichen Nutzungsanteils werden allerdings die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, die dem Grunde nach privat veranlasst sind, wie betriebliche Fahrten behandelt und mit berücksichtigt.
Die Eingruppierung als betriebliches Fahrzeug bietet in der Mehrzahl der Fälle erhebliche Vorteile (Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer, alle Kfz-Ausgaben =  Betriebsausgaben). Konkret ist dies jedoch im Einzelfall zu prüfen. Für den Nachweis der mindestens 50%igen betrieblichen Nutzung liegt die Beweislast beim Unternehmer.

Wie kann der betriebliche Nutzungsanteil von mehr als 50 % nachgewiesen werden?

Was ist zu empfehlen, wenn die betriebliche Nutzung nicht mehr als 50 % beträgt und es sich um ein Privatfahrzeug handelt?
Betriebliche Fahrten können pauschal mit dem jeweiligen KM-Satz für Dienstreisen von 0,30 € je gefahrenen KM als Betriebsausgaben verbucht werden. Fahrten zur Arbeitsstätte können mit der Entfernungspauschale berücksichtigt werden. In der Regel günstiger ist es, wenn die tatsächlichen Fahrzeugkosten aufgezeichnet werden. Durch die Aufteilung der Gesamtkosten auf den privaten/geschäftlichen Nutzungsanteil wird in der Regel ein höherer KM-Satz belegt als die sonst gewährten 0,30 €. Gerade bei jüngeren Fahrzeugen (nicht älter als sechs Jahre) liegen durch die Abschreibungen oder Leasingraten die Fahrzeugkosten deutlich über der vom Finanzamt sonst gewährten KM–Pauschale.

Besteuerung der privaten Fahrzeugnutzung im Rahmen der 1%-Regelung
Wird ein betriebliches Fahrzeug auch für nicht betriebliche, private Zwecke genutzt, so erfolgt die Besteuerung des privaten Nutzungsanteils im Rahmen der so genannten „1%-Regelung“ (vergl. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG). Von dieser Regelung kann abgewichen werden, soweit für das Fahrzeug ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird (vergl. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 4 EStG).

Das Besteuerungsverfahren im Rahmen der 1%-Regelung ist in den seltensten Fällen zutreffend, aber in der Handhabung einfach. Für jeden Kalendermonat der privaten Mitbenutzung erfolgt die Besteuerung der Entnahme in Höhe von 1 % des inländischen Listenpreises des Fahrzeuges zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Sonderausstattung und einschließlich der Umsatzsteuer.

Beispiel:

Wie ist die Bemessungsgrundlage „Fahrzeuglistenpreis“ zu ermitteln?
Bemessungsgrundlage zur Ermittlung des pauschalen Nutzungswertes im Rahmen der 1%- Regelung ist der inländische Neuwagen-Listenpreis des Kraftfahrzeuges zum Zeitpunkt seiner Erstzulassung. Zum Listenpreis werden die Listenpreise der Sonderausstattung (Lackierung, AHK, Sound-Systeme, Ski-Träger etc.) addiert. Minderausstattungen sind im Gegenzug abzuziehen. Nicht zum Listenpreis gehören betrieblich notwendiges und nur betrieblich nutzbares Zubehör (Druckluftanlage, 2. Pedalsatz für Fahrschulfahrzeuge, Sondereinbauten für Taxis u.a.). Nicht zum Listenpreis gehört auch ein zweiter Satz Reifen inkl. Felgen (Vergl. hierzu R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 Satz 6, 2. HS LStR 2008). Unbedeutend ist der tatsächlich gezahlte Preis, da hier Nachlässe und Rabatte verarbeitet wurden. Es bleibt beim Listenpreis des Herstellers lt. Herstellerpreisliste. Dies gilt auch für EU-Re-Importe und Gebrauchtfahrzeuge. Bei importierten Fahrzeugen (Beispiel US-Cars) trifft den Steuerpflichtigen die Beweislast, die notwendigen Daten zu beschaffen. Die Besteuerung im Rahmen der 1%-Regelung ist eine pauschale Methode, die der Vereinfachung dient und damit niemals zutreffend ist. Soweit diese zu einer steuerlichen Benachteilung führt, sollte die Fahrtenbuchmethode und konkrete Kosten-aufteilung angewendet werden.

Welche Kosten sind mit der 1% – Regelung abgegolten?
Grundsätzlich sind mit Anwendung der 1%-Regelung alle Aufwendungen für Privatfahrten abgegolten. Auch die Benzinquittungen für die Urlaubsreisen des Unternehmers werden im Rahmen dieser Regelung als Betriebsausgaben verbucht. Dies gilt jedoch nicht für anfallende Autobahn- oder Mautgebühren. Diese werden durch die 1%-Regelung nicht erfasst und können damit nur als Betriebsausgaben verbucht werden, soweit sie anlässlich von Dienstfahrten anfallen.

Wird das Fahrzeug auch noch für andere Arbeitnehmer- oder Vermietungseinkünfte verwendet, so sind diese Fahrten nicht zusätzlich als Privatentnahme zu erfassen auch wenn sie bei den anderen Einkünften zusätzlich als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dieses Verfahren wurde durch das Urteil des Finanzgerichts Niedersachsen vom 27.09.2005, Az. 3 K 717/04 bestätigt. Von dieser Regelung unberührt sind jedoch die Fahrten des Unternehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Diese werden neben den Privatfahrten steuerlich als Privatentnahme erfasst.

Weitere Besonderheiten und spezielle Fragen des konkreten Einzelfalls können wir gerne im Beratungsgespräch klären.

Fundstellen:

§ 8 Abs. 2 EStG

BMF Schreiben vom 5.6.2014 – IV D 2 – S 7300/07/10002 (Zuordnung Privat-/Firmenvermögen + Vorsteuerabzug)

BMF Schreiben vom 19.4.2013 – IV C 5 – S 2334/11/10004 – (selbst getragene Aufwendungen des Arbeitnehmers zum Dienstwagen)

BMF Schreiben vom 1. 4.2011 – IV C 5 – S 2334/08/10010 – (Fahrten zur Arbeitsstätte)

BMF Schreiben vom 18.11.2009 – IV C 6 -S 2177/07/10002 (Besteuerung der Privatnutzung)

BMF-Schreiben vom 27. 8.2004 IV B 7 – S 7300 – (Umsatzsteuerliche Behandlung)

BFH Urteil vom 21.3.2013, VI R 49/11

Bundesfinanzhof mit Urteil v. 9.3.2010 – VIII R 24/08 – (Nutzung mehrerer Fahrzeuge)

Dieter P. Gonze, Steuerberater

4. 9.2015