Die Frage ob ein Fahrtenbuch geführt werden sollte stellt sich bei folgenden grundsätzlichen Fallkonstellationen:

1. Ein Unternehmer, Selbständiger oder Freiberufler nutzt seinen privaten Pkw auch beruflich
2. Ein Unternehmer, Selbständiger oder Freiberufler nutzt seinen Firmen-Pkw auch privat.
3. Ein Arbeitnehmer nutzt seinen  Dienst-Pkw auch privat.

Zu 1.
Ein Unternehmer, Selbständiger oder Freiberufler nutzt sein Privatfahrzeug auch beruflich.

Ob es sich bei dem Fahrzeug um einen privaten Pkw oder einen Fahrzeug seiner Firma handelt entscheidet der Unternehmen zunächst grundsätzlich selbst. Steuerlich handelt es sich jedoch um notwendiges Betriebsvermögen, also um einen Firmenwagen, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50% beruflich genutzt wird. Hierbei werden die Fahrten zwischen der Wohnung und der Betriebs-/Arbeitsstätte des Unternehmers mit einbezogen. Der Nachweis hierzu kann durch Aufzeichnungen und überschlägige Berechnungen geführt werden. Die Führung eines Fahrtenbuches ist zu diesem Zwecke nicht notwendig.

Unterstellen wir hier, es liegt eine berufliche Nutzung von weniger als 50% vor.

Nunmehr bestehen zwei Möglichkeiten die für die beruflichen Fahrten anfallenden Kfz-Kosten steuerlich geltend zu machen:

Erste Variante: Abrechnung der beruflichen Fahrten mit einem pauschalen Betrag von 0,30 € je gefahrenen Kilometer. Der Nachweis hierzu kann in beliebiger Form (Einzelaufstellung, Excel-Liste, Fahrtenbuch) geführt werden. Folgende Daten sind hierbei festzuhalten: Datum, Abfahrzeit, Rückkehrzeit, gefahrene KM, Ziel, beruflicher Anlass. Die zeitlichen Informationen sind auch für die etwaige Geltendmachung der Pauschbeträge für Mehrverpflegungsaufwendungen von Bedeutung.

Zweite Variante: Abrechnung der beruflichen Fahrten in Höhe der tatsächlichen Fahrzeugkosten je gefahrenen Kilometer. Die tatsächlichen Fahrzeugkosten im Jahr können anhand der Buchhaltung (Benzin-, Wartungs-, Reparatur- und Inspektionskosten zuzüglich zeitanteiliger Abschreibung) ermittelt werden. Die Gesamtaufwendungen des Jahres sind dann durch die im Jahr gefahrene KM-Leistung zu dividieren. Damit steht der tatsächliche KM-Satz fest. Dieser kann dann mit den beruflichen Fahrten multipliziert und steuermindernd geltend gemacht werden. Bei diesem Verfahren besteht eine höhere Nachweispflicht. Die Führung eines Fahrtenbuches ist hier zu empfehlen. Erfahrungsgemäß liegen die tatsächlichen Fahrtaufwendungen in fast allen Fällen deutlich über dem Pauschsatz von 0,30 €, so dass diese Variante insbesondere bei relativ neuen und höherpreisigen Fahrzeugen steuerlich vorteilhafter ist.

Zu 2.
Ein Unternehmer, Selbständiger oder Freiberufler nutzt seinen Firmen-Pkw auch privat.

Für Fahrzeuge eines Unternehmens, die vom Unternehmer sowohl dienstlich wie auch privat genutzt werden können, muss die private Nutzung als geldwerter Vorteil besteuert werden. Die Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung erfolgt in der Regel durch die Anwendung der so genannten 1%-Regelung. Hier werden 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges monatlich der Lohn-/ Einkommensteuer unterworfen. Zusätzlich erfolgt eine Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Dieses pauschalierte Verfahren führt nur selten zu einer zutreffenden Besteuerung. Wird das Fahrzeug im hohen Umfang privat genutzt, ist dieses Verfahren u.U. vorteilhaft. In jedem Fall ist es für den Unternehmer bequem, da er keinerlei weitere Aufzeichnungen führen muss.

Die Abrechnung der privaten Fahrten in Höhe der tatsächlichen Fahrzeugkosten je gefahrenen Kilometer ist in vielen Fällen deutlich günstiger. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn das Fahrzeug nur gelegentlich privat genutzt wird und die Anschaffungs-/ Unterhaltskosten relativ hoch sind. Die tatsächlichen Fahrzeugkosten im Jahr können anhand der Buchhaltung (Benzin-, Wartungs-, Reparatur- und Inspektionskosten zuzüglich zeitanteiliger Abschreibung) ermittelt werden. Die Gesamtaufwendungen des Jahres sind dann durch die im Jahr gefahrene KM-Leistung zu dividieren und damit steht der tatsächliche KM-Satz fest. Dieser kann dann mit den privaten Fahrten multipliziert und gewinn-/steuererhöhend verbucht werden. Der Nachweis hierfür ist nur durch exakte Führung eines Fahrtenbuches möglich.

Zu 3.
Ein Arbeitnehmer nutzt seinen Dienst-Pkw auch privat.

Für Fahrzeuge eines Unternehmens die vom Arbeitnehmer sowohl dienstlich wie auch privat genutzt werden können, muss die private Nutzung als geldwerter Vorteil besteuert werden. Die Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung erfolgt in der Regel durch die Anwendung der so genannten 1%-Regelung. Hier werden 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges monatlich der Lohnsteuer und der Sozialversicherung unterworfen. Zusätzlich erfolgt eine Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Dieses pauschalierte Verfahren führt nur selten zu einer zutreffenden Besteuerung. Wird das Fahrzeug im hohen Umfang privat genutzt, ist dieses Verfahren u.U. vorteilhaft. In jedem Fall ist es für den Arbeitnehmer bequem, da er keinerlei weitere Aufzeichnungen führen muss.

Die Abrechnung der privaten Fahrten in Höhe der tatsächlichen Fahrzeugkosten je gefahrenen Kilometer ist in vielen Fällen deutlich günstiger. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn das Fahrzeug nur gelegentlich privat genutzt wird und die Anschaffungs-/ Unterhaltskosten relativ hoch sind. Die tatsächlichen Fahrzeugkosten im Jahr können anhand der Daten der Buchhaltung (Benzin-, Wartungs-, Reparatur- und Inspektionskosten zuzüglich zeitanteiliger Abschreibung) ermittelt werden. Der Arbeitgeber wird die Informationen erfahrungsgemäß dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen. Die Gesamtaufwendungen des Jahres sind dann durch die im Jahr gefahrene KM-Leistung zu dividieren und damit steht der tatsächliche KM-Satz fest. Dieser kann dann mit den privaten Fahrten multipliziert und gewinn-/ steuererhöhend verbucht werden. Der Nachweis hierfür ist nur durch exakte Führung eines Fahrtenbuches möglich.

Soweit im Rahmen der monatlichen Gehaltsabrechnung die Privatnutzung zunächst nach der 1%-Regelung versteuert wurde, kann mit Einreichung der Einkommensteuererklärung die Umrechnung auf die tatsächlichen Aufwendungen erfolgen. Zuviel gezahlte Lohnsteuer wird dann erstattet. Ebenso können bei der Sozialversicherung zu viel gezahlte SV-Beiträge zurückgefordert werden. Am einfachsten ist es jedoch, wenn die Berichtigung gleich mit der Lohnabrechnung beim Arbeitgeber erfolgt.  

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Über die Anforderung an ein Fahrtenbuch finden sich die unterschiedlichsten Auffassungen in der Fachliteratur. Von „ganz präzise“ bis „noch akzeptabel“. Per Saldo muss es vollständig und plausibel sein. Das Bundesfinanzministerium legte zuletzt mit Schreiben vom 18.11.2009 IV C 6 – S2177/07/10004 unter RZ 24 auf Seite 9 die Mindestanforderungen fest. Aus der Rechtsprechung hierzu und den Erkenntnissen laufender Betriebsprüfungen, lassen sich jedoch genaue Anhaltspunkte für die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuches ableiten.

Das Fahrtenbuch muss gebunden sein. Nachträgliche Änderungen und Eintragungen müssen erkennbar sein. Fahrtenbücher in Form von Excel-Tabellen oder sonstigen EDV-Aufzeichnungen scheiden damit aus. Ein gebundenes Fahrtenbuch ist im Bürofachhandel erhältlich (Bsp. Zweckform Fahrtenbuch Nr. 222).

Ein „Elektronisches Fahrtenbuch“ ist gem. Schreiben des BMF v. 18.11.2009 anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und dies nicht manipulierbar ist. Bei Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen oder kenntlich (nachvollziehbar) gemacht sein (BFH-Urteil vom 16.11.2005, BStBl II 2006 S.410). Die Hersteller / Anbieter in PKW´s festinstallierter Fahrtenbücher geben hierüber Auskunft.

Hier einige praxisorientierte Anmerkungen zu den Eintragungen im Fahrtenbuch am Beispiel des Zweckform Fahrtenbuches Nr. 222:

1. Einzutragende Fahrten:

Prinzipiell ist jede Fahrt einzeln einzutragen. Eine Fahrt zu einem Kunden besteht damit aus der Hinfahrt und der Rück- oder Weiterfahrt. Die Angabe einer Tagesfahrt mit der Gesamtkilometerzahl und der Angabe von drei Kundennamen/-adressen ist nur schwer nachvollziehbar. Aus Vereinfachungsgründen ist m.E. jedoch nicht zu beanstanden, wenn die Hin- und Rückfahrt zu einem Kunden zu einer Fahrt zusammen gefasst wird. Dies setzt jedoch voraus, dass für die Hin- und für die Rückfahrt jeweils die gleiche Fahrtstrecke gewählt wird. Damit ist die Fahrt für den Prüfer leicht nachzuvollziehen.

2. Datenfelder und Eintragungen im Fahrtenbuch:

Datum:

Das Datum ist ein Mussfeld und exakt einzutragen: Bsp.: 22.3.2010

Auf die Angabe der Jahreszahl kann verzichtet werden, wenn zum Beispiel je Kalenderjahr ein eigenes Fahrtenbuch geführt wird und das Jahr somit aus der Beschriftung / Inhaltsangabe des Fahrtenbuchs erkennbar ist oder der Jahreswechsel jeweils auf der entsprechenden Seite des Fahrtenbuchs kenntlich gemacht wurde.

Fahrtzeit von – bis

Das Bundesfinanzministerium führt die genaue Uhrzeit als Pflichtfeld im Fahrtenbuch nicht auf. Die genaue Zeitangabe ist jedoch aus Beweissicht des Steuerzahlers erforderlich. Einmal können damit mittels Fahrtenbuch auch die zeitlich bedingten Verpflegungspauschbeträge für Reisekosten belegt werden und zum anderen ist eine Plausibilisierung mit den Tankquittungen möglich.

Reiseroute/Ziel

Bei Privatfahrten reicht hier der Eintrag „Privatfahrt“.

Bei Geschäftsfahrten ist das Reiseziel exakt anzugeben (genaue Anschrift). Alternativ reicht die Angabe eines Stichwortes (Beispiel: Kunde Firma Meister AG, Leipzig) soweit die fehlenden Informationen (genaue Kundenanschrift) aus anderen Aufzeichnungen im Unternehmen problemlos entnommen werden (Beispiel: Kundenliste).

Wurde nicht die kürzeste Wegstrecke gewählt, erfolgten Stauumfahrungen etc. ist hierzu ein  nachvollziehbarer Hinweis anzubringen. Nur so kann die Plausibilität der Kilometerangabe auch später noch überprüft werden.

Zweck der Fahrt/aufgesuchte Personen

Bei Privatfahrten sind hier keine Eintragungen vorzunehmen.

Zum Nachweis einer Geschäftsfahrt sind Angaben zu machen, die zweifelsfrei eine geschäftliche Fahrt belegen. Beispiel:  Firma Meister AG w. Angebotsabgabe

Bei sich ständig wiederholenden Fahrten zu Kunden, Behörden, Zweibüros etc. können auch Kurzbezeichnungen etc. verwendet werden. Der Prüfer muss jedoch in die Lage versetzt werden ohne unzumutbaren großen Aufwand die Eintragungen nachzuvollziehen.

Kilometerstand – Fahrtbeginn und Kilometerstand Fahrtende

Zwingende Angaben:

Gefahrene Kilometer

Die gefahrenen Kilometer (Wegstrecke) sind in die jeweilige Kategorie der Fahrt einzutragen.

1. Geschäftsfahrt = volle steuerliche Berücksichtigung

2. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte = teilweise steuerliche Berücksichtigung

Hinweis: Eine Fahrt von zu Hause zum Kunden, Lieferanten, Bank etc. ist eine Geschäftsfahrt. Das gleiche gilt für die direkte Heimfahrt von einem Kunden, Lieferanten etc. In die Rubrik „Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte“ werden nur die Fahrten zwischen der privaten Wohnung und dem Arbeitsplatz (regelmäßige Arbeitsstätte) eingetragen.

3. Privatfahrt = Aufwendungen werden privat belastet (keine Betriebsausgaben)

Hinweis: Es ist nicht zu empfehlen bei den Kilometerangaben Phantasiezahlen zu erfassen. Einmal können die Strecken leicht nachvollzogen werden (Routenplaner etc.) und zum anderen bestehen selbst erfundene Zahlenkombinationen nicht eine Überprüfung nach dem sogenannten Chi-Quadrat Test. Nach diesem mathematischen Testverfahren kommen die einzelnen Ziffern in einer bestimmten Häufigkeit vor. Große Abweichungen von dieser Häufigkeit deuten zweifelsfrei auf ein „erfundenes“ Zahlenwerk hin. Die Finanzverwaltung wenden den Chi-Quadrattest regelmäßig an (vergl. FG Münster, Urteil vom 7.12.2005 Az: 1 K 6384/03)

Tankvorgang

Die Fahrtenbücher aus dem Bürofachhandel weisen eine Rubrik aus, in der die getankte Kraftstoffmenge und der Gesamtpreis eingetragen werden sollen. Dies ist nicht zwingend erforderlich. Zur eigenen Plausibilisierung reicht auch ein Hinweis, dass getankt wurde. Beispiel: „TB“ als Abkürzung für Tankbeleg in dieser Rubrik. In der Finanzbuchhaltung müssen dann die Tankquittungen jedoch auf eigenen Konten je Fahrzeug verbucht werden (oder Kostenstelle). Die Finanzverwaltung prüft regelmäßig die auf das Fahrzeug verbuchten Tankquittungen mit den Fahrten und den Durchschnittsverbräuchen des Fahrzeuges ab. So werden schnell unplausible Einträge entdeckt.

Hinweis: Die Verbuchung aller Fahrzeugkosten auf den jeweiligen Konten des Fahrzeuges (am besten nach Kfz-Kennzeichen) ist grundsätzlich zu empfehlen. Nur so können die Gesamtfahrzeugkosten eines Jahres belegt werden. Dies ist für verschiedene steuerliche Zwecke von Bedeutung. Die Fahrer müssen dann natürlich auf jedem Kostenbeleg, Beispiel Tankbeleg, das Kfz-Kennzeichen des jeweiligen Fahrzeuges vermerken.

Sonstiges

Hier können Fahrtbesonderheiten wie Stauumfahrungen, Reparaturen oder Inspektionstermine etc. eingetragen werden. Die KM-Angaben auf den Werkstatt oder TÜV-Rechnungen sollten natürlich mit den Eintragungen im Fahrtenbuch übereinstimmen.

Fahrer

Bei wechselnden Fahrern sind hier die Eintragungen vorzunehmen.

Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Zeitnah bedeutet in der Praxis, die Eintragung erfolgt am Ende einer jeden Fahrt. In Zeiten, in denen auf jeder Tankquittung das Datum und die Uhrzeit stehen, macht eine andere Verfahrensweise keinen Sinn.

Die Fahrten müssen vollständig und fortlaufend eingetragen werden.

Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind streng und die Fahrtenbücher werden von der Finanzverwaltung (Lohnsteuerprüfung, Betriebsprüfung, ESt-Sachbearbeiter) regelmäßig geprüft. Bei Lücken und Unstimmigkeiten kann das Fahrtenbuch verworfen werden. Die Folge sind i.d.R. erhebliche finanzielle Nachteile durch die rückwirkende Anwendung der 1%-Regelung etc. . Geringe Mängel führen jedoch nicht zur Verwerfung eines Fahrtenbuchs (vergl. FG Nürnberg 18. 2.2010, BFH 10. 4.2008, VI R 38/06, BStBl II 08, 768)

Aus praktischen Erfahrungen heraus empfehlen wir kalenderjährlich und bei Fahrzeugwechsel jeweils ein neues Fahrtenbuch zu beginnen. 

Ein Wechsel von der 1-%-Regelung zur Fahrtenbuchmethode während des laufenden Kalenderjahres ist nicht zulässig! (Urteil FG Münster vom 27.04.2012)

Weitere Infos zur betrieblichen Pkw-Nutzung

 

Dieter P. Gonze, Stb.

10. 5. 2011