Information für Mandanten zu den Betriebsprüfungen der Finanzverwaltung

Betriebsprüfungen sind für den Mandanten und den Steuerberater ein heikles Thema. Die Thematik ist negativ besetzt. „Böse Überraschungen“ und vermeintlich unkalkulierbare hohe finanzielle Belastungen sind vielen Unternehmern schon aus Zeitschriften oder „Stammtischgesprächen“ nahe gebracht worden.

Tatsächlich hat die Finanzverwaltung in den letzten Jahren deutlich „aufgerüstet“ und nutzt mit großer Effizienz technische Hilfen und Informationsquellen, die ihr in den früheren Jahren nicht zur Verfügung standen. Nahezu zeitgleich wurden die Auflagen / Aufzeichnungspflichten für die Unternehmer und Selbstständigen erhöht. Als weiteres, genauso erfolgreiches „Instrument“ der Finanzverwaltung gilt es den Generationswechsel unter den Betriebsprüfern zu erwähnen. Konnte der Steuerberater des Mandanten in den früheren Jahren noch einen „Deal“, also eine glimpfliche Lösung vereinbaren, zählen heute vermehrt nur noch die Fakten und weniger, ob das geprüfte Unternehmen die Folgen der Betriebsprüfung überhaupt wirtschaftlich überlebt. Gut ausgebildete und Zugeständnissen weniger zugängliche Betriebsprüfer, haben kein Interesse daran aufgedeckte Defizite von einer Nachbesteuerung zu verschonen.

Im Internet sind ausreichend „Erfolgsmeldungen“ über die steuerlichen Mehrergebnisse der Betriebsprüfer zu finden (Beispiel NRW – Beispiel Sachsen).

Ganz klar: Ein Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler der seine Bücher ordentlich führt und seine Jahresabschlüsse und Steuererklärungen von einem Steuerberater erstellen lässt, braucht im Regelfall keine Betriebsprüfung zu fürchten. Entdeckt der Prüfer ein Versäumnis oder eine Fehlbuchung, so halten sich die finanziellen Auswirkungen in Grenzen und gefährden nicht die wirtschaftliche Existenz des Betroffenen. Ganz anders bei einer vernachlässigten Buchführung, bei einer Anhäufung von ungeklärten Sachverhalten und beim großzügigen Umgang oder besser Übersehen / Verdrängung von Besteuerungsregeln wie beispielsweise bei den Eigenverbrauchstatbeständen der Pkw-Nutzung, der Entnahmen von Gütern und Leistungen aus dem Unternehmen etc.

Noch verschärfter ist die Situation bei Branchen die unbestrittener Maßen in weiten Teilen ihre Aufzeichnungen bewusst manipulieren, um die Besteuerung zu minimieren. Teilweise auch aus dem Branchendruck heraus „Was für alle gilt, muss auch für mich gelten!“. Hierzu gehören Gastronomiebetriebe, Kfz-Händler und andere, die üblicherweise Bargeschäfte tätigen. Insoweit liegt es an den Betroffenen und den Einzelumständen, wie man der Information über die anstehende Betriebsprüfung entgegentritt.

Der Zugang der Prüfungsanordnung (§ 196 AO, § 371 Abs. 2 AO) entfaltet eine Sperrwirkung für eine vielleicht noch angedachte strafbefreiende Selbstanzeige. Diese ist dann für die Steuerhinterziehungstat nicht mehr möglich. Aber bereits hier gilt es über das erforderliche Know-how zu verfügen! Wichtig: In der Alltagspraxis rufen die Betriebsprüfer den betroffenen Unternehmer häufig vorher telefonisch an, um den Prüfungstermin abzustimmen. Zu diesem Zeitpunkt liegt dem Unternehmer noch keine schriftliche Prüfungsanordnung vor und er kann – theoretisch – noch schnell reagieren und durch Abgabe einer strafbefreienden Selbstanzeige den „Schaden“ minimieren. Selbst wenn die schriftliche Prüfungsanordnung vorliegt, ist es von Bedeutung, dass in § 371 Abs. 2 Nr. 1 Buchst. a und c AO der Gesetzgeber die Sperrwirkung auf den „sachlichen und zeitlichen Umfang der (angekündigten) Außenprüfung“ beschränkt hat. Damit ist klar, dass für außerhalb des in der Prüfungsanordnung genannten Zeitraums liegende Steuerstraftaten noch eine Selbstanzeige möglich ist. Dies ist im Vorfeld zu prüfen und natürlich muss hier dann schnell reagiert werden.

Zum Erkennen von Prüfungs- und Aufdeckungsrisiken und notwendiger Handlungen hieraus ist eine erstklassige Prüfungsvorbereitung erforderlich.

Im Vorfeld gilt es, die unternehmensspezifischen Risiken einer anstehenden Betriebsprüfung zu erkennen. Die Problemfelder und finanziellen Risiken hieraus sind möglichst frühzeitig – vor der Prüfung – zu ermitteln.

Viele Steuerpflichtige vermuten zunächst, dass sie mit dem Prüfer schon klarkommen werden und dann – bei Problemen – ggf. den Berater hinzuziehen. Dies schon um Beraterkosten zu sparen. Damit liefert sich der Unternehmer/Freiberufler einem Betriebsprüfer vollständig aus. Der Laie, hier der Unternehmer mit keiner aktuellen Erfahrung, steht einem versierten Betriebsprüfer gegenüber. Der Prüfer wird in geübter Vorgehensweise mit geschickten Fragestellungen zu den von ihm gewünschten Informationen kommen und seine Erkenntnisse auswerten. Dies erfahrungsgemäß zum Nachteil des Steuerpflichtigen. Eine erfolgreiche Interessenvertretung des Unternehmers ist nur möglich, wenn sich die Gesprächspartner „auf Augenhöhe“ begegnen. Dies bedeutet, dass von Anfang an der Steuerberater involviert werden muss, um schmerzliche Pannen zu vermeiden.

Es liegt im Interesse der Finanzverwaltung das die Betriebsprüfung im Unternehmen stattfindet. Dies kann im Einzelfall zu Problemen führen – insbesondere dann, wenn der Betriebsprüfer im Geschäftsalltag platziert wird und ein normaler Betriebsablauf nicht mehr möglich ist. Der Betriebsprüfer sollte über einen eigenen Raum verfügen und immer einen festen Ansprechpartner haben. Im Zweifel sollte beantragt werden, die Prüfung in die Geschäftsräume des Steuerberaters zu verlegen. Diesem wird die Finanzverwaltung zustimmen. Es findet dann jedoch eine Betriebsbesichtigung gemeinsam mit dem Prüfer statt. Auch hier sollte der Steuerberater dabei sein.

Die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung werden meist unterschätzt (vergl. § 200 AO, § 147 Abs. 6 AO). Das gleiche trifft bei den Rechten des Betriebsprüfers zu (vergl. BPO 2000). Der Steuerpflichtige hat dem Grunde nach alle Sachverhalte offenzulegen die für die Besteuerung erheblich sein können. Oft herrscht der absurde Gedanke vor, dass der Betriebsprüfer bei einer Betriebsprüfung darauf verzichtet sich auch die Privatkonten des Unternehmers anzuschauen, oder er darauf kein Recht hat.

Am Ende kann es auch zur Sichtung der Privatkonten kommen und natürlich ist es besser darauf vorbereitet zu sein. Grundsätzlich sollte dem Prüfer ein Ansprechpartner (am besten der Steuerberater) benannt werden, an den er sich bei Fragen zu wenden hat. Bereits aus Zweckmäßigkeitsgründen können Fragen auch gesammelt (Besprechung) oder im Rahmen eines Mailverkehrs gestellt und beantwortet werden. Wie dargelegt, am besten grundsätzlich auf Augenhöhe zwischen dem Betriebsprüfer und dem rechtlichen Vertreter des Steuerpflichtigen.

Seit nun mehr als zehn Jahren beginnt der Prüfer mit der elektronischen Auswertung der ihm vom Unternehmer für den Prüfungszeitraum zur Verfügung zu stellenden Daten-CD. Der § 147 Abgabenordnung (AO) enthält Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. Diese Aufbewahrungspflichten sind Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten und von Unternehmern, Selbständigen und Freiberuflern zu beachten. Mit Schreiben vom 14.11.2014 IV A 4 – S 0316/13/10003 hat das Bundesfinanzministerium sich konkret zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geäußert. Dieses Schreiben löst alle vorangegangenen Schreiben zu diesem Themenkomplex ab.

Im Rahmen einer Datenträgerüberlassung ist der Unternehmer verpflichtet, dem Prüfer die Daten auf Datenträger (CD, DVD, USB-Stick, etc.) im sogenannten GDPdU-Format (Grundsätze der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) auszuhändigen. Die Finanzverwaltung hat ebenso das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das EDV-System des Steuerpflichtigen zur Prüfung dieser Daten zu nutzen. Die Finanzverwaltung kann von dem zu Prüfenden auch die Auswertung der gespeicherten Daten nach den Vorgaben der Finanzverwaltung verlangen. Die Mehrkosten die dem Steuerpflichtigen durch die digitale Betriebsprüfung entstehen, sind von diesem zu tragen (§ 147 Abs. 6 S. 3 AO). Darüber hinaus ist der Steuerpflichtige gem. § 200 AO verpflichtet dem Prüfer bei seiner Arbeit behilflich zu sein.

Der digitale Zugriff auf die Daten ist nur im Rahmen einer betrieblichen Außenprüfung zulässig. Der früheste Zeitpunkt ist folglich nach dem Beginn der Betriebsprüfung. Einige Finanzbehörden fordern bereits vor dem Beginn der Betriebsprüfung von den Steuerpflichtigen digitale Daten an. Dies ist aus Sicht des Steuerpflichtigen strikt abzulehnen, da er hier in seinen Rechten benachteiligt wird. Der digitale Zugriff ist auf die Daten des Prüfungszeitraums und den Umfang der Prüfungsanordnung beschränkt. Die so vorgelegten Daten des Unternehmers werden von der Finanzverwaltung mit ausgefeilten Programmen und Prüfsystemen ausgewertet und der Prüfer kann dann mit einem vorgefertigten Fragenkatalog bestimmte Belege und Vorgänge im Detail prüfen. Die Folgen hieraus sind eine erhebliche Vertiefung und Beschleunigung der Betriebsprüfung. Es ist geradezu fatal, wenn der Unternehmer/Freiberufler hier unbedarft und ohne Vorbereitung und fachliche Begleitung eine Betriebsprüfung zulässt.

Maßnahmen zur Vermeidung von negativen Folgen aus einer Betriebsprüfung beginnen bereits mit der Belegführung, Buchhaltung und den Gepflogenheiten des Unternehmers steuerrelevante Dinge zu regeln. Die Wahl eines Steuerberaters als steuerlichen Vertreter und die Beachtung der von dieser Seite vorgetragenen Informationen sind ein Garant dafür, dass negative Überraschungen in Betriebsprüfungen vermieden werden. In der Praxis werden allerdings auch häufig Steuerberater über die tatsächlichen steuerlich relevanten Sachverhalte im ungewissen gelassen. Dies in der fehlerhaften Annahme, dass auch der Prüfer dies nun nicht aufdecken wird. Dies ist ein Irrtum! Der Prüfer hat oft mehr Zeit Buchungsbelege zu prüfen, als der Buchhalter hatte um den Beleg zu verbuchen. Insbesondere die elektronische Plausibilisierung des Datenmaterials nach Branchenwerten, Vorjahresvergleichszahlen oder sonstiger Vergleichszahlen lässt schnell Ungereimtheiten erkennen.

Wichtig: Es ist sinnvoll den Steuerberater damit zu beauftragen die der Betriebsprüfung vorzulegende Prüfer-CD vorher selbst zu checken, damit sich aufdrängende Fragen im Rahmen der BP bereits im Vorfeld geklärt werden können.

In der Vergangenheit unterlassene Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten werden naturgemäß innerhalb einer Betriebsprüfung aufgedeckt. Die finanziellen Konsequenzen hieraus sind erfahrungsgemäß deutlich höher, als bei einer anfänglich ordentlichen Bearbeitung. Neben dem bereits beschriebenen Problemfeld nicht versteuerter Einnahmen oder als Betriebsausgaben geltender gemachten Ausgaben der privaten Lebensführung, treten in der Prüfungspraxis bei Freiberufler und Personenunternehmen Konfliktthemen wie die private Pkw-Nutzung, den Entnahmeeigenverbrauch, Reisekosten und Verträgen mit Angehörigen in aller Regelmäßigkeit auf. Bei den Kapitalgesellschaften liegen die Standardproblemfelder oft in einer bisher nicht erkannten Betriebsaufspaltung, den Regelungen zu betrieblichen Altersversorgungsverträgen für Gesellschafter/Geschäftsführer, den Verträgen mit Angehörigen, der Entlohnung des Gesellschafter/Geschäftsführers und der Problematik des strengen Rückwirkungsverbotes für alle denkbaren Verträge zwischen den Gesellschaftern und der Gesellschaft. Oft liegen hier überhaupt keine schriftlichen Dokumente und vertraglichen Regelungen vor und dies bringt damit das steuermindernde Vorhaben zum Scheitern. Einen großen Raum nehmen die Prüfungen im Bereich der Umsatzsteuer ein. Hier geht es um den Vorsteuerabzug, den richtigen Umsatzsteuersatz, der Subunternehmerproblematik und insbesondere um den grenzüberschreitenden Leistungs- und Warenverkehr.

Betriebsprüfer sind erfahrungsgemäß nette Menschen, wie jeder andere Bürger auch. Sie erledigen nur gewissenhaft ihren Job und vermeiden die direkte Konfrontation mit dem „Prüfungskandidaten“. Sie zeigen oft sogar Verständnis für sein Handeln. Ihr beruflicher Erfolg, die Erzielung von Mehrsteuern, steht jedoch im direkten Interessenskonflikt zum Interesse des Unternehmers/Freiberuflers. Dies sollte von Anfang und insbesondere während der Prüfung bedacht werden. Oft werden leichtfertig Aussagen vom Steuerpflichtigen getroffen oder Informationen unbedarft weitergegeben, weil dieser über die Richtung und Konsequenzen der Fragestellung des Prüfers nicht im Bilde ist. Es ist das gute Recht eines jeden Steuerpflichtigen hier den Berater seines Vertrauens „vorzuschieben“ um keine Rechtsnachteile zu erleiden.

Wichtig: Drängt sich im Rahmen der Betriebsprüfung für den Prüfer der Verdacht einer Steuerstraftat auf, so darf der Prüfer nicht weiter gegen den Steuerpflichtigen ermitteln. Erfolgt dies doch, können die Erkenntnisse hieraus zu einem strafrechtlichen Verwertungsverbot (§ 393 AO) führen (BFH 23.1.02, XI R 10, 11/01, n.v.). Gegen den Steuerpflichtigen darf strafrechtlich nicht ohne Rechtschutz für den Betroffenen ermittelt werden.

Über die vorzulegenden Unterlagen, die Rechte des Prüfers, die Pflichten des Steuerpflichtigen und weitere Details informieren auch spezielle Merkblätter des Steuerberater. Betroffene sollten den Erhalt einer Prüfungsanordnung nicht so negativ. Zu Verhindern ist die Betriebsprüfung nicht, sie sollte erwartet werden. Kommt die Betriebsprüfung für den Betroffenen zu einem zufrieden stellenden Ausgang, besteht Rechtssicherheit für den Prüfungszeitraum und i.d.R. ebenso für die nicht geprüften Jahre davor.

Übersicht: Mögliche Leistungen eines Steuerberaters zum Thema „Betriebsprüfung“

Jährlicher Prüfungscheck vor oder bei Erstellung eines Jahresabschlusses. Protokollierung etwaige Plausibilitätsprobleme.
Elektronische Plausibilisierung des Zahlenmaterials (Branchenvergleich, Wareneinkauf/Umsatz an Hand der Verkaufskalkulation, Verkaufspreisliste oder z.B. Speise-/Getränkekarte.
Dokumentation / Protokollierung von Erklärungen / Erläuterungen / Erkenntnissen die sich aufdrängenden Fragen schlüssig beantworten.
Herstellung der Prüfer-CD und Analyse der Daten mit entsprechenden Prüfprogrammen
Fehlerbeseitigung, Ausräumen / Klären der Problemfelder bzw. der nicht plausiblen Bereiche, nötigenfalls Abgabe einer Selbstanzeige vor Prüfungsbeginn.
Anforderung / Zusammenstellung der für die Prüfung notwendigen Daten, Belege und Informationen.
Information des Mandanten über die Problemfelder und konkreten finanziellen Risiken hieraus
Abstimmung mit dem Mandaten und Prüfer über den geplanten zeitlichen und örtlichen Prüfungsverlauf
Begleitung / Betreuung der Betriebsprüfung
Begrüßung des Betriebsprüfers, Erstgespräch, Betriebsbesichtigung und Übergabe der Prüfungsunterlagen / Benennung des Ansprechpartners für den Betriebsprüfer
persönlicher / telefonischer Kontakt während der Prüfung
Klärung von Problembereichen/Fragen des Prüfers etc. während der Prüfung
Besprechung des Prüfungsvorberichtes mit dem Mandanten und Abschätzung der finanziellen Konsequenzen hieraus
Rechtliche Auseinandersetzungen mit dem Prüfer über noch streitige Sachverhaltsbeurteilungen
Durchführung der Schlussbesprechung oder Verzicht hierauf soweit möglich
Durchführung eines evtl. notwendigen Rechtsbehelfsverfahrens nach der Prüfung
Erarbeitung eines Schlussberichtes des Beraters zur Betriebsprüfung und der Konsequenzen und finanziellen Folgen hieraus, sowie Einarbeitung der Ergebnisse in die Abschlüsse der Folgejahre

Weitere Infos zu den typischen Prüffeldern.

Link: Einordnung der Steuerpflichtigen in Größenklassen zur Betriebsprüfung (BMF)

Link: Betriebsprüferordnung BpO 2000 (BMF)

Stand November 2020