Anforderungen an elektronische Rechnungen
Was ist eine „elektronische Rechnung“?
Gem. § 14 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format (via E-Mail, DE-Mail, PC-Fax/Faxserver, per EDI, Web-Download im pdf, jpg oder sonstigem Bild-/Textdateiformat) ausgestellt und empfangen wird.
Eine Rechnung, die beim Empfänger auf einem normalen Papierfaxgerät (Standardfaxgerät) ankommt, gilt als Papierrechnung (vergl. Abs. 2 – BMF-Schreiben v. 02.07.2012). Dies ist für die Form der Aufbewahrung relevant.
Was gilt es bei der „elektronische Rechnung“ gegenüber der „Papierrechnung“ zu beachten?
Gemäß § 14 Abs. 1 UStG können Rechnungen auf Papier und vorbehaltlich der Zustimmung durch den Rechnungsempfänger in einem elektronischen Format ausgestellt werden. Die Zustimmung des Empfängers kann formlos, d.h. einvernehmlich erfolgen oder sich bereits aus den vereinbarten Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Rechnungsausstellers ergeben. Durch die ab 01.07.2011 geltenden Neuregelungen wurde die elektronische Rechnung umsatzsteuerlich der Papierrechnung gleichgestellt.
Was ist eine „elektronische Signatur“ und ist diese erforderlich?
Die elektronische Signatur ist ein anerkannter Nachweis, um die Echtheit des Dokuments und dessen Herkunft zu belegen. Die rechtlichen Voraussetzungen für eine qualifizierte und anerkannte elektronische Signatur sind in der eIDAS-Verordnung nach den vorgegebenen EU-Rahmenbedingungen geregelt.
Seit der Neuregelung zur elektronischen Rechnung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist eine elektronische Signatur für alle Umsätze, die nach dem 30.06.2011 ausgeführt werden, nicht mehr zwingend erforderlich. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen jedoch vom Rechnungsempfänger durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (z.B. Checkliste) überprüft werden (vergl. § 14 Abs. 1 Satz 5 und 6 UStG).
Sorgfaltspflichten des Rechnungsempfängers:
Grundsätzlich treffen den Rechnungsempfänger besondere Sorgfalts- und Aufbewahrungspflichten. Im Prinzip handelt es sich jedoch um Prüfvorgänge wie sie bei jeder Papierrechnung ebenso erfolgen sollten.
Checkliste Prüffelder/Rechnungseingang (Muster):
- Rechnungseingang/Datum registriert? (Rechnungseingangsbuch)
- Unversehrtheit/Lesbarkeit der Rechnung geprüft?
- Echtheit der Herkunft der Rechnung geprüft?
- Steuer-Nr./UST-ID des Rechnungsstellers angegeben
- Zwingende Rechnungsangaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum sind vorhanden.
- Wurde die Leistung erbracht / Wareneingang erfolgt?
- Stimmen die Rechnungsdaten mit dem Inhalt der Bestellung überein?
- Umsatzsteuerausweis oder Hinweis auf Kleinunternehmer/Steuerfreiheit/oder Umkehr der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers liegt vor?
- Rechnung ist rechnerische korrekt?
- Notwendige Freistellungsbescheinigung bei Bauleistungen gem. § 48b EStG liegt vor?
Weitere Hinweise:
- Die Echtheit der Herkunft ist nachgewiesen, wenn die Identität des Ausstellers belegt ist.
- Die Unversehrtheit der Rechnung ist gegeben, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz geforderten Pflichtangaben der Rechnung bei der Datenübermittlung nicht verändert wurden.
- Die Lesbarkeit der Rechnung ist gegeben, wenn die Rechnung in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben wurde.
Aufbewahrungspflichten des Rechnungsempfängers
Die einzelnen Unterlagen, wie Rechnungen und Rechnungskopien sind zehn Jahre aufzubewahren (§§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Abgabenordnung, 14a UStG). So gilt für Unternehmer, dass auch das elektronische Dokument zehn Jahre aufzubewahren ist. Die Aufbewahrung elektronischer Dokumente darf nur auf nicht mehr veränderbaren Datenträgern (nur lesbare CD, DVD) oder Mikrofiche erfolgen. Die Aufbewahrung in ausgedruckter Form reicht nicht. Dies würde auch dem System der Prüfbarkeit (Datenursprung) widersprechen.
Was passiert, wenn es zu Pflichtverletzungen gekommen ist?
Je nachdem um welchen Anspruch es geht, trifft den Unternehmer die Beweislast. Liegt weder eine digitale Aufzeichnung noch ein Papierausdruck vor, kann eine Ordnungswidrigkeit wegen der Verletzung der Aufbewahrungspflicht vorliegen und darüber hinaus der Vorsteuerabzug gem. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr 1 UStG versagt werden. Grundsätzlich führt eine Verletzung der allgemeinen Pflichten nach den GoBS oder GDPdU nicht automatisch zum Verlust des Vorsteueranspruchs gegenüber der Finanzverwaltung. Dies ist im Einzelfall zu prüfen. Soweit die Buchhaltungsunterlagen inkl. aller auf elektronischem Wege übermittelten Rechnungen in Papierform vorliegen und die vorgenannten Echtheitsprüfungen nachvollziehbar sind, sollte es steuerlich zu keinen Problemen kommen. Weitaus problematischer gestaltet sich dies bei einer vollelektronischen Datenaufbewahrung und einem hier eingetretenen Datenverlust.
Januar 2017
Dieter P. Gonze, Stb.
Quellen:
Artikel 233 MwStSystRL i.d.F. ab 01.01.2013 (Mehrwertsteuersystemrichtlinie der EU)
BMF-Schreiben v. 02.07.2012 – IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003
Steuervereinfachungsgesetz 2011
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
§§ 146, 147, 200 AO