Die steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandsentschädigung

(§ 3 Nr. 26, § 3 Nr. 26a EstG)

Allgemeine Infos

Zur Vermeidung der Anwendung komplizierter steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften und damit zur Verhinderung eines nebenberuflichen Engagements in gemeinnützigen Einrichtungen hat der Gesetzgeber Vorschriften erlassen, die es diesen Einrichtungen ermöglichen –  im Rahmen von Freibeträgen – abgabenfreie Aufwandsentschädigungen zur gewähren.

Aufwandsentschädigungen stellen ein Leistungsentgelt dar. Sie sind nicht zu verwechseln mit einem „Auslagenersatz“. Im letzteren Fall werden dem Zahlungsempfänger einzelne, belegbare Auslagen, die für Rechnung und Lasten des Zahlenden angefallen sind, centgenau oder in Form steuerlich zulässiger Pauschalen (KM-Gelder, Reisekosten) erstattet. Die Tätigkeit gegen Gewährung einer Aufwandsentschädigung steht einer ehrenamtlichen Tätigkeit entgegen.

Ist ein Vorstand satzungsgemäß verpflichtet seine Tätigkeit ehrenamtlich auszuüben, so kann er für diese Tätigkeit nicht eine Aufwandsentschädigung fordern. Der Vorstand kann jedoch für eine andere Tätigkeit, die nicht unter seine Vorstandsobliegenheiten fällt, mit dem Verein die Zahlung einer Aufwandsentschädigung vereinbaren. Die Regelungen hierzu können in der Satzung oder durch einen entsprechenden Beschluss der Mitgliederversammlung erfolgen.

Vorschlag für eine Satzungsanpassung (Nur Muster ist im Einzelfall juristisch und steuerlich zu prüfen!):
„Aufwandsentschädigungen / Auslagen:
Der Vorstand hat Anspruch auf Ersatz seiner Auslagen soweit diese durch die Haushaltslage gedeckt sind.
Die Mitgliederversammlung kann nach Haushaltslage auch beschließen, dass an Vorstandsmitglieder Aufwandsentschädigungen gezahlt werden. Die Aufwandsentschädigung ist auf die maximale Höhe der Ehrenamtspauschale gem. § 3 Nr.26a EStG begrenzt.“

Das Einkommensteuergesetz sieht zur Gewährung von steuerfreien Aufwandsentschädigungen die eine gemeinnützige Einrichtung an Personen zwei unterschiedliche Regelungen vor. Dem so genannten Übungsleiterfreibetrag in Höhe von 3.000 € (bis 2020: 2.400 €) (§ 3 Nr. 26 EStG) und dem Ehrenamtspauschbetrag von 840 € (bis 2020: 720 €) (§ 3 Nr. 26a EStG). Die Beträge sind ebenso sozialversicherungsfrei, so dass es in diesen Fällen nicht auf eine Arbeitnehmer- oder Selbstständigenstellung des Zahlungsempfängers ankommt. Beide Freibeträge können für die gleiche Tätigkeit nicht nebeneinander in Anspruch genommen werden.

A. Freibetrag (Übungsleiterpauschale) in Höhe von 3.000 € p.a.

(gem. § 3  Nr. 26 EStG, Sozialversicherungsfreiheit gem. § 14 I 5 SGBIV)

Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten:

als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder vergleichbare nebenberufliche Tätigkeiten

1.     aus nebenberuflichen künstlerischen Tätigkeiten oder

2.     nebenberuflicher Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen im Dienst oder im Auftrag einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer als steuerbegünstigt anerkannten Körperschaft (nach §§ 52 – 54 AO)

sind bis zur Höhe von 3.000 € steuerfrei.

Zur Inanspruchnahme des Übungsleiterfreibetrages müssen nachfolgende Bedingungen erfüllt sein.

1.    Art der Tätigkeit:

Es geht um eine nebenberufliche Tätigkeit als Übungsleiter, Ausbilder, Lehrer, Erzieher, Betreuer, Künstler, Pflegekraft.

Gemeinsames Tätigkeitsmerkmal ist eine pädagogische Ausrichtung der Tätigkeit. Typische Tätigkeiten: darstellende Künstler, Sporttrainer, Chorleiter und sonstige Lehr- und Vortragstätigkeiten ausgerichtet auf die Weiterentwicklung von geistigen und körperlichen Fähigkeiten von Menschen. Diese Regelung gilt damit nicht für sonstige Tätigkeiten. Die Reinigungskraft, Küchenhilfe, der Platzwart etc. erfüllen nicht die beschriebene Tätigkeitsvoraussetzung.

Die ebenfalls begünstigte Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen umfasst auch die Hilfe bei der Verrichtung alltäglicher Dinge der zu betreuenden Personen. Hierzu gehören die Grund- und Behandlungspflege, die Erledigung häuslicher Verrichtungen wie Einkäufe, Schriftverkehr etc. entsprechend § 71 SGB XII. Auch hier ist das wesentliche Tätigkeitsmerkmal eine pädagogische Ausrichtung auf den Menschen. Die nebenberufliche Arbeit in der Großküche eines Altenheims ist demnach nicht begünstigt, jedoch die personenbezogene Hilfe bei der Essenseinnahme oder auch der Essenszubereitung.

Eine Tätigkeit die vorgenannte Merkmale nicht erfüllt, ist damit auch nicht nach § 3 Nr. 26 EStG begünstigt. Nicht begünstigt sind beispielsweise die Tätigkeiten im Rahmen der Vorstandsobliegenheiten, die Tätigkeit als Gerätewart etc.

Beispielfälle und weitere Detailinfos enthält die Rundverfügung der OFD Frankfurt vom 26.08.2008

2.    Nebenberufliche Tätigkeit:

Die Feststellung, ob die Tätigkeit haupt- oder nebenberuflich ausgeübt wird, ist einmal tätigkeitsbezogen und zum anderen zeitlich abzugrenzen. Der Bundesfinanzhof hat in seinen Entscheidungen im wesentlichen auf eine zeitliche Abgrenzung als maßgebendes Kriterium abgestellt.

Zeitlich bezogene Abgrenzung:

Eine Tätigkeit wird nebenberuflich ausgeübt, wenn sie – bezogen auf das Kalenderjahr – maximal 1/3 der Arbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten (im öffentlichen Dienst: 38,5: 3 = 12 Std. 50 Minuten) in Anspruch nimmt.  Ob tatsächlich gleichzeitig ein Hauptberuf ausgeübt wird, spielt keine Rolle. Damit kann der Freibetrag auch von Rentnern, Studenten, Hausfrauen etc. in Anspruch genommen werden.

Tätigkeitsbezogene Abgrenzung:
Eine Tätigkeit wird nicht nebenberuflich ausgeübt, wenn sie als Teil einer Haupttätigkeit anzusehen ist.

Beispiel:
Die Haupttätigkeit besteht in einer Vollzeittätigkeit als angestellter Musiker bei einem Rundfunkorchester. Die nebenberufliche Tätigkeit besteht als Chorleiter bei einer gemeinnützigen Einrichtung. Lösung: Die tätigkeitsbezogene Abgrenzung ist eindeutig gegeben.

Die Haupttätigkeit besteht in einer Vollzeitbeschäftigung als Krankenpfleger im Altenheim. Die nebenberufliche Tätigkeit besteht als Betreuer von Alten und Behinderten für eine andere gemeinnützige Einrichtung. Lösung: Die tätigkeitsbezogene Abgrenzung ist eindeutig gegeben.

Die Abgrenzbarkeit von einer Haupttätigkeit ist in der Rechtsprechung nicht abschließend geklärt. Dies insbesondere dann, wenn keine einheitliche Haupttätigkeit vorliegt. Beispiel: Ein Lehrer arbeitet in seiner Haupttätigkeit für verschiedene Auftraggeber und nebenberuflich als Lehrer für eine gemeinnützige Einrichtung. Mehrere gleichartige Tätigkeiten werden zusammengefasst, wenn sich nach allgemeiner Verkehrsauffassung aus dem Gesamtbild eine gleichartige Tätigkeit als Hauptberuf ergibt. Soweit alle Tätigkeiten als eine einheitliche Tätigkeit anzusehen sind, kann das Tatbestandmerkmal „nebenberuflich“ nicht erfüllt werden.

Typische Fälle in der Praxis sind:

• Lehrer an öffentlichen oder kirchlichen Schulen.
• Lehrbeauftragte an Hochschulen.
• Dozenten bei der IHK, Handwerkskammer und an städtischen Volkshochschulen.
• Trainer bei Sportvereinen.
• Ausbilder bei der Feuerwehr oder im Rettungsdienst.
• Chorleiter, Dirigenten, Musiker bei gemeinnützigen Vereinen oder Kirchengemeinden.
• Jugendgruppenleiter bei gemeinnützigen Organisationen und Kirchen.
• Krankenschwestern, Altenpfleger oder Pflegehelfer in Krankenhäusern, Pflegeheimen oder ambulanten Diensten, wenn der Träger eine Kommune, ein Wohlfahrtsverband oder eine Religionsgemeinschaft ist.

3.    Auftraggeber:

Öffentlicher Träger oder gemeinnützige Organisation

Bei dem Auftraggeber muss es sich um eine Behörde bzw. eine inländische Person des öffentlichen Rechts oder um eine andere gemeinnützige Einrichtung (Verein, gGmbH u.a.) handeln. Beispiel: Universitäten, Schulen, Volkshochschulen, Sportvereine, Einrichtungen der Wohlfahrtspflege etc.

Wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind Zahlungen bis zu 3.000 € im Kalenderjahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Dabei spielt es keine Rolle, ob der nebenberuflich Tätige als Arbeitnehmer oder Selbständiger gilt.

Der Freibetrag kann von jeder Person nur einmal im Kalenderjahr genutzt werden, auch falls mehrere einschlägige Tätigkeiten bei verschiedenen Auftraggebern ausgeübt werden.

Der Arbeitgeber muss sich schriftlich bestätigen lassen, dass der pauschale Betrag noch nicht oder noch nicht voll ausgeschöpft wurde.

4.    Arbeitnehmer oder Selbstständige und andere Prüffelder

Wenn man mehr als 3.000 € im Jahr verdient, ist bei Arbeitnehmern zu beachten, dass der Freibetrag auf die Minijob-Grenze bei geringfügig Beschäftigten nicht angerechnet wird. Soweit die Bedingungen erfüllt sind, bleibt damit ein Einkommen von bis zu 700 € (ab 2023: 770 €) monatlich steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei einer Dauerbeschäftigung wären dann insgesamt 9.240 € (bis 2022: 8.400 €) im Jahr (12 x 520 € [bis 30.09.2022: 450 €] + 3.000 €) frei.

Während die 520 € (bis 30.09.2022: 450 €) für den Monatsdurchschnitt gelten, sind die 3.000 € ein Jahresbetrag. Deshalb kann bei Tätigkeiten, die nur für einen Teil des Jahres ausgeübt werden, der monatliche Gesamtbetrag noch höher liegen.

Übersteigende Beträge sind bei Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungs-pflichtig und müssen im Rahmen der normalen Lohnabrechnung abgerechnet werden. Werbungskosten können nur steuerlich geltend gemacht werden, soweit diese den Steuerfreibetrag überschreiten. Arbeitnehmer sparen jedoch darüber hinaus Lohnsteuer durch die zusätzliche Gewährung des  Arbeitnehmerpauschbetrag gem. § 9a EStG in Höhe von 1.230 € (2022: 1.200 €, bis 2021: 1.000 €) (vergl. LSTR 3.26 Abs. 9), soweit dieser nicht bereits bei anderen Beschäftigungsverhältnissen verbraucht ist. Bei normalen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen bleiben damit maximal 4.000 € (3.000 € + 1.230 €) steuerfrei. Werbungskosten können in diesen Fällen nur geltend gemacht werden, soweit diese dann 4.230 € übersteigen.

Beispiel Arbeitnehmer:
Rentner, arbeitet auf ELStAM für eine Schule zur Betreuung von Schülern. Er erhält hierfür monatlich 300 € netto. Alle sonstige Bedingungen gem. § 3 Nr. 26 EStG sind erfüllt.

Jahresbetrag: 12 x 300 = 3.600 €
Steuer- und Sozialversicherungsfrei gem. § 3 Nr. 26 EStG = 3.000 €
Arbeitnehmerpauschbetrag gem. § 9a EStG = max. 1.230 €
Das gesamte Zusatzeinkommen in Höhe von 3.600 € bleibt somit steuerfrei.

Selbständige, beispielsweise ein freiberuflicher Dozent an einer Volkshochschule, können ihre Werbungskosten ebenso nur geltend machen, soweit diese den Freibetrag übersteigen. Werbungskosten wirken sich bis zur Höhe des Freibetrages damit nicht steuerlich aus.

Beim 450-€-Job und beim Überleiterfreibetrag geht es um die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit beim Empfänger als Arbeitnehmer! Es sollten jedoch auch andere Einkommensgrenzen, die beim Zahlungsempfänger zu finanziellen Nachteilen führen können, nicht außer Acht lassen:

Die Hinzuverdienstgrenzen für Rentner
Die allgemeine Hinzuverdienstgrenze bei Vollrenten (vorgezogene Altersrenten, E/U-Renten etc.) beträgt 1/7 der monatlichen Bezugsgröße. Dies sind ab dem 01.10.2022 520 €.

Bei Erwerbsunfähigkeitsrenten stellt sich bei Überschreiten der Hinzuverdienstgrenze von 520 € die Frage nach der Erwerbsunfähigkeit und es kann ggf. nur noch eine Teilerwerbsunfähigkeitsrente gewährt werden. Hier sollte die tatsächliche Hinzuverdienstgrenze im Vorfeld beim Rententräger erfragt werden.

5.    Nachweise / Aufzeichnungspflichten zur Problemvermeidung und steuerlichen Anerkennung

Zur Vermeidung von Problemen bei späteren steuerlichen Prüfungen sollten über die genannten Prüffelder hinaus folgende schriftliche Nachweise geführt werden:

Vereinbarung über die konkret zu erbringende Leistung des Zahlungsempfängers. Dies durch eine Beschreibung der Tätigkeit die natürlich die begünstigten Voraussetzungen gem. Ziffer 1 und 2 erfüllen müssen. Aus der Beschreibung sollte zweifelsfrei  erkennbar sein, dass es sich um eine nebenberuflich Tätigkeit als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer, Künstler oder als Betreuer/Pfleger alter, kranker oder behinderter Menschen handelt.

Der zeitliche Umfang der Tätigkeit sollte konkret bestimmt werden.

Die Vereinbarung sollte die Leistungsverpflichtung und die Zahlungsverpflichtung konkret und vor dem Erbringen der Leistung bestimmen.

Die tatsächlich Durchführung der Leistung sollte an Hand von Dokumenten oder Stundennachweisen belegt werden können.

Der Auszahlungsbeleg sollte folgende Informationen enthalten:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
2. Kurzinfo zur erbrachten Leistung (Vortragsarbeit, Trainer, Betreuer etc.)
3. Zeitraum der Leistungserbringung (Datum / Uhrzeit / Stunden)
4. Höhe der erhaltenen Aufwandsentschädigung
5. Bestätigung, dass der Übungsleiterpauschbetrag nach § 3 Nr. 26 EStG in Höhe von 3.000 € im lfd. Jahr, inklusiv der hier erhaltenen Zahlung noch nicht überschritten wurde.
6. Datum und Unterschrift vom Zahlungsempfänger
7. Unverbindliches Muster für eine Quittung/Bestätigung

6. Umsatzsteuer und steuerfreie Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 26 ESt
Bei umsatzsteuerpflichtige Selbstständigen unterliegen dem Grunde nach alle Umsätze der Regelbesteuerung, soweit diese nicht ausdrücklich von der Umsatzsteuer befreit sind. Die Aufwandsentschädigungen die ehrenamtliche Tätige für ihre Tätigkeit bei gemeinnützigen Einrichtungen erhalten können nach § 4 Nr. 26b UStG steuerfrei sein. Dies ist der Fall, wenn das Entgelt für diese Tätigkeit nur in Auslagenersatz und einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnis besteht. Nach dem Schreiben des BMF vom 27.3.2013 (vorher 2.1.2012) ist eine Entschädigung bis zu einer Höhe von 50 € je Tätigkeitsstunde regelmäßig als angemessen anzusehen, sofern die gesamten ehrenamtlichen Tätigkeiten 17.500 € im Jahr nicht übersteigen. Eine pauschale Vergütung führ jedoch nicht zu Anwendung der Befreiungsvorschrift nach § 4 Nr. 26b UStG. Aus Vereinfachungsgründen bleiben jedoch Aufwandsentschädigungen bis zur Höhe des Freibetrages nach § 3 Nr. 26 EStG (3.000 €) umsatzsteuerfrei. Siehe hierzu BMF Schreiben vom 27.3.2013.

Link: Vereinsknowhow- Info der OFD-Frankfurt zur Anwendung des Übungsleiterfreibetrages

B. Ehrenamtspauschale gem. § 3 Nr. 26a EStG:

Im Rahmen der Neuregelung nach dem „Gesetz zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements“ erfolgte die Einführung eines des Freibetrages gemäß § 3 Nr. 26a EStG in Höhe von aktuell 840 €.

Für diesen zweiten Freibetrag gelten im Wesentlichen die gleichen Bedingungen und Handlungsempfehlungen wie für die beschriebene Übungsleiterpauschale bzw. den Freibetrag gem. § 3 Nr. 26 EStG in Höhe von 3.000 €. Allerdings kommt es hier nicht mehr auf die Art Tätigkeit an. Die Tätigkeit muss zwar weiterhin nebenberuflich ausführt werden, aber es spielt keine Rolle ob das Vereinsheim gereinigt wird oder Buchhaltungsarbeiten erledigt werden. Auch hier handelt sich um einen Jahresbetrag der von jedem Bürger nur einmal in Anspruch genommen werden kann. Ziel des Gesetzgebers war es die Möglichkeit für gemeinnützige Einrichtungen zu schaffen, Personen für eine beliebige nebenberufliche Tätigkeit gegen eine geringe pauschale Aufwandsentschädigung ohne steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen zu beschäftigen. Der Freibetrag kann in Anspruch genommen werden, wenn für die gleiche Tätigkeit kein Anspruch auf den Übungsleiterpauschbetrag besteht. Es können damit beide Beträge nur nebeneinander in Anspruch genommen werden, soweit es sich um verschiedene Tätigkeiten für die gleiche oder eine andere Organisation handelt.

Von dieser Regelung können alle Helfer gemeinnütziger Organisationen profitieren. Es spricht auch nichts dagegen, wenn Helfer 840 € für Ihre Vereinstätigkeit vereinnahmen und diese anschließend wieder – gegen Spendenquittung – an den Verein spenden. Voraussetzung ist, dass ein Anspruch des Leistungsempfängers auf diese Leistung besteht. D.h. eine konkrete Vereinbarung oder ein Beschluss vorliegt, dass für diese Tätigkeiten dem Mitglied ein Betrag von …. zu gewähren ist. Wenn dann das Mitglied auf die Auszahlung verzichtet und dem Verein somit den „Anspruch auf Geldzahlung“ spendet, ist dies gegen Spendenquittung möglich. Wir empfehlen allerdings die Aufwandsentschädigung an das Mitglied auszahlen und es dann dem Mitglied zu überlassen wie und in welcher Form eine Spende an den Verein erteilt wird.

Problemfeld: Zahlung der Ehrenamtspauschale an Vorstandsmitglieder
Nach § 27 Abs. 2 Satz 2 BGB sind Vorstandsmitglieder eines Vereins unentgeltlich tätig (Ehrenamtsstärkungsgesetz vom 1. 3.2013). Hiervon kann gem. § 40 Satz 1 BGB hiervon durch eine entsprechende Satzungsregelung abgewichen werden.

Tatsächlich ist in Satzungen der gemeinnützigen Vereine meist eine Regelung zu finden, die die Ausübung der Vorstandstätigkeit im Ehrenamt und damit unentgeltlich vorsieht.

Eine Aufwandsentschädigung ist kein Auslagenersatz, sondern eine Entschädigung für die aufgewendete Zeit des zu Entschädigenden. Sie steht damit einer ehrenamtlichen Tätigkeit entgegen. Ein Vorstand der eine Aufwandsentschädigung erhält ist nicht mehr unentgeltlich tätig.

Die Gewährung einer Aufwandsentschädigung an Vorstandsmitglieder eines gemeinnützigen Vereins verstößt damit u.U. gegen gesetzliche und satzungsmäßige Regelungen und kann damit u.a. den Verlust der Gemeinnützigkeit zur Folge haben.

Nach dem Gemeinnützigkeitsrecht (Sicht der Finanzverwaltung) ist – zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung an Vorstandsmitglieder – bereits aktuell eine entsprechende Satzungsregelung zwingend erforderlich.

Problemfeld: Haftungsbegrenzung
Die Haftungsbegrenzung für ehrenamtlich tätige Mitglieder und Vorstandsmitglieder eines Vereines gem. § 31a BGB wirkt auch soweit die Vergütung die Ehrenamtspauschale gem. § 3 Nr. 26a EStG in Höhe von aktuell 840 € nicht übersteigt.

Problemfeld: Umsatzsteuer
Gem. § 4 Nummer 26 Buchstabe b Umsatzsteuergesetz (UStG) sind die Umsätze für eine ehrenamtliche Tätigkeit und den dort bestimmten Regelungen umsatzsteuerfrei. Zur Rechtssicherheit ab wann aus einer ehrenamtlichen eine nicht mehr ehrenamtliche Tätigkeit wird, hat der BMF (Bundesfinanzministerium) mit Schreiben (IV D 3 – S 7185/09/10001-04) vom 27. 3.2013 Stellung genommen.

Handlungsempfehlung für gemeinnützige Vereine:
Die Möglichkeit der Zahlung einer Aufwandsentschädigung in Höhe des Ehrenamtspauschbetrages von zur Zeit max. 840 € sollten satzungsgemäß eingeräumt werden.

Denkbare Formulierung in der Satzung:

 „Der Vorstand übt seine Tätigkeit grundsätzlich im Ehrenamt aus. Er hat Anspruch auf Auslagenersatz. Die Mitgliederversammlung kann abweichend beschließen, dass der Vorstand oder einzelne Vorstandsmitglieder für die Erledigung von Vereinsaufgaben eine Aufwandsentschädigung in maximaler Höhe der Ehrenamtspauschale gem. § 3 Nr. 26a EStG (Einkommensteuergesetz) erhalten.“

Hier zum Download des Bundesfinanzministeriums zur Ehrenamtspauschale:

BMF-Schreiben v. 21.11.2014 – IV C 4 – S 2121/07/0010 :032 (Ehrenamtspauschale)

Die Bescheinigung/Quittung über den Erhalt der Vergütung sollte analog zu den Entwürfen für den Übungsleiterpauschbetrag erfolgen.

Hinweis für Tätigkeiten in Ländern innerhalb des EU/EWR-Raumes
Die Inlandsbeschränkungen für die Pauschbeträge gem. § 3 Nr. 26 und § 3  Nr. 26a EStG sind aufgehoben. Soweit alle sonstigen Bedingungen der Steuervergünstigung erfüllt sind, gelten die Regelungen auch für Tätigkeiten im EU/EWR Raum. 

Quellen:

§§ 3 Nr., 26, 3 Nr. 26a EStG
R 3.26 LStR 2008

BMF / Bundesfinanzministerium
2ESt-Kommentar Ludwig Schmidt, Beck München
Verfügung der Ofd Frankfurt am Main v. 26. 8.2008
“Der Verein” Prof. Gerhard Geckle, WRS-Verlag

aktualisiert: März 2023