Gesprächsgegenstand vieler Mandantengespräche ist immer wieder die steuerliche Behandlung der anfallenden Aufwendungen für Telekommunikationseinrichtungen. Konkret: Telefon, Handy und Internet. Nachfolgend einige grundsätzliche Regelungen hierzu:

Die Aufwendungen für private Telefonanschlüsse gehören zu den steuerlich nicht abzugsfähigen Ausgaben der privaten Lebensführung.

Soweit diese Telefonanschlüsse auch geschäftlich oder beruflich genutzt und die hierzu angefallenen Aufwendungen steuerlich geltend gemacht werden sollen, muss im Streitfall der Steuerpflichtige den Nachweis erbringen.

Nachweis:

Der beste Nachweis ist die Einzelgesprächsabrechnung der jeweiligen Telefongesellschaft. Hier sind die angewählten Telefonnummern, die Gesprächseinheiten und die Gesprächskosten einzeln aufgeführt. Die geschäftlich/beruflich veranlassten Verbindungen können hier kenntlich gemacht (markiert) und die Gesamtkosten hierfür ermittelt werden. Auch die Grundgebühren oder sonstigen Telefonaufwendungen können dann im Verhältnis der angefallenen Gebühren der Privatanrufe zu den Geschäftsanrufen aufgeteilt werden.

Schätzung:

Während die Aufteilung der Aufwendungen anhand des Einzelgesprächsnachweises zu keinerlei Konflikten mit der Finanzverwaltung führt, liegt bei einer Ermittlung der anteiligen Aufwendungen für geschäftliche/berufliche Telefonate im Wege einer Schätzung die Zustimmung im Ermessen der Finanzverwaltung. Auch die Schätzung sollte sachgerecht und aufgrund denkbarer und zum Teil nachweisbarer Erfahrungen erfolgen.

Hierzu einige Überlegungen:

• Die lfd. monatlichen Telefonaufwendungen müssen über dem Niveau eines üblichen – nur privat genutzten – Telefonanschlusses liegen. Regelmäßig akzeptiert die Finanzverwaltung nicht die Geltendmachung von angeblich betrieblichen Anteilen bei Telefonaufwendungen wenn die Gesamtrechnung weniger als 30 € je Monat beträgt.
• Auch eine manuell erstellte Liste über die angefallenen geschäftlichen/beruflichen Gespräche kann als Schätzungsgrundlage dienen. Die Schätzung muss nachvollziehbar sein und damit den allgemeinen Lebenserfahrungen ähnlicher Konstellationen entsprechen (Beispiel: Typische Berufsgruppen wie Lehrer etc., die in den Abendstunden erfahrungsgemäß von zu Hause auch beruflich telefonieren).
• Ohne Rechtsanspruch hat sich in der Praxis folgende pauschale Ermittlung beruflich/geschäftlich veranlasster Telefonkosten bewährt: Bemessungsgrundlage ist die Summe der mtl. Telefonkosten aller privaten Anschlüsse von denen auch beruflich/geschäftlich telefoniert wird (Festnetz + Handy).
• für die ersten 130 € der monatlichen Telefonrechnung beträgt der berufliche Nutzungsanteil 20 %
• für den darüber hinausgehenden Betrag bis zum Betrag von 230 € beträgt der berufliche Nutzungsanteil 40 %
• der 230 € übersteigende Betrag ist in voller Höhe als beruflich veranlasst zu betrachten.

Beispiel: Telefonrechnung Monat Mai über 250 €

20 % von 130 €                        =         26 €

40 % von 100 € (130 – 230)      =        40 €

100 % von 20 € (250 € – 230 €)   =       20 €

In diesem Fall beträgt der berufliche/geschäftliche Anteil 86 €

Bei Arbeitnehmern kann auch auf Erfahrungswerte für bestimmte Berufsgruppen (Lehrer, Ärzte, Berufsgruppen mit Abendtätigkeiten bzw. Erreichbarkeitsverpflichtung) zurückgegriffen werden. Hier werden von der Finanzverwaltung Beträge bis zu 20 € je Monat – ohne Rechtsanspruch – akzeptiert.

2. Geschäftlicher Telefonanschluss der auch privat genutzt wird

Die Aufwendungen für geschäftliche Telefonanschlüsse gehören zu den steuerlich abzugsfähigen Betriebsausgaben.

Soweit diese Telefonanschlüsse auch privat vom Einzelunternehmer/Selbständigen genutzt werden, sind die Aufwendungen für die private Nutzung zu ermitteln und als Nutzungsentnahme/Eigenverbrauch zu versteuern (Umsatzsteuer und Einkommensteuer).

Soweit kein sonstiger privater Telefonanschluss vorhanden ist und sich der Geschäftsanschluss auch im Wohnbereich des Einzelunternehmers/Selbständigen befindet (Beispiel: Nebenstelle, Handy etc.), ist davon auszugehen, dass dieser Anschluss auch privat genutzt wird. Soweit keine Einzelgesprächsabrechnung vorliegt, akzeptiert die Finanzverwaltung in der Regel eine Schätzung in Höhe der üblichen Aufwendungen eines ähnlichen Privathaushaltes. Der unterste Wert für den Ansatz der privat veranlassten Aufwendungen liegt hier erfahrungsgemäß bei 25,50 € je Monat bzw. 306 € im Jahr. 

3. Geschäftlicher Telefonanschluss einer Kapitalgesellschaft, der auch von dem angestellten Gesellschafter/Geschäftsführer privat genutzt wird

Die private Nutzung eines Telefonanschlusses durch einen Arbeitnehmer des Unternehmens ist gem. § 3 Nr. 45 EStG (BFH 21.6.2006, XI R 50/05) einkommensteuerlich steuerfrei und wird umsatzsteuerlich in der Praxis nicht aufgegriffen. Dies gilt auch für die Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und sonstiger Telekommunikationsgeräte wie Internetanschlüsse u.ä. Diese Regelungen gelten für alle Arbeitnehmer, somit auch für den angestellten Gesellschafter des Unternehmens. 

4. Tipps zur Fehlervermeidung und steueroptimalen Gestaltung:

• Einzelunternehmer, Freiberufler und sonstige Selbständige sollten sich grundsätzlich für einen betrieblichen Telefonanschluss entscheiden. Dies bedeutet, dass der Vertrag mit der Telekommunikationsgesellschaft auf die Firma des Unternehmens lautet (Beispiel: Gerd Schubert, Konditorei) und auch als Firmenanschluss im Vertrag deklariert wurde. Lässt sich dies auf Grund vorhandener  Namensgleichheit zwischen Firma und Privatperson nicht exakt klären, so kann der Unternehmer bei einer mindestens 10%igen beruflichen Nutzung des Telefonanschlusses diesen als betrieblichen Anschluss behandeln.
• Zur Vermeidung der Schätzung und Besteuerung des privaten Anteils der Nutzung des Geschäftstelefones ist bei hohem privatem Telefonaufwand die Installation eines zusätzlichen reinen Privatanschlusses zu empfehlen. Insoweit kann dann unterstellt werden, dass die privaten Telefonate vom privaten Anschluss und die geschäftlichen Telefonate vom geschäftlichen Anschluss geführt werden. 
• In der Praxis kommt es von Fall zu Fall vor, dass angeblich beruflich genutzte Handys oder sonstige Telefonanschlüsse auf eine Dritte Person, zum Beispiel der Lebensgefährtin, angemeldet sind. Hier ist ein steuerlicher Abzug der Aufwendungen nicht möglich, da dem Steuerpflichtigen hier keine Aufwendungen entstanden sind. Selbst wenn der Nachweis erfolgt, dass die Telefonkosten selbst getragen wurden, ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich, da keine ordnungsgemäße – auf den Unternehmer ausgestellte – Rechnung vorliegt.