Was sind Bewirtungsaufwendungen?
Bewirtungsaufwendungen sind im Wesentlichen Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstiger Genussmittel. Bewirtungsaufwendungen im steuerlichen Sinne liegen vor, wenn Personen verköstigt werden und hierbei die Darreichung von Speisen und Getränken im Vordergrund steht. Es geht um ein Essen. Die Arbeit wird unterbrochen oder es wird sich speziell zu diesem Essenstermin verabredet. Typische Annehmlichkeiten und Gesten der Höflichkeit wie die Verköstigung mit Getränken oder Gebäck anlässlich eines Besprechungstermins d.h. in Arbeitsausübung etc. zählen nicht hierzu.

Zu den Bewirtungsaufwendungen gehören alle Aufwendungen, die zwangsläufig mit der Bewirtung anfallen und im Verhältnis zur Hauptsache eine untergeordnete Rolle spielen. Dies sind neben der Rechnung des Restaurants beispielsweise Trinkgelder, Garderoben- oder Parkgebühren.

Sind Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähig?
Bewirtungsaufwendungen können als Betriebsausgabe oder Werbungskosten steuermindernd in voller Höhe, zu 70% oder überhaupt nicht berücksichtigt werden. Es kommt auf die betriebliche / geschäftliche Veranlassung an. Der Gesetzgeber teilt Bewirtungsaufwendungen in  Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass und rein betrieblich bedingte Bewirtungsaufwendungen auf.

Privat veranlasste Bewirtungskosten sind weder Betriebsausgaben noch Werbungskosten.

In welchen Fällen ist eine 100%ige Berücksichtigung von Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten möglich?
Betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen von Mitarbeitern anlässlich von Schulungsveranstaltungen oder sonstigen betrieblichen Veranstaltungen sind uneingeschränkt als Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Bei Schulungsveranstaltung / Vorträgen etc. gilt dies auch bei der Teilnahme von Nichtarbeitnehmern, soweit diese den Bewirtungsanteil zusätzlich zur Schulungsgebühr bezahlt haben (vergl. R 4.10 EStR).

Ebenso uneingeschränkt abzugsfähig ist auch die Verköstigung durch einen Herstellungsbetrieb oder Händler anlässlich einer Verkaufsveranstaltung. In diesen Fällen steht der Verkauf der Produkte im Vordergrund (Beispiel: Weinpräsentation u.a.).

Hinweis: Arbeitnehmerbewirtung = Arbeitslohn?
Für den bewirteten Arbeitnehmer könnte es sich bei dem Bewirtungsaufwand um einen lohnsteuerpflichtigen Sachbezug handeln (§19 Abs. 1 Nr. 1, §8 Abs. 2 EStG).  Werden jedoch Personen bewirtet, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zumindest angebahnt werden sollen, und nehmen an solchen Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass auch Arbeitnehmer des eigenen Unternehmens teil, so handelt sich hierbei nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR, R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR). Auch die Teilnahme von Arbeitnehmern an Bewirtungen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, wie beispielsweise bei Betriebsbesichtigungen, ist geschäftlich veranlasst (R 4.10 Abs. 6 Satz 3 EStR) und führt nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Eine Bewirtung von Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, zum Beispiel während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes gilt nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn, sofern sie den Wert von 60 € pro Arbeitnehmer nicht überschreitet (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR, R 19.6 Abs. 2 Satz 2 LStR). Auch hier ist vom tatsächlichen Wert der Mahlzeit einschließlich Umsatzsteuer auszugehen. Soll diese Bewirtung der Arbeitnehmer in einer Gaststätte erfolgen, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn der außergewöhnliche Arbeitseinsatz oder die außergewöhnliche betriebliche Besprechung für den Gaststättenbesuch lediglich unterbrochen wird. Die Teilnahme und damit auch die Bewirtung bei einer üblichen Betriebsveranstaltung führt nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, wenn nicht mehr als zwei solche Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden und die Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung insgesamt 110 € (einschließlich Umsatzsteuer) je teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR, R 19.5 Abs. 4 und Abs. 5 LStR, § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG, 2015: § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Betriebsveranstaltungen sind ebenfalls Pensionärstreffen für alle im Ruhestand befindlichen ehemaligen Arbeitnehmer eines Betriebes und Feiern anlässlich besonderer (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50- oder 60-jähriger) Arbeitnehmerjubiläen mehrerer Mitarbeiter. Diese Veranstaltungen werden gesondert gezählt.

In welchen Fällen ist eine 70%ige Berücksichtigung von Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten möglich?
Sind die Bewirtungsaufwendungen nicht rein betrieblich (Bewirtung von Arbeitnehmern), aber geschäftlich veranlasst (Bewirtung von Dritten wie Kunden etc.), so ist eine Berücksichtigung der Aufwendungen in Höhe von 70% möglich, soweit diese Aufwendungen angemessen und verkehrsüblich sind. Der Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer bleibt hiervon unberührt. Typischer Fall ist beispielsweise das Essen eines Unternehmers mit einem Kunden, Lieferanten oder Berater. Bei einem gemeinsamen Essen werden geschäftliche Dinge besprochen und die Einladung soll Dank oder Ausdruck der guten Geschäftsbeziehung sein. Derartige Einladungen können auch zur Anbahnung neuer Geschäftsbeziehungen oder zur Kontaktpflege mit Referenzen oder anlässlich einer gezielten Öffentlichkeitsarbeit erfolgen. Auch die Bewirtung von Besuchern eines Betriebes im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit ist geschäftlich veranlasst.

Zu den „Nichtarbeitnehmern“ zählen auch freie Mitarbeiter wie Handelsvertreter oder die Arbeitnehmer von anderen Konzerngesellschaften die jedoch nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind.

Übersteigen die Bewirtungsaufwendungen den allgemein verkehrsüblichen Rahmen (Beispiel: Besuch eines Clubs im Rotlichtmilieu), so ist der übersteigende Betrag weder als Werbungskosten noch als Betriebsausgaben zu berücksichtigen.

Die 70%ige Abzugsbeschränkung gilt bei einer Bewirtung aus geschäftlichem Anlass auch für den Teil der Bewirtungsaufwendungen, der auf den bewirtenden Unternehmer und ggf. seine Arbeitnehmer entfällt.

Hinweis zur Angemessenheit: Bewirtungsaufwendungen können nur berücksichtigt werden soweit sie angemessen sind. Hier kommt es auf die Üblichkeit im branchentypischen Geschäftsverkehr und die Höhe des Umsatzes und Ertrages des Unternehmers im Verhältnis zum Bewirtungsaufwand an.

In welchen Fällen sind Bewirtungskosten weder Betriebsausgaben noch Werbungskosten?

Aufwendungen für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass in der Wohnung des Steuerpflichtigen sind grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Keine steuerliche Berücksichtigung finden Bewirtungsaufwendungen, die nicht unwesentlich (mehr als 10 %) privat veranlasst sind. Hierbei kann es sich um Geburtstagsveranstaltungen des Unternehmers, eines leitenden Arbeitnehmers oder einer Jubiläumsveranstaltung oder ähnliches handeln. Die steuermindernde Berücksichtigung wird versagt,  wenn beispielsweise die Pflege der persönlichen privaten Beziehungen zu den Berufskollegen im Vordergrund steht. Dies auch unbeschadet dessen, dass der Gastgeber sich aufgrund seiner beruflichen Stellung zur Bewirtung verpflichtet fühlt. Hier kommt es auf den konkreten Einzelfall an (Vergl. BFH – Rechtsprechung hierzu).

Sonderfälle: Sonderfälle, die individuell zu betrachten sind, sind Bewirtungsaufwendungen von Unternehmern oder auch Arbeitnehmern, die aus persönlichem Anlass wie einem runden Geburtstag, einem Dienstjubiläum oder anderen Gründen erfolgen. Hier kommt es im Einzelfall auf den Ort der Veranstaltung (Im Unternehmen oder Privathaus), die Gästeliste (Wer lädt ein?, Nur betriebliche Kunden?) oder sonstige Kriterien an, die einen objektiven Maßstab zur Überprüfung der wesentlichen betrieblichen Veranlassung oder einer plausiblen Kostenaufteilung zwischen betrieblichen und privaten Aufwand ermöglichen (Siehe auch BFH VI R 52/03 v. 11.1.2007).

Welche Nachweise sind zur Berücksichtigung als Betriebsausgaben / Werbungskosten zu führen:

Die Bewirtungsaufwendungen sind zu belegen. Es kann ein Bewirtungsbeleg nach amtlichen Muster erstellt werden. Bei Bewirtung in Gaststätten reichen der maschinelle Ausdruck (ordentliche Rechnung) und die dann anzubringenden ergänzenden Hinweise auf der Rückseite oder einem Beiblatt.

Anforderungen an den Bewirtungsbeleg bei Gaststätten:

1.   Maschinell erstellte registrierte Rechnung der Gaststätte:

• Ordentliche Rechnung mit Angabe der Anschrift der Gaststätte, Datum, Steuer-Nr., Rechnungs-Nr., Menge und Ware, Umsatzsteuer etc.
• Ab einem Rechnungsbetrag von über 250 € ist bei Vorsteuerabzugsberechtigung des Gastgebers die Umsatzsteuer gesondert auszuweisen und der Rechnungsempfänger mit vollständiger Anschrift anzugeben. Die Anschrift ist vom Rechnungsaussteller, dem Gastwirt, einzutragen und nicht durch den Gastgeber.

2.   Zusätzliche Angaben durch den Steuerpflichtigen auf dem Rechnungsbeleg oder angehefteten Zusatzbeleg:

• Namen der Teilnehmer inkl. Gastgeber (Weder Rechtsanwälte noch Journalisten können sich hier auf die „Schweigepflicht“ berufen).
• Anlass der Bewirtung – plausibler Bezug zu einem geschäftlichen Anlass! Der Hinweis „Arbeitsessen“ etc. reicht nicht aus.
• Tag der Bewirtung
• Höhe der Aufwendung (inkl. Trinkgeld)

Diese Angaben dürfen nicht im Rahmen einer Betriebsprüfung nachgeholt werden.

Für die Anerkennung von Bewirtungsbelegen gelten strenge Richtlinien. Nur wenn der Bewirtungsbeleg allen gesetzlichen Anforderungen genügt, kann er bei einer Steuerprüfung nicht aus formalen Gründen beanstandet werden. Bewirtungsbelege werden von den Steuerprüfern anlässlich einer Betriebsprüfung grundsätzlich geprüft und bei Mängeln wird der steuerliche Gewinn um die vorher als Betriebsausgaben verbuchten Kosten erhöht.

Besondere Aufzeichnungspflichten

Für Bewirtungskosten gelten gem. § 4 Abs. 7 EStG besondere Aufzeichnungspflichten. Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zeitnah zu verbuchen. Dies erfolgt bei buchführungspflichtigen Unternehmern durch die Verbuchung auf einem eigenen Konto. Bei nichtbuchführungspflichtigen Unternehmern und sonstigen Steuerpflichtigen (Arbeitnehmer, Vermietung und Verpachtung u.a.) erfolgen die Aufzeichnungen und die Belegablage separat von den übrigen Betriebsausgaben oder Werbungskosten in einer Aufstellung (Anlage zur Gewinnermittlung/Steuer­erklärung) und werden in der Einnahmenüberschussrechnung auch getrennt von den übrigen Betriebsausgaben/Werbungskosten ausgewiesen.

Eine zeitnahe Verbuchung der Bewirtungskosten bei einem buchführungspflichtigen Unternehmer ist nach den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ anzunehmen, wenn der Beleg zehn Tage nach dem Aufwand in der Buchhaltung erfasst wurde. Damit will der Gesetzgeber verhindern, dass Bewirtungskosten zur Ergebnisveränderung im Rahmen der Buchhaltung/Abschluss­erstellung nachgeschoben werden.

Liegen gesonderte Aufzeichnungen der Bewirtungskosten nicht vor, so führt dies selbst dann zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs von Bewirtungskosten, wenn die Bewirtung beruflich veranlasst gewesen sein sollte (BFH, Urt. v. 13.05.2004 – IV R 47/02, BFH/NV 2004, 1402). Bewirtungsbelege werden von den Steuerprüfern anlässlich einer Betriebsprüfung grundsätzlich geprüft und bei Mängeln wird der steuerliche Gewinn um die vorher als Betriebsausgaben verbuchten Kosten erhöht.

Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten
Unternehmer, die der umsatzsteuerlichen Regelbesteuerung unterliegen, können auch bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass die auf den Bewirtungsbelegen ausgewiesene Umsatzsteuer in voller Höhe (ohne Kürzung auf 70 %) als Vorsteuer geltend machen (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Ab einem Rechnungsbetrag von über 250 €  ist bei Vorsteuerabzugsberechtigung des Gastgebers die Umsatzsteuer gesondert auszuweisen und der Rechnungsempfänger mit vollständiger Anschrift anzugeben. Die Anschrift ist vom Rechnungsaussteller, dem Gastwirt, einzutragen und nicht durch den Gastgeber. Zum Nachweis sollte der Gastwirt oder ein Mitarbeiter diesen Beleg unterzeichnen.

In welchen Fällen können Arbeitnehmer Bewirtungskosten als Werbungskosten geltend machen?
Arbeitnehmer, insbesondere Außendienstmitarbeiter, können ebenfalls Bewirtungsaufwendungen steuermindernd als Werbungskosten (70 %) geltend machen, soweit der berufliche Anlass und die Angemessenheit belegt wird. Im Übrigen gelten die gleichen Vorschriften wie hier zu den geschäftlich veranlassten Bewirtungsaufwendungen dargelegt.

Quellen:

§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG
§ 4 Abs. 7 EStG
§ 15 Abs. 1a UStG
R 4.10 Abs. 5–9 EStR
BMF-Schreiben v. 21.11.1994, BStBl I, 855

Stand Januar 2024