Die E – Rechnung kommt
Mit der Zustimmung des Bundesrates vom 22. März 2024 zum Wachstumschancengesetz ist es beschlossen: Für Rechnungen zwischen Unternehmen wird bereits vom 1. Januar 2025 an grundsätzlich die Form einer E-Rechnung obligatorisch. Das Gesetz sieht Übergangsfristen bis 2027 vor. Der Empfang von E-Rechnungen muss aber ab dem ersten Tag möglich sein.
Konkret bedeutet dies, dass ab dem 1. Januar 2025 Unternehmen, Rechnungen an Geschäftskunden ausschließlich in elektronischer Form ausstellen sollen. Bis Januar 2027 dürfen in Ausnahmefällen noch Papierrechnungen versendet werden. Andere Formate wie PDF dürfen nur mit Einwilligung des Empfängers versendet werden. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, insbesondere Betrug im Bereich der Umsatzsteuer zu bekämpfen. Des Weiteren ist geplant, zu einem späteren Zeitpunkt ein elektronisches Meldesystem einzuführen, über das Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gesendet werden können.
Ab dem 1.1.2028 müssen aber alle Unternehmen Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung versenden.
Es gilt zu beachten, dass ein PDF keine E-Rechnung ist. Eine E-Rechnung darf also nicht mit einer Rechnung im PDF-Format oder einem Foto der Rechnung verwechselt werden, welche z.B. per E-Mail versendet wird.
Elektronische Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind. Die E-Rechnung ist danach ein reiner unveränderbarer Datensatz zur maschinellen Verarbeitung oder ein maschinell lesbarer Datensatz mit unveränderbarer Bildkopie der Rechnung. Derzeit gültige Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung erfüllen bereits diese Norm. Da es sich um einen europäischen Standard handelt, gibt es aber in jedem Mitgliedsstaat darauf basierende E-Rechnungsformate.
Die Einführung der E – Rechnung ist für die Unternehmen eine große Herausforderung. Es müssen die Prozesse bei Erhalt von Eingangsrechnungen und bei dem Versand von Ausgangsrechnungen angepasst werden. Neben einer Software für den Versand ist ein Softwaremodul für den Eingang von Rechnungen sowie die Archivierung der Ein- und Ausgangsrechnungen anzuschaffen oder neu zu programmieren, falls Module schon vorhanden sind. Zudem sind die Mitarbeiter in den neuen Abläufen zu schulen. Je strukturierter die Einführung der E-Rechnung angegangen wird, desto besser wird die Einführung gelingen. Es sollte daher ein Meilensteinplan erstellt werden. Zuerst ist der Istzustand der internen Abläufe und Prozesse zu ermitteln, dann sollten Verantwortlichkeiten verteilt und Vorgaben zur notwendigen Anpassung der Abläufe und Prozesse erfolgen. Wichtig ist hier auch eine enge Zusammenarbeit mit den Kunden und Lieferanten.
Durch die Rechnung kommt zunächst ein weiterer Verwaltungsaufwand auf die Unternehmen zu, der in Zukunft aber auch Abläufe beschleunigen kann. Im Ergebnis wird die E-Rechnung zu einer stärkeren Transparenz der Unternehmen und der Wirtschaft für die Verwaltung führen. Wie auch bei anderen Änderungen z.B. bei den Richtlinien zu elektronischen Kassensystemen müssen die Unternehmen das Thema mit großer Sorgfalt behandeln, um nicht böse Überraschungen zu erleben.
DATEV-Leitfaden: „So gelingt die Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen“
Stefan Lorenz
Dipl. Volkswirt
Wirtschaftsprüfer