Aufwendungen für Fachliteratur und sonstige Werbungskosten richtig geltend machen

Aufwendungen für beruflich erforderliche Fachliteratur können als Betriebsausgaben oder Werbungkosten steuermindernd geltend gemacht werden. Die berufliche/betriebliche Veranlassung ist nachzuweisen. Als Nachweis dient der Ausgabenbeleg mit der genauen Bezeichnung der Literatur und einem Hinweis auf den beruflichen Zweck der Ausgabe. Eine Quittung mit der Bezeichnung „Fachliteratur“ oder nur der Angabe des Buchtitels reicht nicht. Weder aus der allgemeinen Bezeichnung „Fachliteratur“ noch aus einem konkreten Buchtitel kann in der Regel die berufliche Veranlassung abgeleitet werden.

Lehrer sollten hier beispielsweise das Unterrichtsfach und den Unterrichtszweck angeben. Relativ einfach ist dies bei unstreitig fachbezogenen Themen, wie einem Handbuch zur Programmierung oder einem schulischen Lehrbuch der Mathematik. Zu Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung führen so genannte „gemischt genutzte Aufwendungen“. Hierbei handelt es sich um Aufwendungen für Fachliteratur oder sonstige Arbeitsmittel, die vermuten lassen, dass auch ein nicht unerheblicher privater Nutzen besteht. Zum Beispiel bei einem Abonnement einer Tageszeitung oder die Anschaffung eines Buches das sowohl für konkrete Unterrichtszwecke geeignet ist, aber auch üblicherweise aus privaten Gründen erworben wird.

Spielt die berufliche/betriebliche Veranlassung der Aufwendungen (Arbeitsmittel, Reisekosten etc.) nur eine unwesentliche Rolle (weniger als 10 %), bleiben sie steuerlich unberücksichtigt. Sind die Aufwendungen jedoch in nicht unbedeutendem Umfange beruflich/betrieblich veranlasst, kann eine Aufteilung zwischen privaten und beruflichen Aufwendungen nach plausiblen, beleg- und nachvollziehbaren Kriterien vorgenommen werden.

Dies gilt nach der Rechtsprechung des BFH auch für den heimischen PC, für Telefonkosten, die Kosten einer Haushaltshilfe und andere gemischt veranlasste Aufwendungen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat hierzu am 06.07.2010 ein klärendes Schreiben (IV C 3 – S 2227/07/10003:002) verfasst. Bei der Prüfung sollte strikt auf die Veranlassung der Aufwendungen abgestellt werden.
Sind die Aufwendungen dem Grunde nach beruflich veranlasst, kommt ein vollständiger steuerlicher Abzug oder zumindest eine teilweise Berücksichtigung in Frage. Hängt ein Steuerpflichtiger an eine geschäftliche USA-Reise (z.B. Besuch einer Messe) aus Zweckmäßigkeitsgründen eine fünftägige Privatreise an, so ist die Reise ursächlich beruflich veranlasst. Das heißt, die Flugkosten sind steuerlich abzugsfähig. Bei den Übernachtungskosten und sonstigen Aufwendungen ist eine Aufteilung nach den Tagen der geschäftlichen Aktivität und der privaten Aktivität unkompliziert möglich. Nicht steuerlich abzugsfähig bleiben jedoch Repräsentationsaufwendungen, die zwar der Förderung und dem gesellschaftlichen Stand des Berufs dienen, aber im Wesentlichen mit dem persönlichen Ansehen des Steuerpflichtigen im Zusammenhang stehen.

Zur steuerlichen Abzugsfähigkeit von Fachliteratur entschied der Bundesfinanzhof (BFH Urteil v. 20. 5.2010 – VI R 53/09) erneut, dass auch eine nicht unerhebliche private Nutzung eines Arbeitsmittels den steuermindernden Abzug nicht grundsätzlich ausschließt. Vielmehr hat das Finanzamt für jedes einzelne Buch zu prüfen, wozu das Buch (Fachliteratur) verwendet werden sollte. Ob es dann tatsächlich zu der angedachten beruflichen Verwendung gekommen ist, spielt für die Beurteilung der beruflichen Veranlassung keine Rolle. So kann beispielsweise ein Steuerberater zur Aktualisierung seiner beruflich notwendigen Kenntnisse über die wirtschaftlichen Aktivitäten seiner Mandanten, steuerliche Änderungen und der allgemeinen wirtschaftlichen Entwicklung veranlasst sein, gleich mehrere Tageszeitungen zu abonnieren (Beispiel: 1 x regional und 1 x überregional).

Die Veranlassung ist hier unstreitig beruflich, auch wenn das Lesen der Zeitung einen nicht unerheblichen privaten Nutzen bewirkt. Der Tenor dieser Rechtsprechung ist auch gut auf andere Arbeitsmittel übertragbar. Im Rahmen der Einkommensteuererklärung sollten die Aufwendungen für Arbeitsmittel unter diesem Gesichtspunkt genau geprüft werden.