Fahrtenbuch

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Fahrtenbuch: So zeichnen Sie Dienstwagenfahrten finanzamtssicher auf
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Mehrere hundert Euro Steuern können Dienstwagenfahrer mit einem Fahrtenbuch sparen. Allerdings werden Fahrtenbücher vom Finanzamt streng geprüft. Hier erfahren Sie, was Sie tun müssen, damit Ihr Fahrtenbuch anerkannt wird.

Info-PDF: Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Lohnt es sich und wann wird es von der Finanzverwaltung anerkannt?

Bei Fahrzeugen, die überwiegend betrieblich oder beruflich genutzt werden, kann es erhebliche finanzielle Vorteile bringen, wenn ein Fahrtenbuch geführt wird. Um dies abzuprüfen, ist eine Vergleichsrechnung zwischen der 1-%-Regelung (soweit diese zulässig ist) und der Ermittlung der tatsächlichen Aufwendungen durchzuführen.

Beispiel:
Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung nach der 1-%-Regelung:
Bruttolistenneupreis Pkw:

35.000 Euro
jährlich zu versteuern nach der 1-%-Regelung: 12 x 350 Euro = 4.200 Euro  
Vergleichsrechnung:  
Fahrzeugkosten:
Abschreibung p.a. (sechs Jahre: 35.000 / 6 =)

5.833,00 Euro
Inspektionskosten p.a.

650,00 Euro
Benzin etc. bei 30.000 km p.a.

3.900,00 Euro
Gesamtkosten p.a.

10.383,00 Euro
je km:

0,35 Euro
   
bei 10.000 km privat = 33 % – privater Kostenanteil:

3.426,00 Euro
bei 15.000 km privat = 50 % – privater Kostenanteil:

5.192,00 Euro

Anhand dieser Beispielrechnung ist leicht zu erkennen, dass bei einer Privatnutzung von weniger als 40 % der Einzelkostennachweis günstiger ist. Steuern sparen kann man bei einer deutlich geringeren Privatnutzung.

Ein Beispiel hierzu:

bei 6.000 km privat = 20 % – privater Kostenanteil:          2.077 Euro

bei der 1-%-Regelung                                                   4.200 Euro

Minderung des zu versteuernden Einkommens um:         2.123 Euro

Steuervorteil bei einem Grenzsteuersatz von 35 %             743 Euro

Bei Arbeitnehmern oder sonstigen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten kann durch die Führung des Fahrtenbuchs nicht nur die Steuer (Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer), sondern auch die Sozialver­sicherung von rund 40 % (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) gespart werden. So könnte die Gesamtersparnis im vorliegenden Fall 75 % von 2.077 € = 1.557,75 € betragen.

Es lohnt sich damit nicht nur für Unternehmer und Selbständige, sondern auch für Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen nutzen, die Besteuerung der Privatnutzung regelmäßig zu überdenken.

An die Führung eines Fahrtenbuchs stellt die Finanzverwaltung strenge Anforderungen. Wird das Fahrtenbuch von ihr verworfen, bleibt es bei der Anwendung der 1-%-Regelung.

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch:

–   Das Fahrtenbuch muss gebunden sein. Nachträgliche Änderungen und Eintragungen müssen erkennbar sein. Fahrtenbücher in Form von Excel-Tabellen oder sonstigen EDV-Aufzeichnun­gen scheiden damit aus. Elektronische Fahrtenbuchschreiber sind zulässig, soweit diese im Fahrzeug fest installiert und nicht manipulierbar sind.

–   Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Zeitnah bedeutet in der Praxis, die Eintragung erfolgt am Ende einer jeden Fahrt. In Zeiten, wo auf jeder Tankquittung das Datum und die Uhrzeit stehen, müssen die Fahrten vollständig und fortlaufend eingetragen werden.

Daten:

Datum Uhrzeit
Fahrtbeginn		 Uhrzeit Fahrtende Fahrtziel Anlass/Info zum Fahrtziel km-Stand Anfang gefahrene Strecke km-Stand Ende

Die gefahrene Strecke wird dann jeweils in einer Rubrik als Geschäftsfahrt, Fahrt zur Arbeitsstätte oder reine Privatfahrt deklariert. Bei reinen Privatfahrten ist es nicht erforderlich, das Fahrtziel und Infos zum Fahrtziel anzugeben. Hier genügt dann der Eintrag „Privatfahrt“.

Es ist zu empfehlen, jedes Kalenderjahr mit einem neuen Fahrtenbuch zu beginnen, damit das alte Fahrtenbuch zum Zweck der Ermittlung der Summe der Geschäfts- und Privatfahrten aus dem Fahrzeug genommen und ggf. dem Finanzamt zugesendet werden kann.

Besonders praktisch und komfortabel ist die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs. Hierzu bieten verschiedene Anbieter Lösungen an. Das Fahrtenbuch wird direkt vom Kfz über die dort vorliegende Elektronik manipulationssicher geführt und die Daten können dann über den PC oder das Handy zeitnah ergänzt werden.