Der Unternehmer/Freiberufler oder Selbstständige kann seine Fahrtkosten als Betriebsausgaben steuermindernd geltend machen. Die betriebliche Veranlassung ist zu belegen. Dies kann im Rahmen von Reisekostenabrechnungen, Fahrtkosten- oder KM-Aufstellungen oder durch Führung eines Fahrtenbuchs für den privaten oder betrieblichen Pkw erfolgen.
Die Frage der Höhe ist bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Bahn, Flug, Taxi, Bus etc.) in der Praxis kein Problem und wird durch den Aufwandsbeleg nachgewiesen.
Bei Nutzung eines privaten Pkw können für Dienstfahrten die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden.
Die Tatsächlichen Aufwendungen ergeben sich aus den Jahreskosten eines Fahrzeuges inkl. zeitanteiliger Abschreibung verteilt auf die Jahreskilometerleistung. So entsteht ein individueller KM-Satz der dann für die Dienstfahrten als Aufwand berücksichtigt werden kann.
Lassen sich diese nur schwer ermitteln oder belegen, kann von der Vereinfachungsregelung Gebrauch gemacht werden und für jeden gefahrenen KM der Pauschbetrag von 0,30 € als Betriebsausgabe verbucht werden. Der Pauschbetrag ist im BRKG (Bundesreisekostengesetz) begründet. Hiernach können bei Nutzung von Privatfahrzeugen folgende Pauschalen als Betriebsausgabe/Werbungskosten je Fahrtkilometer berücksichtigt werden:
Fahrten mit einem Kraftwagen: 0,30 €
Fahrten mit dem Motorrad / Motorroller: 0,20 €
Fahrten mit dem Mofa / Moped: 0,20 EUR
Mit der Abrechnung von Geschäftsreisen über die Kilometerpauschale nach dem BRKG sind die Fahrtkosten abgedeckt. Rechnungen für Kraftstoff, Verschleiß, Versicherung oder ähnliches können demgemäß nicht als Betriebsausgabe zusätzlich berücksichtigt werden. Ausgenommen hiervon sind die Aufwendungen eines Verkehrsunfalles auf einer Dienstfahrt.
Geschäftsreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bahn, Flugzeug etc. können nicht alternativ über die Kilometerpauschale abgerechnet werden.
Wird das betrieblich genutzte Privatfahrzeug jedoch zu mehr als 50 % unternehmerisch genutzt, handelt es sich um notwendiges Betriebsvermögen. In diesem Fall sind die tatsächlichen Fahrzeugkosten zu ermitteln.
Bei den Fahrten zur Arbeitsstätte/Tätigkeitsstätte stellt sich auch bei einem Selbstständigen die Frage, ob es sich um eine Dienstfahrt handelt oder um eine Fahrt zur Arbeitsstätte/Betriebsstätte, die nur mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden kann (vergl. § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG).
Beispiel: Der Freiberufler X ist Steuerberater und unterhält in seinem Wohnhaus eine Praxis die separat von der privaten Wohnung eingerichtet ist. Er fährt regelmäßig mit seinem privaten Pkw zu Mandanten, um dort vor Ort Arbeiten zu erledigen. Lösung: In diesem Fall unterhält der Steuerberater eine eigene Betriebsstätte und bei den Fahrten von dieser zu seinem Mandanten handelt es sich um Dienstreisen, die mit den tatsächlichen Kosten oder mit dem Pauschbetrag von 0,30 € je gefahrenen Kilometer als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können.
Beispiel 2: wie vor, die Praxis befindet sich jedoch 10 km vom privaten Wohnhaus entfernt in der Stadt. In seinem Wohnhaus unterhält der Steuerberater nur ein Arbeitszimmer das zu seiner privaten Wohnung gehört.
Beispiel 3: Frau Y ist selbstständig als PR-Beraterin tätig. Sie nutzt hierfür ein Arbeitszimmer in ihrer Privatwohnung. Der wesentliche Teil der Arbeit wird jedoch bei ihrem einzigen Auftraggeber der Z-GmbH in der 20 km entfernten Stadt erbracht. Dort fährt sie arbeitstäglich mit ihrem privaten Pkw hin.
Lösung: Bei den Beispielen 2 + 3 handelt es sich, wie bei Arbeitnehmern, um Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Es kann in diesen Fällen nur die Entfernungspauschale als Betriebsausgabe berücksichtigt werden.
Dies entspricht dem Stand der Rechtsprechung des X Senats des Bundesfinanzhofes. Mit Urteil vom 22.10.2014 – X R 13/13 haben die Richter erkannt, dass es bei den Fahrten vom häuslichen „Büro“, das Bestandteil der Privatwohnung ist, zum einzigen Auftraggeber um Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) handelt.
Bei Selbstständigen sind die vorgenannten Regelungen bedeutsam. Letztlich stellt sich oft die Frage, ob ein Pkw im Betriebsvermögen, also als Firmenfahrzeug oder im Privatvermögen angeschafft wird. Bei einem Selbstständigen, der im wesentlichen nur Fahrten zur Arbeitsstätte hat, die nach der Entfernungspauschale abgerechnet werden und ansonsten das Fahrzeug privat nutzt, ist diese Frage sorgfältig zu prüfen und die steuerlichen Folgen sind zu berechnen.