Geschenke und Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer und Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten etc.)

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Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftspartner: Achten Sie auf diese Steuerfallen

Frust statt Freude: Geschenke können zum Bumerang werden, wenn Sie die steuerlichen Besonderheiten nicht beachten. Erfahren Sie hier, wie Sie Geschenke an Geschäftspartner sicher als Betriebsausgaben geltend machen und wie Geschenke an Mitarbeiter lohnsteuerfrei bleiben.

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Geschenke erhalten die Freundschaft und dienen der Pflege von guten Beziehungen. Kleine Geschenke  – im privaten Bereich – sind in der Regel steuerfrei. Dies gilt nicht im Bereich des allgemeinen wirtschaftlichen Verkehrs.

Für den Schenkenden ist es von Interesse, die Aufwendungen für  Präsente steuermindernd geltend zu machen. Der Empfänger hingegen möchte den Wert der Zuwendung nicht der Einkünftebesteuerung unterziehen. Die Probleme sind damit bereits vorprogrammiert.

Beginnen wir mit der Definition „Geschenk“ im Rahmen einer geschäftlichen Tätigkeit. Es handelt sich um eine Zuwendung, die über die vertraglich vereinbarte Leistung hinaus geht und damit ohne Rechtsanspruch erfolgt. Also eine freiwillige Leistung über den geschuldeten Leistungsbetrag hinaus.

Unternehmer können die Aufwendungen für Geschenke als Betriebsausgaben und Arbeitnehmer als Werbungskosten im Rahmen der nachfolgenden Regelungen (§ 4 Abs.5 Nr.1 EStG) steuermindernd geltend machen.

Schenkungen  an Dritte / Geschäftsfreunde / Inländer (keine Arbeitnehmer):
Streuwerbeartikel bis zum Wert von 10 €:  Grundsätzlich als  Betriebsausgaben abzugsfähig und für den Empfänger steuerfrei sind sogenannte Streuwerbeartikel, die einen Aufwand von je 10 € nicht übersteigen. Diese Streuwerbeartikel wie Kugelschreiber, Kalender, Tragetaschen etc. dienen lt. Gesetzesbegründung der allgemeinen Steigerung des Bekanntheitsgrades des Unternehmens und unterliegen damit nicht dem steuerlichen Geschenkbegriff (BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015, Aktenzeichen: IV C 6 – S 2297-b/14/10001). Dies unabhängig von der Stückzahl der Zuwendung je Empfänger und Jahr.

Geschenke bis zum Wert von 35€: Betrieblich veranlasste Geschenke (keine Streuwerbeartikel) an Empfänger die nicht Arbeitnehmer des Schenkers sind (Geschäftspartner wie Lieferanten, Kunden etc.), können bis zu einem Betrag von 35 € (brutto) je Empfänger und Kalenderjahr (zusammengerechnet gem. § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Zu den Aufwendungen des Geschenkes zählen hierbei auch etwaige Aufwendungen für den Werbeträger und die Umsatzsteuer. Verpackungs- und Versandkosten gehören jedoch nicht dazu. Die Anbringung eines Werbeträgers ist jedoch nicht erforderlich.

Geschenke im Wert von mehr als 35 €: Wird der Grenzbetrag von 35 € überschritten, ist für den Gesamtbetrag kein Betriebsausgabenabzug möglich (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Darüber hat ein Unternehmer die Aufwendungen für Geschenke einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zeitnah zu verbuchen (Aufzeichnungspflicht). Für diese Aufwendungen ist demnach ein eigenes Buchungskonto (§ 4 Abs. 7 EStG) zu führen. Aus den Belegen müssen der Wert des Geschenkes und der Name und die Anschrift des Empfängers hervorgehen. Bei Geschenken, die den Grenzwert von 35 € übersteigen, handelt es sich um steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Wichtig: Auch der Vorsteuerabzug ist nach § 15 Abs. 1a UStG ausgeschlossen.

Kommen wir nun zur Steuerpflicht beim Empfänger der Schenkung. Diese führt in der Praxis zu erheblichen Problemen und auch Unannehmlichkeiten für den Beschenkten wie auch den Schenker. Um dies zu vermeiden kann der Schenker freiwillig die Schenkung zu einem Pauschalsteuersatz von 30 % zuzüglich Soli-Zuschlag und Kirchensteuer versteuern (§ 37b EStG). Damit entfällt für den Beschenkten die Unannehmlichkeit die erhaltende Schenkung – beispielsweise eine Reise, VIP-Karten zum Fußballevent oder auch nur ein zu teurer Blumenstrauß  – zu versteuern. Die Pauschalsteuer ist – wie der Schenkungsaufwand – dann nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn der Grenzbetrag von 35 € (ohne 30-prozentige Pauschalsteuer) überschritten wird. Liegt der Schenkungsaufwand nicht über 35 €, ist  die Pauschalsteuer als Betriebsausgabe steuermindernd abzugsfähig.

Wichtig: Das Wahlrecht der Pauschalversteuerung gem. § 37b EStG kann vom Unternehmer nur einheitlich innerhalb eines Wirtschaftsjahres für alle Geschenke (über oder unter 35 €) ausgeübt werden. Differenziert werden kann jedoch, ob das Pauschalierungswahlrecht nur gegenüber Arbeitnehmern oder gegenüber Dritten angewendet wird. Der Beschenkte ist über die Ausübung des Pauschalierungswahlrechtes zu unterrichten (§ 37b Abs. 3, Satz 3 ESTG).

Beispielfall (grobe Rechnung): GmbH beschenkt Kunden!

Schenkungen an Arbeitnehmer:
Aufmerksamkeiten: Soweit es sich nur um eine Aufmerksamkeit zu einem besonderen Ereignis handelt (Blumen, Pralinen etc. anlässlich eines Ehrentages), bleibt ohne weitere Prüfung ein Betrag von bis zu 60 € (inkl. MwSt.) steuerfrei.  Rechtsgrundlage hierfür sind die Lohnsteuerrichtlinien R 19.6 – 2015.  Hier heißt es in Abs. 1″Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen, gehören als bloße Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn. ²Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro, z. B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden. ³Geldzuwendungen gehören stets zum Arbeitslohn, auch wenn ihr Wert gering ist.“.

Wichtig: Die gleiche Regelungen gilt auch für Getränke und Genussmittel die der Arbeitgeber anlässlich eines besonderen Arbeitseinsatzes, einer betrieblichen Besprechung oder Sitzung übernommen hat. Hier heißt es in R 19.6 – 2015 Abs. 2 wörtlich „Als Aufmerksamkeiten gehören auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, nicht zum Arbeitslohn. ²Dasselbe gilt für Speisen, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 60 Euro nicht überschreitet“.

Betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an den Arbeitnehmer sind grundsätzlich als Betriebsausgaben steuermindernd abzugsfähig. Im Gegenzug sind Zuwendungen an Arbeitnehmer grundsätzlich wie Barlohnzahlungen zu versteuern. Dies im Rahmen der Lohnabrechnung.

Sachbezüge bis 50 €: Ein Sachbezug ist eine nicht in Geld bestehende Zuwendung (Einnahme, Entlohnung). Sachbezüge (§ 8 Abs. 2 Satz 1 und Satz 11) bleiben monatlich bis zu einem Betrag von 50 € steuer- und sozialversicherungsfrei (Typisch: Benzingutscheine etc.). Sachbezüge von Arbeitnehmern über 50 € sind lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Entgegen der früheren Auffassung der Finanzverwaltung steht nach der Rechtsprechung des BFH (BFH v. 10.11.2010 – VI R 27/09, BStBl. II 2011, 386) einer Behandlung als Sachbezug nicht entgegen, wenn auf einem einzulösenden Gutschein – neben der Bezeichnung der Ware – ein anzurechnender Euro-Betrag oder ein Höchstbetrag angegeben ist. Als Gutschein für Sachbezüge ist auch ein Restaurantgutschein oder ein Gutschein einer Buchhandelskette oder eines Fitnessstudios etc. denkbar. Ein Sachbezug im Sinne dieser Gesetzesvorschrift liegt auch vor, wenn der Arbeitgeber seine Zahlung an den Arbeitnehmer mit der Auflage verbindet, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise (zum Beispiel zum Kauf von Waren an der Tankstelle) zu verwenden.

Sachbezüge / Geschenke über 50 €:
Präsente über 50 € gehören zum Arbeitslohn und sind demgemäß beim Arbeitnehmer als Sachbezug (inkl. Umsatzsteuer) dem Lohnsteuer- und Sozialversicherungsabzug zu unterziehen. Im Gegenzug bleibt der Betriebsausgabenabzug und auch der Vorsteuerabzug erhalten.

Hinweis: Die Besteuerung höherer Sachzuwendungen (über 50 €) kann auch im Rahmen der Pauschalversteuerung gem. § 37b EStG erfolgen.
In diesem Fall erhöht jedoch die Pauschalsteuer den Wert der Zuwendung.

§ 37b EStG

BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015, Aktenzeichen: IV C 6 – S 2297-b/14/10001