Ordnung ist das halbe Leben und dies gilt insbesondere für alle buchführungspflichten Steuerbürger. Der Gesetzgeber hat in der Abgabenordnung mit diversen Vorschriften die Aufbewahrung der Belege für die Steuererklärung und Buchführung geregelt. Durch das „Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie“ wurde nun eine Anpassung der Fristen eingeführt.
Doch hier ist Vorsicht geboten. Es wurde zwar die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für die Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB) auf acht Jahre verkürzt. Aber andere Fristen, welche für die Besteuerung maßgeblich sind und damit zusammenhängen, wurden nicht angepasst. Dies birgt Gefahrenpotenzial.
Zunächst muss zwischen Handelsrecht und Steuerrecht unterschieden werden. Die Kaufleute müssen die Aufbewahrungsfristen des Handelsrechts beachten. Nach Handelsrecht wurde ausschließlich für die Buchungsbelege die Aufbewahrungsfrist auf acht Jahre verkürzt. Für alle übrigen Unterlagen, bei denen die Aufbewahrungsfrist bisher 10 Jahre betrug, hat sich keine Änderung ergeben. Damit gilt: Handelsbriefe sind sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und alle übrigen Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren.
Die Neuregelung ist erstmals in der ab dem 1.1.2025 geltenden Fassung auf Unterlagen anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist nach § 257 Abs. 4 HGB a. F. noch nicht abgelaufen ist. Im Steuerrecht wurde nun pragmatisch diesen Regelungen gefolgt.
Aber die Festsetzungsfrist (§ 169 Abs. 2 Satz 2 AO), der Zeitraum für welchen Steuern rückwirkend festgesetzt werden können, beträgt nach wie vor zehn Jahre, falls eine Steuer hinterzogen wurde. Dies kann dazu führen, dass ein Steuerpflichtiger, der sich mit dem Vorwurf der Steuerhinterziehung seitens des Finanzamts konfrontiert sieht, Belege für Zeiträume von mehr als acht Jahren bereithalten muss. Im Fall der Steuerhinterziehung kann das Finanzamt die Festsetzungsfrist, von normalerweise vier Jahren ab dem Zeitpunkt der Abgabe der Steuererklärung auf zehn Jahre erweitern. Wurde die Steuererklärung für 2014 erst in 2016 abgegeben, endet normalerweise die Festsetzungsfrist im Jahr 2020. Wird der Vorwurf der Steuerhinterziehung erhoben, verlängert sich die Festsetzungsfrist auf zehn Jahre ab dem Zeitpunkt der Abgabe der Steuererklärung. Hier daher erst im Jahr 2026. Daher kann in diesem Fall das Finanzamt grundsätzlich die Steuer bis 2026 noch einmal ändern. Die Beweislast, dass die Steuererklärungen ordnungsgemäß erstellt wurden, liegt beim Steuerpflichtigen. Wenn dieser die achtjährige Frist einhält, kann er hier leicht in Beweisnot geraten. Die Anwendung der neuen verkürzten Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege sollte daher gut überlegt werden.
Privatpersonen unterliegen grundsätzlich bis auf den Fall bei Arbeiten an einem Gebäude keinen besonderen Aufbewahrungspflichten. Es versteht sich jedoch von selbst, dass Dokumente über Geschäfte/Verträge zumindest über deren Dauer/Gültigkeit und einer etwaigen Nachhaftungszeit (mind. zwei Jahre) hinaus aufbewahrt werden müssen. Sonstige wichtige Unterlagen wie Kontoauszüge und Kaufbelege sind ebenso mindestens für die Dauer von drei Jahren nach Ablauf des Jahres in dem das Ereignis (Beleg) entstanden ist, aufzubewahren. Bis zum Erhalt des Steuerbescheides sollten auch alle für die Steuererklärung benutzen Unterlagen und Dokumente aufbewahrt werden.
Autor: Dipl. Volkswirt Stefan Lorenz, Wirtschaftsprüfer, Vorstand der Gonze & Schüttler AG