Erklärvideo:
Das neue Jahr bringt weitere Regulierung und Vorschriften für die Betreiber sogenannter bargeldintensiver Betriebe. Die neuen Vorschriften betreffen alle Betreiber einer elektronischen Kasse bzw. eines elektronischen Aufzeichnungssystems (eAS) wie z.B. Taxiunternehmer.
Zum 1.1.2025 besteht die Pflicht die eingesetzten Kassensysteme der Verwaltung zu melden. Dazu wurde eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit über die ERiC-Schnittstelle des Programms „Mein ELSTER“ und das ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“ bereitgestellt.
Damit endet die bisher ausgesetzte Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) am 31. Dezember 2024. Ab dem 1. Januar 2025 tritt die digitale Meldepflicht in Kraft. Steuerpflichtige müssen dann innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems (eAS) bestimmte Daten melden, darunter Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen, Art und Anzahl der verwendeten eAS sowie deren Seriennummern und Anschaffungs- bzw. Außerbetriebnahmedaten. Dies betrifft z.B.: elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, Tablet-/App-Kassensysteme (softwarebasierte eAS), Waagen mit Registrierkassenfunktion, Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion, Hotelsoftware mit Kassenfunktion, Praxissoftware für Ärzte mit integriertem Kassenmodul, mit dem man auch Barzahlungen abwickeln kann, EU-Taxameter, Wegstreckenzähler.
Die Meldung kann über drei Wege erfolgen: Direkteingabe im ELSTER-Formular, Upload einer XML-Datei oder Datenfernübertragung via ERiC-Schnittstelle. Die Meldepflicht betrifft verschiedene Systeme wie Kassensysteme, Tablet-Kassensysteme, Waagen mit Registrierkassenfunktion und andere.
Der Steuerpflichtige bzw. seine gesetzlichen Vertreter sind in der Regel verpflichtet, die Meldung abzugeben. Es können aber auch Dritte mit der Meldung beauftragt werden (z. B. Kassenhersteller, Kassenfachhändler oder Steuerberater).
Ausschlaggebend ist der bloße Besitz eines eAS. Daraus ergibt sich, dass jeder Steuerpflichtige die eAS melden muss, die er in seinem Unternehmen vorhält. Somit auch die Geräte, die in seinem Betrieb vorhanden sind, über die aber bisher noch keine aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle erfasst wurden. Sämtliche eAS müssen einer Betriebsstätte zugeordnet werden.
Übergangsregelungen sehen vor, dass eAS, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden müssen. Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte eAS sind innerhalb eines Monats zu melden.
Autor:
Dipl. Volkswirt Stefan Lorenz, Wirtschaftsprüfer, Vorstand der Gonze & Schüttler AG