Reisekosten-ABC

Ausländer: Kosten für Reisen eines Ausländers, der Grundbesitz in Deutschland hat, an den Belegenheitsort dieses Grundbesitzes sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, soweit sie ausschließlich der Sicherung und Erhaltung der Mieteinnahmen dienen.

Badereisen: Reisen in Badeorte sind meist durch Krankheiten, Kuren und dergleichen bedingt und damit nichtabzugsfähige Lebenshaltungskosten. Ausnahmsweise ist der Abzug als außergewöhnliche Belastung möglich. Bei derartigen privaten Reisen gelten die Grundsätze für Reisekosten nach den EStR und LStR nicht.

Beköstigung bei einer Auswärtstätigkeit: Verpflegungsmehraufwendungen sind mit den Pauschbeträgen anzusetzen; dabei ist allein die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung am jeweiligen Kalendertag maßgebend. Die Pauschalen für ein und dieselbe Auswärtstätigkeit sind nur für die ersten drei Monate ansetzbar.

Bewirtung: Auf Geschäftsreisen oder Dienstreisen werden häufig auch Geschäftsfreunde bewirtet. Diese Aufwendungen sind als Werbungskosten abziehbar.

Dreimonatsfrist (bei Verpflegungsmehraufwand): Dauert eine Dienstreise mit einer Tätigkeit am selben Ort länger als drei Monate, wird die auswärtige Tätigkeitsstätte als neue erste Tätigkeitsstätte angesehen. Bei einem Wechsel der auswärtigen Tätigkeitsstätte beginnt jeweils für die neue Tätigkeitsstätte die Dreimonatsfrist von neuem.

Ehefrau: Ob die Begleitung des Steuerpflichtigen durch die Ehefrau auch dazu berechtigt, die gesamten Aufwendungen für die Reise der Ehefrau als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend zu machen, ist vielfach umstritten. Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer durch Mitnahme seiner Ehefrau auf Dienstreisen entstehen, deren Erstattung der Arbeitgeber ablehnt, werden nicht als Werbungskosten anerkannt. Ist die Mitnahme der Ehefrau betrieblich bedingt, bestehen keine Bedenken, auch die Reisekosten für die Ehefrau als Betriebsausgaben abzuziehen. Die Abzugsfähigkeit kann i.d.R. aber nur nach Lage des Einzelfalls entschieden werden.

Erstattung von Reisekosten: Bei der Erstattung von Reisekosten dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden. In diesem Fall ist die Erstattung steuerfrei, soweit sie die Summe der nach den Verwaltungsvorschriften zulässigen Einzelerstattungen nicht übersteigt. Dies gilt sinngemäß auch für die Erstattung von Umzugskosten und von Mehraufwendungen bei einer doppelten Haushaltsführung.

Familienangehörige: Die für Reisekosten der mitreisenden Ehefrau aufgestellten Grundsätze gelten auch für die Begleitung des Steuerpflichtigen durch andere nahe Angehörige.

Fortbildung: Mehraufwendungen für Verpflegung anlässlich des Besuchs von Fortbildungsveranstaltungen (z.B. Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie) sind bei einem Arbeitnehmer nach den für Dienstreisen geltenden Grundsätzen steuerlich als Werbungskosten zu berücksichtigen, wenn die Berufsfortbildung außerhalb des Wohnorts stattfindet und der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keinen Kostenersatz erhält.

Frühstück: Die Kosten des Frühstücks gehören zu den Aufwendungen für Verpflegung. Wird in den Hotelrechnungen (In-/Ausland) ein Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück ausgewiesen und lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, sind die Kosten des Frühstücks mit 20 % des vollen Verpflegungspauschbetrags anzusetzen und vom ausgewiesenen Gesamtpreis abzuziehen (R 9.7 Abs. 1 LStR). Der verbleibende Betrag der Hotelrechnung stellt die Kosten der Unterbringung dar. Wird glaubhaft gemacht, dass in der Hotelrechnung Kosten für ein Frühstück nicht enthalten sind, gelten die Gesamtkosten als Kosten der Unterbringung.

Gesellschafter: Reisekosten, die der Gesellschafter von der Personengesellschaft nicht ersetzt bekommt, muss er im Rahmen der einheitlichen Gewinnfeststellung als Betriebsausgaben geltend machen. Reisekosten, die Gesellschaftern einer OHG bei Fahrten zum Versteigerungstermin entstehen, an dem sie zur Rettung einer betrieblichen Forderung das Grundstück für private Zwecke ersteigern, sind aber keine Betriebsausgaben der OHG. Auch können in der Gewinn- und Verlustrechnung einer Personengesellschaft für einen Gewinnfeststellungszeitraum die in früheren Zeiten angefallenen Aufwendungen für Reisekosten, bei denen zweifelhaft war, ob sie von einem Gesellschafter persönlich oder von der Gesellschaft zu tragen waren, auch dann nicht steuerlich geltend gemacht werden, wenn die Gesellschafterversammlung erstmals für den betreffenden Abschluss die Erstattung der Aufwendungen an den Gesellschafter als Betriebsausgaben der Gesellschaft genehmigt. Bei Gesellschafter-Geschäftsführern von Kapitalgesellschaften können die Reisekosten unter Umständen unangemessen hoch sein. Unangemessene Reisekosten sind verdeckte Gewinnausschüttungen. Solche Vergütungen können nicht als angemessene Gehaltsbezüge in die Gesamtausstattung des Gesellschafter-Geschäftsführers als Arbeitnehmer einbezogen werden.

Haushaltsersparnis: Eine Haushaltsersparnis ist nicht zu berücksichtigen, d.h., die Verpflegungspauschalen gelten ungekürzt selbst dann, wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter den Arbeitnehmer während der Reise unentgeltlich verpflegt. Für Arbeitnehmer soll aber in diesen Fällen (unentgeltliche Mahlzeiten) der amtliche Sachbezugswert als Arbeitslohn zugerechnet werden (BMF, BStBl I 1995, 719, Tz. 7). Seit 2014 müssen die Arbeitgeber bei beruflich veranlassten Reisen i.d.R. keine Versteuerung des Sachbezugs für die unentgeltliche Verpflegung ihrer Arbeitnehmer durchführen. Stattdessen werden die steuerfreien Verpflegungspauschalen der Arbeitnehmer gekürzt. Die Haushaltsersparnis ist jedoch weiterhin von Bedeutung bei der Ermittlung bestimmter außergewöhnlicher Belastungen (§  33 EStG).

Hochschullehrer haben häufig Reisekosten durch Studienreisen, insbesondere auch in das Ausland. Siehe unter „Studienreisen“.

Incentivereisen: Bei der Durchführung von Incentivereisen mit Geschäftspartnern des Steuerpflichtigen wird unterschieden zwischen zusätzlichen Gegenleistungen für die Leistungen des Geschäftspartners (dann grundsätzlich Abzug der Kosten als Betriebsausgaben) und/oder der Anknüpfung künftiger Geschäftsbeziehungen (dann als „Geschenk“ nicht abzugsfähig, §  4 Abs.  5 Satz 1 Nr. 1 EStG).

Kilometersätze: Der Arbeitgeber kann die Kfz-Kosten des Arbeitnehmers, der für Dienstreisen ein eigenes Kfz benutzt, gegen Einzelnachweis oder pauschal erstatten. Will der Arbeitnehmer Fahrtkosten bei einer Dienstreise als Werbungskosten geltend machen, kommt nur der Einzelnachweis oder die Geltendmachung von Pauschbeträgen in Betracht. Ein Nachweis, der sich auf Kilometersätze der ADAC-Tabellen stützt, wird nicht anerkannt. Bei nur teilweisem Ersatz (z.B. der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, niedrigere Kilometersätze lt. Tarifvertrag) darf der Arbeitnehmer i.d.R. den Differenzbetrag bis zu den Pauschbeträgen ohne Einzelnachweis als Werbungskosten geltend machen, wenn der Arbeitgeber die Benutzung des eigenen Fahrzeugs auf Dienstreisen ausdrücklich oder stillschweigend gestattet hat.

Kraftfahrer/Fahrlehrer: Berufskraftfahrern können vom Arbeitgeber Mehraufwendungen für Verpflegung in Höhe der Pauschsätze steuerfrei ersetzt werden. Angestellte und selbständige Berufskraftfahrer können anstelle der tatsächlichen Aufwendungen einen Pauschbetrag von 9 Euro (bis 31.12.2023: 8 Euro) pro Kalendertag in Anspruch nehmen (§  9 Abs.  1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Voraussetzung ist eine mehrtägige berufliche Tätigkeit in Verbindung mit einer Übernachtung im Kfz des Arbeitgebers. Schulungsfahrten eines Fahrlehrers sind aber keine Geschäftsreisen, selbst wenn sie sich über das Gebiet mehrerer Gemeinden erstrecken.

Nächtliche Reise: Nach § 9 Abs. 4a Nr. 3 EStG n.F. bekommt der Steuerpflichtige bei einer Auswärtstätigkeit, die über Mitternacht dauert, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, eine steuerliche Verpflegungspauschale von 14 Euro für den Tag, an dem er überwiegend unterwegs war.

Schiffsreisen mit Besuch touristisch reizvoller Stätten sind auch dann nicht beruflich veranlasst, wenn an Bord Gelegenheit zur Teilnahme an fachlichen Diskussionen besteht und bei Landgängen auch berufsbezogene Besichtigungen und Vorträge stattfinden.

Sprachkurs im Ausland: Bei Verbindung mit Programmen üblicher Bildungsreisen sind die Kosten nicht abzugsfähig.

Studienreisen, Vortragsreisen, Tagungen, Kongresse: Besonders umfangreich ist die Recht­sprechung des Bundesfinanzhofs zum Thema Auslandsreisen der Ärzte und Lehrer (Fortbildung), vgl. H 12.2 EStH 2009. Schickt der Arbeitgeber Arbeitnehmer zu Tagungen in das Ausland, ist ggf. eine Aufteilung in abzugsfähige betriebsbedingte Betriebsausgaben und steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers vorzunehmen, wenn diese Aufteilung nötig, leicht und eindeutig möglich ist.

Urlaubsreise (Erholungsreise) ist Privatsache. Gegebenenfalls müssen die (steuerlich bedeutsamen) Reisekosten und die Kosten für die Urlaubsreise aufgeteilt werden.

Vermietung und Verpachtung: Die Pauschbeträge für Verpflegung gelten grundsätzlich nicht für Steuerpflichtige mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Dennoch können bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung auch Fahrt- und Verpflegungskosten, Geldbeschaffungskosten usw. Werbungskosten sein. In solchen Fällen bilden die Pauschsätze für Reisekosten auch bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung eine geeignete Schätzungsgrundlage (BFH v. 15.12.1965, HFR 1966, 210). Reisen an den Belegenheitsort von Grundstücken sind dagegen abzugsfähige Werbungskosten, soweit sie ausschließlich der Sicherung und Erhaltung der Mieteinnahmen dienen.

Vortragsreisen: Das Halten eines Vortrags auf einem Fachkongress im Ausland ist für sich allein kein Indiz für eine ausschließlich beruflich oder dienstlich veranlasste Reise.

Zweigniederlassungen: Dient eine Geschäftsreise der beabsichtigten Errichtung einer Betriebsstätte im Ausland, sind die hierfür aufgewendeten Kosten Betriebsausgaben.

Zwischenheimfahrten: Unterbricht ein Steuerpflichtiger seine Dienstreise, die sich über mehrere Wochen erstreckt, derart, dass er z.B. Zwischenheimfahrten zu seiner Familie oder zu seinen Eltern macht, sind auch die Kosten dieser Zwischenheimfahrten abzugsfähige Reisekosten.