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Allgemein:
Die Frage ob Aufwendungen für ein beruflich genutztes Arbeitszimmer steuermindernd geltend gemacht werden können, bewegt die Steuerzahler, die Finanzverwaltung und die Finanzgerichte bereits seit Jahrzehnten. Der Gesetzgeber und die Finanzgerichte haben Grundsätze entwickelt, die sich zur Prüfung der steuerlichen Abzugsvoraussetzungen sehr gut eignen.
Nachfolgend eine Übersicht, die auch dem steuerlichen Laien einen Überblick über die tatsächlichen Abzugsmöglichkeiten, gesetzlichen Vorschriften und Rechtsprechung hierzu geben soll. Gem. § 9 Abs. 5, § 10 Abs. 1 Nr. 7 S.4 in Verbindung mit § 4 Nr. 6b des Einkommensteuergesetzes (EStG) wird der steuerliche Abzug von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer als Werbungskosten, Betriebsausgaben oder Sonderausgaben erheblich eingeschränkt und in bestimmten Fällen vollständig ausgeschlossen. Die Aufwendungen für ein Arbeitszimmer sind bei den Einkünften zu berücksichtigen zu deren Erzielung das Arbeitszimmer dient. Bei mehreren Einkunftsarten sind die Aufwendungen entsprechend aufzuteilen.
Wird das Arbeitszimmer von einem Selbstständigen / Unternehmer genutzt, handelt es sich um Betriebsausgaben.
Wird das Arbeitszimmer von einem Arbeitnehmer oder einem Vermieter genutzt, handelt es sich um Werbungskosten.
Wird das Arbeitszimmer für Fortbildungszwecke genutzt die weder Werbungskosten noch Betriebsausgaben sind, kann es sich um Sonderausgaben handeln (§ 10 Abs. 1 Nr. 7 Satz 4 EStG).
Was ist ein häusliches Arbeitszimmer“ im steuerlichen Sinne?
Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein zu einer Wohnung gehörender – aber vom übrigen Wohnbereich abgetrennter – Raum, der ausschließlich zu beruflichen Zwecken genutzt wird. Hierbei kann es sich auch um einen zur Wohnung gehörenden zusätzlichen Raum im Keller oder der Mansarde handeln. Das Arbeitszimmer muss räumlich zu der Wohnung gehören. Ist dies nicht der Fall, sondern handelt es sich bei dem „Arbeitszimmer“ beispielsweise um eine separate beruflich genutzte Einliegerwohnung, handelt es sich nicht um ein häusliches Arbeitszimmer, sondern um ein „außerhäusliches“ Arbeitszimmer oder ggf. um eine Betriebsstätte. In diesem Fall gilt ein uneingeschränkter Abzug der Aufwendungen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben, soweit diese beruflich oder betrieblich veranlasst sind. Die weiteren Betrachtungen befassen sich demgemäß ausschließlich mit dem „häuslichen Arbeitszimmer“ das Bestandteil einer vom Steuerpflichtigen selbst genutzten Wohnung oder seines selbst genutzten Eigenheimes ist.
Das Arbeitszimmer muss ausschließlich zu beruflichen Zwecken genutzt werden. Das Arbeitszimmer ähnelt damit einem Büroraum. Das Gästebett, der Kleiderschrank oder sonstiges Mobiliar zur Lagerung privatgenutzter Gegenstände haben dort nichts zu suchen, bzw. führen zwangsläufig dazu, dass es sich um einen gemischt genutzten Raum und damit nicht um ein häusliches Arbeitszimmer im steuerlichen Sinne handelt. Ein häuslicher Arbeitsraum der sowohl für private Zwecke (Beispiel: Gäste- oder Bügelzimmer) wie auch berufliche Zwecke genutzt wird ist kein „häusliches Arbeitszimmer“ im steuerlichen Sinne. Die Aufwendungen für die Raumkosten sind steuerlich nicht abzugsfähig. Eine untergeordnete private Mitbenutzung (weniger als 10%) ist jedoch unbeachtlich (vergl. BMF-Schreiben RZ 3 vom 2.3.2011 IV C6-S2145/7/10002)
Der Ausschluss einer privaten Mitbenutzung muss auch nach Lage der Dinge plausibel sein. Dies setzt für die Bewohner der Wohnung einen ausreichenden Lebensraum voraus. Bei einer 2-Zimmer-Wohnung und einem 2-Personen-Haushalt, kann nach allgemeiner Lebenserfahrung nicht davon ausgegangen werden, dass ein Zimmer ausschließlich beruflich genutzt wird. Das Gleiche gilt bei einer 3-Zimmer-Wohnung und einer Familie mit 2 Erwachsenen und einem Kind. Als Faustregel gilt, dass die Wohnung über ein Zimmer mehr verfügen muss, als Personen in dieser Wohnung leben. Auch ein zusätzlicher Nutzraum zur Wohnung, wie bei einem Kellerraum oder einer Mansarde, kann als Arbeitszimmer genutzt werden, soweit die sonstigen räumlichen Voraussetzungen hierzu tatsächlich vorliegen. Dem Grunde nach kann ein Arbeitszimmer auch aus mehreren Räumen bestehen die ausschließlich betrieblich oder beruflich genutzt werden.
Beim häuslichen Arbeitszimmers muss es sich auch um einen vom übrigen Wohnbereich abgetrennten Raum handeln. Dies ist bei einer Arbeitsecke, einer Galerie oder auch einem Durchgangszimmer regelmäßig nicht der Fall.
Weitere Abzugsvoraussetzung: Es steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung?
Sind die Bedingungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllt, gilt es die weiteren Abzugsbeschränkungen zu überprüfen. Die größte Hürde zur steuerlichen Berücksichtigung stellt die Frage dar, ob für diese Tätigkeit ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht? Nach dem Wortlaut des § 4 Abs. 5 Nr. 6b sind Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich nicht abzugsfähig, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn der Steuerpflichtige über einen festen Arbeitsplatz im Betrieb des Arbeitgebers verfügt. Der Steuerpflichtige muss detailliert darlegen das kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Dies sollte möglichst mit einer Arbeitgeberbescheinigung belegt werden (vergl. BMF-Schreiben RZ 18 vom 2.3.2011 IV C6-S2145/7/10002). Verfügt der Arbeitnehmer über keinen festen Arbeitsplatz bei seinem Arbeitgeber, wie beispielsweise bei einem Schullehrer, so können bestimmte Arbeiten auch nur im häuslichen Arbeitszimmer erledigt werden.
Das Gleiche gilt auch bei einer nebenberuflichen Betätigung für die der Arbeitsplatz beim Hauptarbeitgeber naturgemäß nicht zur Verfügung steht.
Die gleiche Betrachtung gilt für den Selbstständigen / Unternehmer. Verfügt der Handwerker nur über eine Werkstatt, stellt das häusliche Arbeitszimmer der einzige Ort dar, an dem Büroarbeiten durchgeführt werden können. Verfügt der Handwerker hingegen über eine Betriebsstätte mit Büroräumen, sind die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht abzugsfähig. Auch hier sind im Einzelfall Besonderheiten zu beachten. Ein „anderer Arbeitsplatz“ ist nur dann tatsächlich nutzbar, wenn er zur Zeit der ausgeübten Tätigkeit zur Verfügung steht. Werden beispielsweise die Büroarbeiten regelmäßig am Wochenende durchgeführt und ist zu dieser Zeit der Betrieb geschlossen oder nicht beheizt etc., greift die Abzugsbeschränkung nicht (vergl. BFH 22.2.2017 / III R 9/16). Steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung können die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 € je Kalenderjahr als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Wichtig: Nach der früheren Auffassung der Finanzverwaltung ist der Höchstbetrag von 1.250 € auf das Arbeitszimmer bezogen und verdoppelt sich damit nicht, wenn das Arbeitszimmer von beiden Ehegatten beruflich genutzt wird. Dem entgegen stehen die Entscheidungen des Bundesfinanzhofes vom 15.12.2016 BFH VI R53/12 und VI R 86/13. Nach diesen höchstrichterlichen Entscheidungen ist der Höchstbetrag von 1.250€ personenbezogen anzuwenden. Damit können, soweit beispielsweise ein Lehrer Ehepaar gemeinsam ein Arbeitszimmer nutzt bis zu 2.500 € jährlich steuermindernd geltend gemacht werden, soweit die tatsächlichen Aufwendungen den Höchstbetrag erreichen.
Bei unterjähriger Nutzung des Arbeitszimmers sind nur die zeitanteiligen Aufwendungen zu berücksichtigen. Der Höchstbetrag wird bei unterjähriger Nutzung nicht zeitanteilig gekürzt (vergl. BMF-Schreiben RZ 22 vom 2.3.2011 IV C6-S2145/7/10002)
Keine Abzugsbeschränkung / Kein Höchstbetrag von 1.250 € soweit das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen / betrieblichen Betätigung bildet!
Die Abzugsbeschränkung auf 1.250 € gilt nicht, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. Dies beispielsweise bei einem sogenannten „Home-based-Office“ in dem der Mitarbeiter tagtäglich seine Arbeit erledigt (Callcenter, IT-Berater mit Online-Zugang, Heimarbeiter u.a.). In diesem Fall können die Aufwendungen für das Arbeitszimmer in voller Höhe berücksichtigt werden.
Zur Klärung der Frage, ob das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet, ist auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit abzustellen. Der zeitliche Aspekt ist natürlich auch bereits ein Indiz zur Beurteilung dieser Frage. Bei einem Außendienstmitarbeiter oder einem Selbstständigen, der seine Leistungen zeitlich überwiegend beim Kunden erbringt, greift die Abzugsbeschränkung auf 1.250 € (vergl. BMF-Schreiben RZ 10+11 vom 2.3.2011 IV C6-S2145/7/10002).
Nutzung des Arbeitszimmers zu Ausbildungszwecken:
Soweit das Arbeitszimmer zu Ausbildungszwecken genutzt wird, können die Aufwendungen nach den vorbeschriebenen Regeln als Werbungskosten oder Sonderausgaben geltend gemacht werden. Soweit es sich um Sonderausgaben handelt sind die Aufwendungen für die Berufsausbildung gem. § 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG insgesamt auf 6.000€ begrenzt (vergl. BMF-Schreiben RZ 3 vom 2.3.2011 IV C6-S2145/7/10002).
Welche Aufwendungen können geltend gemacht werden?
Es können die anteiligen Aufwendungen der Wohnung, die auf das Arbeitszimmer entfallen, entsprechend dem Wohnflächenanteil des Arbeitszimmers berücksichtigt werden. Zur Wohnfläche zählen alle Wohnräume und das Arbeitszimmer. Zubehörräume wie Fahrradkeller, Waschküche, Dachboden etc. zählen nicht zur Wohnfläche. Die Wohnfläche ist entsprechend der Wohnflächenverordnung zu ermitteln. In der Regel liegen hierzu Pläne des Vermieters / Hausarchitekten vor. Liegen keine Pläne vor, ist eine entsprechende Skizze anzufertigen. Die Grundflächen der Wohnung werden bei einer Raumhöhe von 2 Metern mit 100%, bei Flächen mit Dachschrägen von mindestens einem Meter mit 50% und weniger als 1m mit 0% berechnet. Unbeheizte Wintergärten, Balkone, Loggien und Terrassen sind mit 25% ihres Flächenanteils zu berücksichtigen. Auch wenn die Toilette, Küche und der Flur zwangsweise bei Nutzung eines Arbeitszimmers mitgenutzt werden, bleiben dies wegen der gemischt genutzten Fläche prinzipiell außer Ansatz (vergl. FG Düsseldorf, Urteil v. 4.6.2013 – 10 K 734/11).
Nehmen wir an die Wohnung verfügt über eine Wohnfläche von 100qm. Bei einer Arbeitszimmergröße von 20qm entspricht dies einem Anteil an der Wohnfläche von 20%. Damit können 20% der Wohnungsaufwendungen für Miete, Umlagen, der Hausratsversicherung, Strom etc. und bei Wohnungs-/Hauseigentümern die Aufwendungen für Abschreibung, Finanzierungskosten, Umlagen, Renovierungskosten, Versicherungen, Strom etc. als anteiligen Arbeitszimmeraufwand ermittelt werden. Aufwendungen, die direkt das Arbeitszimmer betreffen wie Tapeten, Lampen, Teppiche etc. können zu 100 % dem Arbeitszimmer zugerechnet werden. Wichtig: Luxusgegenstände zur Ausschmückung des Arbeitszimmers (Bilder, Kunstgegenstände etc.) gehören zu den nicht abziehbaren Aufwendungen (vergl. BMF-Schreiben RZ 7 vom 2.3.2011 IV C6-S2145/7/10002).
Soweit die Höchstbetragsbegrenzung von 1.250 € zum Zuge kommt, ist dieser schnell erreicht. Hier reicht es in der Praxis oft, wenn Miete und Umlagen belegt und anteilig dem Arbeitszimmer zugeordnet werden.
Wichtig Arbeitsmittel/Büroeinrichtung immer voll abzugsfähig!
Nicht von der vorgenannten Einschränkung betroffen sind arbeitsbedingte Zimmereinrichtungen und Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Schreibtischlampe, Schreibtischutensilien, Aktenschrank, PC-System, Fachliteratur etc. Diese sind weiterhin als Arbeitsmittel abziehbar soweit diese beruflich/betrieblich genutzt werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 6 EStG) und unterliegen nicht den hier dargestellten Abzugsbeschränkungen des häuslichen Arbeitszimmers. Die Aufwendungen für einen rein beruflich genutzten Schreibtisch können demgemäß auch als Werbungskosten / Betriebsausgaben berücksichtigt werden, wenn die übrigen Bedingungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht erfüllt sind. Dies wäre beispielsweise beim Schreibtisch in der Arbeitsecke im Wohnzimmer der Fall (vergl. § 9 Abs. 1 Nr. 6 EStG).
Risiko Veräußerungsgewinn: Wird das Arbeitszimmer im eigenen Haus oder der eigenen Eigentumswohnung genutzt, kann dies bei einer Veräußerung der Immobilie zu einem steuerpflichtigen Veräußerungsgewinn führen. Dies, soweit die 10-Jahresfrist gem. § 23 Abs. 1 Nr. 1 unterschritten wird. Eine Veräußerung von Immobilien innerhalb von 10 Jahren bleibt steuerfrei, soweit die Immobilie vor der Veräußerung zu eigenen Wohnzwecken genutzt wurde (§23 Abs. 1 Nr. 1, S.3). Ein häusliches Arbeitszimmer stellt keine „Nutzung zu eigenen Wohnzwecken“ im steuerlichen Sinn dar und führt demgemäß zu einem anteiligen Veräußerungsgewinn /Veräußerungsverlust. Dies unabhängig davon, ob die Aufwendungen für das Arbeitszimmer steuermindernd geltend gemacht wurden.
Risiko notwendiges Betriebsvermögen: Selbstständige / Unternehmer die in ihrem Immobilieneigentum ein häusliches Arbeitszimmer nutzen, müssen die Frage klären, ob das Arbeitszimmer zum notwendigen Betriebsvermögen des Unternehmens gehört. Grundstücke, Grundstücksteile, Gebäude und Gebäudeteile, die sich im Eigentum des Unternehmers befinden und ausschließlich und unmittelbar für eigenbetriebliche Zwecke des Unternehmers genutzt werden, gehören zum notwendigen Betriebsvermögen, soweit die Geringfügigkeitsgrenze von 20.500 € überschritten wird (§ 8 EStDV – Einkommensteuer Durchführungsverordnung + R 42 EStR). Bei einer Aufgabe oder Veräußerung des Betriebes oder der Aufgabe der Nutzung des Raumes als Arbeitszimmer, kann dies zu einem steuerlichen Gewinn / Verlust führen.
Weitere Risiken/steuer- oder subventionsschädliche Verwendung der Wohnung
Im Einzelfall ist zu prüfen, ob die Verwendung eines bisherigen Wohnraumes der Wohnung als ausschließlicher Arbeitsraum schädlich für gewährte Vergünstigungen – gleich welcher Art – ist. Wird die Nutzung zu Wohnzwecken (Beispiele: Eigenheimzulage, Wohnraumförderung, Denkmalschutz etc.) explizit in der betreffenden Begünstigungsvorschrift verlangt, so kann eine rein berufliche Nutzung des ursprünglichen Wohnraums der Förderung entgegenstehen und dies zu einer Rückforderung der gewährten Vergünstigung führen. Aufwendungen für das Arbeitszimmer, wie Renovierungskosten, die Kosten einer Reinigungskraft etc. fallen auch nicht unter die Förderung von Haushaltsnahen Dienst- und Handwerkerleistungen gem. §35a EStG (vergl. BMF-Schreiben vom 10.1.2014 – IV C 4- S 2296-b/07/0003:004 BStBl 2014 I S. 75).
Wichtig: Wenn ein Arbeitszimmer steuerschädlich wäre!
Wie beschrieben, genügt die Einstellung von privaten Gegenständen oder die Nutzung des Arbeitszimmers als Gäste- oder Bügelzimmer, um einer Klassifizierung als „häusliches Arbeitszimmer“ zu entgehen (ab 10% private Mitbenutzung) und damit etwaige steuerlich nachteilige Folgen auszuschließen. Baut ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer eine privates Wohnhaus und nutzt einen Wohnraum als „häusliches Arbeitszimmer“ kann im Einzelfall dies zu einer Vorsteuerabzugsberechtigung der anteiligen Baukosten führen. Dies natürlich verbunden mit dem beschriebenen Umstand, dass das Arbeitszimmer dann zum notwendigen Betriebsvermögen gehört.
Sonderfall: Wohnung / Haus gehört dem und den Ehegatten!
Eine weitere Hürde gilt es zu überwinden, wenn sich die Immobilie im Eigentum beider Ehegatten oder des Ehegatten der das Arbeitszimmer nicht nutzt befindet. Hier sind ggf. mietvertragliche Vereinbarungen zu treffen.
Sonderfall: Arbeitnehmer vermietet das Arbeitszimmer an seinen Arbeitgeber:
Der Arbeitnehmer vermietet sein häusliches Arbeitszimmer an seinen Arbeitgeber. Dies zur Durchführung seiner im häuslichen Arbeitszimmer zu erledigenden Berufsausgaben. Der Arbeitgeber zahlt die Miete neben dem vertraglich geschuldeten Arbeitslohn. Der Mietvertrag wird steuerlich anerkannt, wenn dieser im vorrangigen Interesse des Arbeitsgebers liegt (und nicht im vorrangigen Arbeitnehmerinteresse). Hierfür sind viele betriebliche Gründe denkbar, die es für das Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll machen, das Arbeitszimmer anzumieten. Der Arbeitnehmer kann den Mieteinnahmen dann sämtliche Kosten des Arbeitszimmers (anteilige Schuldzinsen bei Immobilieneigentum etc.) entgegenstellen.
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen häuslichen Telearbeitsplatz zur Verfügung, können die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer ohne Einschränkungen steuerlich als Werbungskosten/Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Sonderfall: Arbeitszimmer gehört nicht zum Wohnraum der eigenen Wohnung!
Die beschriebenen Einschränkungen für die steuerliche Abzugsfähigkeit des Arbeitszimmers sind nicht anzuwenden soweit es sich um ein „außerhäusliches“ Arbeitszimmer“ handelt. Dies ist der Fall, wenn das Arbeitszimmer nicht Bestandteil der häuslichen Wohnung ist, sondern sich als eigenständiger Raum auf einer anderen Etage eines Mehrfamilienhauses befindet oder in der Nachbarschaft fremd angemietet wird. Denkbar ist auch die Einliegerwohnung im Keller und im Dachgeschoss. Ein von der Wohnung abgetrennter Raum muss dann auch außerhalb der Wohnung seinen Zugang haben. In der Regel über das Treppenhaus. Bei einem Einfamilienhaus gehören i.d.R. alle Räume zur Wohnung. Auch die zusätzliche Anmietung eines Kellerraum oder Dachgeschossraums in einem Mehrfamilienwohnhaus führt zu einem außerhäuslichen Arbeitszimmer (vergl. BMF-Schreiben RZ 4 vom 2.3.2011 IV C6-S2145/7/10002). Ebenso fällt ein Raum (Garage, Dachgeschoss, Kellerraum) der nicht einem Büro/Arbeitszimmer entspricht, sondern nur zur Lagerung von betrieblichen / beruflichen Dingen dient (Betriebsräume, Lagerräume, Ausstellungsräume) nicht unter die Abzugsbeschränkungen des Arbeitszimmers (vergl. BMF-Schreiben RZ 5 vom 2.3.2011 IV C6-S2145/7/10002)
Sonderfall: betrieblich genutzte Räume:
Bei Nutzung von Räumen für betriebliche Zwecke mit dauerhaften Publikumsverkehr handelt es sich nicht um ein häusliches Arbeitszimmer. Dies ist im Einzelfall zu prüfen und zu belegen (vergl. BMF-Schreiben RZ 5 vom 2.3.2011 IV C6-S2145/7/10002)
Risiko: Steuerstraftatbestand
Offenbare Sachverhalte (Raumgröße, Nutzungsart, beruflicher Mittelpunkt u.a.) die dem Finanzamt zur Erlangung einer Steuervergünstigung falsch / unwahr dargestellt wurden, können – nach Aufdeckung – zur Einleitung eines Steuerstrafverfahrens führen.
Ob es für den Steuerpflichtigen von Vorteil ist, die Aufwendungen für sein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend zu machen, ist entsprechend vorgenannter Problematik im Einzelfall sorgfältig zu prüfen. Konkretes besprechen Sie mit dem Berater Ihres Vertrauens.
Standpunkt der Finanzverwaltung:
Das Bundesfinanzministerium hat mir Schreiben vom 2.3.2011 seine Rechtsauffassung zu den bis dahin bekannten Problemfelder ausführlich dargelegt. BMF 2.3.2011 IV C 6 – S 2145/07/10002.
Alternative zum Arbeitszimmer: Die Homeoffice-Pauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG)
Für das Arbeiten im Homeoffice können Steuerpflichtige 6 € pro Tag geltend machen. Bis 2022 war diese Pauschale auf max. 600 € jährlich begrenzt. Ab 2023 können jährlich bis zu 1.260 € abgezogen werden. Die Homeoffice-Pauschale kann auch geltend gemacht werden, wenn kein Arbeitszimmer zur Verfügung steht.
Rechtsgrundlagen:
Einkommensteuergesetz: § 9 Abs. 5 , § 10 Abs.1 Nr.7 Satz 4 in Verbindung mit § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG
Interessante Entscheidungen zum Thema „Arbeitszimmer“:
2016: Bundesfinanzhofes vom 15.12.2016 BFH VI R53/12 und VI R 86/13.
2015:27.7.2015 BFH-Beschluss zum Aufteilungsverbot /Arbeitsecke Az. GrS 1/14
2014:10.1.2014 Kein § 35a beim Arbeitszimmer: BMF-Schreiben – IV C 4- S 2296-b/07/0003:004 BStBl 2014 I S. 75
2017: 06.10.2017 BMF-Schreiben zu den Aufwendungen des Arbeitszimmers IV C 6 – S 2145/07/10002
Stand: 25.08.2023