Was sind Verpflegungsmehraufwendungen?
Die Begriffe „Mehrverpflegungsaufwendungen, Verpflegungspauschalen, Verpflegungsmehraufwand, Auslöse u.s.w.“ trifft man in allen Einkunftsbereichen des Steuerrechts an. Um was geht es hier eigentlich? Zunächst kann kein Bürger seine Verpflegungsaufwendungen bei der Steuererklärung als Aufwand geltend machen. Diese Aufwendungen gehören zu den alltäglichen Kosten der privaten Lebensführung und stehen in keinem Zusammenhang mit der Erzielung von steuerpflichtigen Einkünften.
Im direkten Zusammenhang mit der Erzielung von Einkünften kann jedoch ein höherer finanzieller Verpflegungsaufwand stehen. Ein Arbeitnehmer der regelmäßig an einem festen Arbeitsplatz in einem Betrieb arbeitet, kann entweder sein Essen von zu Hause mitnehmen oder die ihm aus Erfahrung bekannten preisgünstigen Verköstigungsmöglichkeiten im Betrieb oder um den Betrieb herum nutzen. Es steht hier kein arbeitsbedingter oder besser einkünftebedingter Verpflegungsmehraufwand.
Ein Außendienstmitarbeiter eines Unternehmens, der beispielsweise Kundenbesuche etc. im weiten Umkreis von dem Sitz seines Arbeitgebers zu absolvieren hat, muss sich mit den erheblichen Verpflegungskosten auf Autobahnrasthöfen, in Ballungszentren etc. auseinander-setzen und hat keine Möglichkeit preisgünstige Alternativen zu nutzen. Da er beruflich, zur Erzielung von steuerpflichtigen Einnahmen, unterwegs ist, ist dieser Mehraufwand auch beruflich bedingt. Letztlich verbleibt diesem Arbeitnehmer nach Abzug seiner beruflich bedingten Aufwendungen ein geringeres Nettoeinkommen, als einem Arbeitnehmer der immer an seinem festen Arbeitsplatz sitzt. Dieser beruflich bedingte Verpflegungsmehraufwand kann bei der Erzielung aller denkbaren steuerpflichtigen Einnahmen entstehen. Beim Unternehmer, beim Arbeitnehmer, aber auch beim Vermieter der zur Eigentümerversammlung der weitentfernten Eigentumswohnung oder der Kapitalanleger der zur Aktionärsversammlung reist.
Verpflegungsmehraufwendungen entstehen regelmäßig bei:
- Außendienstmitarbeitern
- Monteuren / Arbeitern auf Montage oder wechselnden Baustellen / Einsatzwechseltätigkeit
- Dienstreisen / Seminarbesuchen etc.
- Berufskraftfahrern / Fernfahrern
- Seeleuten / Soldaten
- u.a.
Bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten an ein und derselben auswärtigen Arbeitsstelle werden keine Mehrverpflegungsaufwendungen steuerlich berücksichtigt. Nach Ablauf dieser Zeit geht der Gesetzgeber davon aus, dass der Reisende sich mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut gemacht hat und kein Verpflegungsmehraufwand mehr entsteht. Diese Regelung zielt auf einen Arbeitnehmer der von seinem bisherigen festen Arbeitsplatz für die Dauer von mehr als drei Monaten an einen anderen „festen Arbeitsplatz“ gewechselt hat. Ebenso gilt dies für Baustellen deren Zeitdauer drei Monate überschreitet. Wird der Aufenthalt dort durch den Wechsel an einen anderen Arbeitsort vier Wochen unterbrochen, beginnt eine neue Dreimonatsfrist. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen löst eine neue Dreimonatsfrist aus. Die Gründe für die Unterbrechung spielen seit 2014 keine Rolle mehr.
Leider lässt die Steuergesetzgebung den Ansatz des im Einzelnen ermittelten tatsächlichen Mehraufwands nicht zu. Im Gegenteil, es können nur die festgelegten niedrigen Pauschbeträge als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern diese Pauschbeträge steuerfrei erstatten.
Inlandspauschbeträge:
Bei beruflich bedingter Abwesenheit von Wohnung und Arbeitsplatz von
| 8 Stunden bis 24 Stunden | = 14 € Pauschbetrag |
| 24 Stunden (mehrtägige Reise) | = 28 € Pauschbetrag |
| jeweils für den An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise unabhängig von der Abwesenheitsdauer |
= 14 € Pauschbetrag |
Für berufliche Auslandstätigkeiten gelten besondere länderspezifische Pauschbeträge. Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.
Hinweis
– Wird der Steuerpflichtige typischerweise nur auswärts tätig (Berufskraftfahrer, Monteure, Bauarbeiter etc.), wird die gleiche Regelung unter Ansatz der Abwesenheit von der Wohnung angewendet.
– Erfolgt an einem Tag mehrfach eine Auswärtstätigkeit, sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen.
– Bei einer Auslandstätigkeit bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort/Land, den/das der Steuerpflichtige am Tag zuletzt erreicht hat.
– Die Pauschbeträge sind auch dann anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat. Behält der Arbeitgeber in diesen Fällen für die Mahlzeiten Beträge ein, die über den Kürzungsbeträgen von 20 % für ein Frühstück und von jeweils 40 % für ein Mittag- bzw. Abendessen des max. Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit liegen, ist der Differenzbetrag nicht als Werbungskosten abziehbar. Die unentgeltlichen Verköstigungen während eines Flugs – im Rahmen der vom Arbeitgeber bezahlten Flugreisen – bleiben unberücksichtigt.
Aufzeichnungspflichten:
Der Steuerpflichtige sollte in Schriftform folgende Aufzeichnungen führen oder anhand von betrieblichen Abrechnungsnachweisen belegen können:
Beispiel 1:
Reisebeginn: 02.01.2024 10.00 Uhr
Reiserückkehr: 02.01.2024 21.00 Uhr
Anlass: Seminar in Leipzig
Pauschbetrag: = 14 €
Beispiel 2
Reisebeginn: 02.01.2024 15.00 Uhr
Reiserückkehr: 04.01.2024 17.00 Uhr
Anlass: Messebesuch, SPIELO in Nürnberg
Pauschbeträge: 02.01.2024/Anreisetag = 14 €
03.01.2024/24 Std. = 28 €
04.01.2024/Abreisetag. = 14 €
Summe: = 56 €
Soweit hier noch Fahrtkosten für Fahrten im eigenen Pkw geltend gemacht werden oder ein Fahrtenbuch für den Dienst-Pkw zu führen ist, ist die zurückgelegte Fahrtstrecke in Kilometern anzugeben.
Sonderregelungen:
- Baustellenarbeiter / Monteure etc.
Die Verpflegungsmehraufwendungen werden auch für Steuerpflichtige gewährt, die über keine erste Tätigkeitsstätte verfügen. Maßgeblich ist die zeitliche Abwesenheit von der Wohnung des Steuerpflichtigen. Bei ein und derselben Baustelle, ist die Dauer jedoch drei Monate begrenzt.
- Berufskraftfahrer / Fahrtätigkeit
Berufskraftfahrer können anstelle der tatsächlichen Aufwendungen einen Pauschbetrag von 8 € pro Kalendertag in Anspruch nehmen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Voraussetzung ist eine mehrtägige berufliche Tätigkeit in Verbindung mit einer Übernachtung im Kraftfahrzeug des Arbeitgebers.
- Fliegendes Personal
Für die Verpflegungsaufwendungen maßgeblich ist die zeitliche Abwesenheit von der Wohnung des Steuerpflichtigen. Für den Ansatz der Auslandspauschbeträge gilt ein Land von dem Zeitpunkt an als erreicht, wenn das Flugzeug dort landet. Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Beträgt die Flugdauer mehr als 2 Tage sind für den Zeitraum zwischen Abflug und Landung die Auslandspauschbeträge für Österreich (2024: 50 €) anzusetzen.
- Seeleute / Schiffsreisen
Die Verpflegungsmehraufwendungen für Seeleute richten sich danach, ob sie mit ihrem Schiff im Heimathafen liegen, auf hoher See sind oder in einem ausländischen Hafen festgemacht haben.
Im Heimathafen gelten die inländischen Pauschbeträge.
Im ausländischen Hafen die jeweils geltenden Auslandspauschbeträge.
In fremden Hoheitsgewässern die Auslandspauschbeträge des jeweiligen Landes.
Schiffe der deutschen Marine gelten in fremden Hoheitsgewässern völkerrechtlich als Inland.
Für Auslandsreisen mit dem Schiff sind für Tage ohne Einschiffung bzw. Ausschiffung die für Luxemburg geltenden Tagegelder anzusetzen (Abschn. R 39 Abs. 3 Nr. 2 LStR)
Hinweis zu Pauschbeträgen für Auslandsübernachtungen:
Übernachtungskosten bei Inlandsreisen können gegen Einzelnachweis der Übernachtungskosten geltend gemacht werden. Übernachtungskosten bei Auslandsreisen können Arbeitnehmern auch durch die Gewährung von länderspezifischen Pauschbeträgen erstattet werden. Maßgebend für die Höhe des Pauschbetrages ist das Land in dem die Übernachtung stattfindet. Für die Dauer von Flugreisen (Flugzeit) darf keine Übernachtungspauschale gewährt werden.
aktualisiert: Januar 2024
Quellen:
Lohnsteuerrichtlinien R 9.4 – R 9.8
§ 3 Nr. 16 EStG – Steuerfreie Arbeitgeberzahlungen
§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG – Monatliche Freigrenze für Sachbezüge bis 50 €
§ 40 Abs. 2 EStG – Pauschalierung mit festen Steuersätzen