Vorgeschriebene Rechnungsstellung (Beispiele und Erläuterungen)
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und zur Prüfung von Eingangsrechnungen die zum Vorsteuerabzug berechtigen sollen!
Die steuerlichen und insbesondere die umsatzsteuerlichen Vorschriften zur Rechnungsstellung haben – bei Nichtbeachtung – erhebliche negative finanzielle und ggf. auch strafrechtliche Auswirkungen. Einmal kann dem Unternehmer der Vorsteuerabzug wegen der Nichtbeachtung von Formmängeln verwehrt werde und zum anderen ist eine unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer auch an das Finanzamt abzuführen (§ 14c UStG). Darüber hinaus kann sich der Unternehmer oder der Rechnungsempfänger durch eine vom tatsächlichen wirtschaftlichen Hergang abweichende Ausgestaltung der Rechnung oder durch eine verzögerte Rechnungsstellung der Steuerhinterziehung / Steuerverkürzung oder der Mitwirkung hierbei schuldig gemacht haben. Im Falle der Tataufdeckung werden hier strenge Maßstäbe angelegt.
Eine Rechnung ist jedes denkbare Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Die Bezeichnung des Abrechnungsdokumentes spielt hierbei keine Rolle. Es kann sich um eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Gutschrift, eine Barquittung oder sonstigen Beleg handeln. Entscheidend ist, ob der Leistende mit diesem Dokument die erbrachte Leistung abrechnet. Aber Vorsicht ! – Eine Lieferung / sonstige Leistung sollte nur einmal abgerechnet werden, am besten mit einer Rechnung oder einer Gutschrift (z. Bsp. bei Provisionen etc.). Bei der Abwicklung fallen dann unter Umständen weitere Dokumente an, die jedoch die Warenlieferung (Lieferschein) oder den Erhalt der Zahlung (Quittung) dokumentieren sollen. Bei einem Bargeschäft (Beispiel: Baumarktkasse) fallen die Belege häufig zusammen. Die Kassenquittung fungiert damit auch als Rechnung und muss somit auch die vorgeschriebenen Rechnungsangaben enthalten.
Die Rechnung ist auf Papier zu erstellen. Bei einer auf elektronischem Wege übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine elektronische Signatur gesichert sein (§14 Abs. 3 UStG).
Hinweis: Erleichterungen bei elektronischen Rechnungen ab 01.07.2011: Am 23.09.2011 wurde das Steuervereinfachungsgesetz 2011 nach Anrufung des Vermittlungsausschusses angenommen. Rückwirkend zum 01.07.2011 sind damit Vereinfachungen für elektronische Rechnungen in Kraft getreten. Per Saldo wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleich gestellt. Eine Unterscheidung zwischen einer Papierrechnung und einer elektronischen Rechnung soll es praktisch nicht mehr geben. Die Anforderungen an beide Rechnungen sind gleich. Sofern der Rechnungsempfänger zustimmt, kann jeder Unternehmer seine Rechnung elektronisch übermitteln. Ab sofort ist damit die Rechnungsstellung als Textdateianhang wie E-Mail, DE-Mail, PC-Fax/Faxserver, per EDI, Web-Download im pdf, jpg oder sonstigem Bild-/Textdateiformat möglich. Seit der Neuregelung zur elektronischen Rechnung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist eine elektronische Signatur für alle Umsätze, die nach dem 30.06.2011 ausgeführt werden, nicht mehr zwingend erforderlich. Hier treffen zukünftig den Rechnungsempfänger besondere Sorgfalts- und Aufbewahrungspflichten. Im Prinzip handelt es sich jedoch um Prüfvorgänge wie sie bei jeder Papierrechnung ebenso erfolgen sollten. Stimmen die Rechnungsdaten mit dem Inhalt der Bestellung überein? Besteht der ausgewiesene Zahlungsanspruch des Rechnungsabsenders, Stimmen die Rechnungsangaben wie Leistung, Menge, Leistungsort etc. Beachtet werden müssen – wie bisher auch – die Anforderungen nach GoBs (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme.
Welche Voraussetzungen müssen also zukünftig erfüllt sein, damit eine elektronische Rechnung steuerlich anerkannt wird?
Im Wesentlichen müssen neben den auch für die Papierrechnung geltenden gesetzlichen Bestimmungen und vorgeschriebenen Inhalten die Echtheit der Herkunft der Rechnung, sowie die Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Die Echtheit der Herkunft ist nachgewiesen, wenn die Identität des Ausstellers belegt ist. Die Unversehrtheit der Rechnung ist gegeben, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz geforderten Pflichtangaben der Rechnung bei der Datenübermittlung nicht verändert wurden. Die Lesbarkeit der Rechnung ist gegeben, wenn die Rechnung in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben wurde. An die Zustimmungsverpflichtung des Rechnungsempfängers sind keine besonderen Formen geknüpft. Es reicht wenn Übereinstimmung darüber herrscht, dass die Rechnungsstellung auf elektronischem Wege erfolgt. Für Umsatzsteuerzwecke gelten besondere Aufzeichnungspflichten. Die Einzelnen Unterlagen, wie Rechnungen und Rechnungskopien sind 10 Jahre aufzubewahren (§§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Abgabenordnung, 14a UStG). So gilt für Unternehmer, dass auch das elektronische Dokument zehn Jahre aufzubewahren ist. Die Aufbewahrung elektronischer Dokumente darf nur auf nicht mehr veränderbarer Datenträger (nur lesbare CD, DVD) oder Mikrofiche erfolgen. Die Aufbewahrung in ausgedruckter Form reicht nicht. Dies würde auch dem System der Prüfbarkeit (Datenursprung) widersprechen. Per Saldo war die Gesetzesänderung längst fällig und entspricht dem Wandel der Zeit. Glaubt man der Werbung kann man mit E-Billing Zeit und Geld sparen und schont dabei noch die Umwelt. Die neuen Regeln gelten für Umsätze, die nach dem 30.06.2011 ausgeführt wurden.
Siehe hierzu auch den Beitrag: Anforderungen an elektronische Rechnungen.
Vorgeschriebener Rechnungsinhalt einer Rechnung
(§ 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz)
| Inhalt | Beispiel |
| 1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers | Der Rechnungskopf muss den Namen des Unternehmers enthalten der rechtlich korrekt ist und unter dem er klagen und verklagt werden kann.
Unvollständige Daten, Phantasienamen etc. scheiden damit aus. Bei im Handelsregister eingetragenen Unternehmen, ist die Firmenbezeichnung entsprechend dem Handelsregistereintrag zu führen. Bei Natürlichen Personen ist der Vor- und Zuname und bei Personengesellschaften (GbR) sind alle Gesellschafter mit ihren Namen anzuführen. Beispiele: Gerda Schulze Frank Lehmann & Gerd Schuster GbR |
| 2. Vollständige Anschrift des Leistungsempfängers | Leistungsempfänger ist der Adressat der Rechnung. Derjenige für in dessen Auftrag und für dessen Rechnung die Leistung erbracht wurde. Die Anschrift muss vollständig und korrekt sein. Hier gelten die gleichen Regeln wie bei dem unter Ziffer 1 beschriebenen Rechnungskopf.
Nicht korrekt ist zum Beispiel eine Anschrift mit der Bezeichnung „Haarstudio“. Richtig wäre: Gerlinde Müller – Haarstudio |
| 3. Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer | Umsatzsteuernummer
Soweit eine Umsatzsteueridentifikationsnummer erteilt wurde, reicht es, wenn diese auf der Rechnung (Wahlrecht) angeführt wird. Bei innergemeinschaftlichen Umsätzen ist die USt-ID-Nr. zwingend anzuführen. Die Richtigkeit einer USt-ID-Nr. kann über die Internetseite des Bundeszentralamt für Steuern abgeprüft werden. |
| 4. Das Ausstellungsdatum der Rechnung | Dies ist das Datum an dem die Rechnung erstellt wurde. Beispiel: 24.06.2023 |
| 5. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, mit einer oder mehrerer Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. | Die Rechnungen müssen jährlich fortlaufend durchnummeriert werden. Als Vorziffer kann die Jahreszahl genommen werden.
Beispiel: Rechnung-Nr. 23-0001 Dies wäre die erste Rechnung im Jahre 2023 |
| 6. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
|
Beispiele:
4 Stück Reifen Michelin 185/70 Winter oder 20qm Pflaster verlegt Stein 5558 gem. Angebot vom 12.04.2023 |
| 7. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen des § 14 Abs. 5 Satz 1 (Anzahlungsanforderung vor Leistungserbringung), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist. | Beispiele:
….gemäß unserer Lieferung vom 08.04.2023 oder … gemäß den in der Zeit vom 01.02.23 – 15.03.23 erbrachten Montageleistungen oder …Zahlungsanforderung gem. Werkvertrag Ziffer 8.5 auf den 08.04.2023 oder … lt. Lieferschein Nr. XXXX |
| 8. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 UStG) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelt, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
|
Beispiele:
Nettoverkaufspreis 1.000,– EUR 19% Mehrwertsteuer 190,– EUR Bruttorechnungsbetrag 1.190,– EUR Bzgl. der Entgeltminderung verweisen wir auf die aktuellen Zahlungs- und Konditionsvereinbarungen Zahlung mit Skonto bis tt.mm.jj (Skontoabzug 3%) |
| 9. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. | Beispiele für mögliche Hinweise:
|
| 10. Werden Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (Typisch: Bauleistungen) erbracht (§ 14 Abs. 2 Nr. 1), so ist er verpflichtet innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Der Rechnungsempfänger ist soweit er nicht Unternehmer ist und als Unternehmer die Leistungen für seinen privaten Bereich erbracht werden, auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht aller Belege auf der Rechnung hinzuweisen. | Beispiel für den Rechnungshinweis bei der Abrechnung von Bauleistungen an eine Privatperson:
|
| 11.Umkehr der Steuerschuldnerschaft bei Umsätzen nach § 13b UStG (Bsp. Subunternehmerregelung / Bauleistungen)
Betroffen sind Unternehmen oder juristische Personen des öffentlichen Rechts, die selbst Bauleistungen ausführen und eine Rechnung über ▪ ausgeführte umsatzsteuerpflichtige Bauleistungen eines inländischen Unternehmers oder ▪ umsatzsteuerpflichtige Grundstückslieferungen erhalten. In diesen Fällen schuldet nicht der ausführende Unternehmer die Umsatzsteuer für seine Leistungen, sondern der Leistungsempfänger. |
Der abrechnende Unternehmer darf in seiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen und muss darauf hinweisen, dass der Leistungsempfänger nach § 13b Umsatzsteuergesetz Schuldner der Umsatzsteuer ist.
Beispiel: Rechnungshinweis: „Der Leistungsempfänger ist gem. § 13b Umsatzsteuergesetz Schuldner der Umsatzsteuer“ Weitere Infos hierzu siehe unter Infos für Bauunternehmen! |
Anzahlungsrechnungen / Anzahlungsanforderungen
Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung, gelten die Regelungen sinngemäß. Wird eine Endabrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im oben genannten Sinne ausgestellt worden sind.
Im Klartext muss die Abschlagsrechnung mit Umsatzsteuerausweis bei Erstellung der Schlussrechnung wieder in Abzug gebracht werden, um einen überhöhten Umsatzsteuerausweis auszuschließen.
Sondervorschriften zur Rechnungsstellung
Es bestehen eine Reihe von zusätzlichen umsatzsteuerlichen Vorschriften für Sonderfälle wie dem innergemeinschaftlichen Leistungs- und Güteraustausch, dem Gebrauchtwagenhandel, den Reiseleistungen, dem Versandhandel, Bauleistungen u.a.. Die Sondervorschriften hierzu bitten wir Sie mit unserem Berater zu besprechen.
Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV)
Eine Rechnung, der Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden/liefernden Unternehmers
- Das Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe (Bruttoausweis) sowie den anzuwendenden Steuersatz oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Kleinunternehmer
Soweit es sich bei dem Unternehmer um einen Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Umsatzsteuergesetzes handelt, der nicht zur Umsatzsteuer optiert hat und somit auch keine ausweist, finden folgende Regelungen keine Anwendung:
▪ Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichem Erwerb gem. § 4 Nr. 1 b, § 6a UStG
▪ Verzicht auf Steuerbefreiungen gem. § 9 UStG
▪ Gesonderte Ausweis der Steuer gem. § 14 Abs. 4 UStG
▪ Angabe der Ident-Nr. gem. § 14a Abs. 1, 3 und 7 UStG
▪ Vorsteuerabzug gem. § 15 UStG
Letztlich wird der Kleinunternehmer umsatzsteuerlich wie eine Privatperson behandelt. Er weist keine Umsatzsteuer auf seine Umsätze aus und erhält auch die von ihm bezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) nicht zurück bzw. kann keine umsatzsteuerfrei EU Lieferungen und Leistungen erlangen. Zur Klarstellung sollte in der Praxis am Ende der Rechnung ein entsprechender Hinweis angebracht werden:
Beispiel: „Keine Umsatzsteuerberechnung da Unternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG“
Der Ausweis der Umsatzsteuer entfällt in diesem Fall natürlich! Unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer muss ansonsten an das Finanzamt abgeführt werden(§ 14c UStG).
Info zur Kleinunternehmerregelung:
Der Gesetzgeber verzichtet bei Kleinunternehmern auf die Erhebung der Umsatzsteuer, wenn der Gesamtumsatz inkl. Umsatzsteuer im vorangegangenen Jahr 22.000 € nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr 50.000 € voraussichtlich nicht übersteigen wird. Dies hat zur Konsequenz, dass keine Umsatzsteuer abzuführen ist, aber auch kein Anspruch auf Vorsteuerabzug besteht. Für Unternehmer die vorwiegend für Personen leisten (Beispiel: Privatpersonen) die selbst nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, bietet diese Regelung einen Preisvorteil. Sie können ihre Leistungen günstiger als die umsatzsteuerpflichtigen Mitbewerber anbieten.
Der Kleinunternehmer kann auf die Anwendung dieser Regelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren. An diese Entscheidung ist er dann für 5 Jahre gebunden.
Aufzeichnungspflichten
Für Umsatzsteuerzwecke gelten besondere Aufzeichnungspflichten. Die Einzelnen Unterlagen, wie Rechnungen und Rechnungskopien sind 10 Jahre aufzubewahren (§§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Abgabenordnung, 14a UStG).
Umsatzsteuerabführung / Umsatzsteuervoranmeldung
Die Umsatzsteuer ist bis zum 10ten des Folgemonats durch Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung zu erklären und zum gleichen Termin ist die sich hieraus ergebene Steuerschuld auszugleichen. Liegt die jährliche Steuerschuld bei 2.000 € (bis 2023: 1.000 €) oder darunter, reicht die Abgabe der jährlichen Umsatzsteuererklärung. Liegt die jährliche Steuerschuld über 2.000 € (bis 2023: 1.000 €), aber nicht höher als 7.500 €, so ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährlich einzureichen.
Bei Existenzgründern bzw. neuen Unternehmen müssen in den ersten zwei Jahren die Umsatzsteuervoranmeldungen grundsätzlich monatlich abgegeben werden. Die Umsatzsteuer ist monatlich zu bezahlen.
Abweichend davon sind befristet für die Veranlagungsjahre 2021-2026 die Umsatzsteuer-Voranmledungen im Jahr der Gründung und im folgenden Kalenderjahr nicht monatlich, sondern vierteljährlich abzugeben, wenn die zu entrichtende Umsatzsteuer 7.500 € voraussichtlich nicht überschreitet.
Die Anerkennung/Anrechnung der Vorsteuerbeträge liegt im Ermessen der Finanzverwaltung. Die Finanzverwaltung kann vor Auszahlung hoher Vorsteuerbeträge eine Sicherheitsleistung verlangen.
Entstehung der Umsatzsteuer bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern
Die Umsatzsteuerschuld entsteht bei einer Besteuerung nach „vereinbarten Entgelten“, mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums in dem die Leistung erbracht wurde. Erfolgt der Zahlungsvorgang bereits vor der Leistungserbringung, so entsteht die Umsatzsteuerschuld auf die geleistete Zahlung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums in dem Zahlungsvorgang erfolgte. Dies unabhängig davon ob überhaupt eine Rechnung gestellt wurde.
Bei Unternehmer die nicht buchführungspflichtig sind (Kleinunternehmer) oder die einen Antrag beim Finanzamt zur Besteuerung nach „vereinnahmten Entgelten“ gestellt haben. (Umsatz max. 800.000 €, bis 31.12.2023 max. 600.000 €) entsteht die Umsatzsteuerschuld mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums in dem der Zahlungsvorgang erfolgte.
Bei Angehörigen der Freien Berufe erfolgt die Besteuerung grundsätzlich nach vereinnahmten Entgelten. Dies unabhängig von den genannten Umsatzgrenzen.
Für alle anderen Unternehmer gilt die Besteuerung nach „vereinbarten Entgelten“. Dies bedeutet, dass Umsatzsteuerabführung für den Voranmeldungszeitraum anzumelden ist, in dem die Rechnung gestellt wurde. Soweit der Unternehmer die Rechnung nicht oder nicht zeitnah erstellt, ist das Datum der Leistungserbringung maßgebend.
Alle weiteren Details besprechen Sie bitte mit Ihrem Berater unseres Hauses.
aktualisiert: Januar 2024